2024年活动技术指南：终极指南

欢迎阅读2024年活动技术指南！不确定您是否需要活动技术？再想想！看看我们《面对面B2B会议现状》报告中的数据：

68.9%的组织者表示活动软件对他们的活动成功有重大影响 67.4%的组织者表示他们已经更改或计划在接下来的一年内更改他们的活动管理软件供应商

72.5%的组织者表示他们的活动管理软件在他们最近的会议成功中起了主要作用

62.9%的参与者表示他们期望面对面的会议使用现代技术（例如可穿戴活动技术）

像大多数企业一样，您可能看到活动预算分配的增加，因此您需要的活动技术可以更轻松地运行您的所有活动——无论格式、规模或类型如何。在这里，您将学习如何选择适合您下一次活动的正确活动技术，以支持您期望的活动成果，无论您是计划虚拟活动、面对面活动还是混合活动。

什么是活动技术？

活动技术是任何帮助您计划、执行和衡量活动的工具、应用程序或软件。根据您的活动是面对面举办、计划虚拟活动，还是结合两者的优点举办混合活动，您的活动技术栈可能会略有不同。

例如，您可能会考虑将可穿戴技术融入面对面活动中，以支持更快的签到并增强网络体验——就像HubSpot在2022年INBOUND活动期间所做的那样。如果您正在计划一个虚拟活动，您需要确保您的活动技术栈使您能够制作出高质量的广播，同时为参与者提供可以在整个体验中保持他们参与的工具。

而且，如果您正在计划一个混合活动，您可能需要将所有这些能力结合到您的技术栈中，以向面对面和虚拟参与者提供最佳体验。

活动技术示例

以下是您可能会在您的技术栈中找到的一些活动技术示例：

活动管理工具：票务和注册、访问管理、联系人管理和活动报告

活动营销工具：网站构建器、电子邮件营销工具、个性化注册流程、促销代码和UTM链接

活动内容工具：议程构建器和编辑器、会议注册管理和演讲者门户

活动参与工具：移动应用程序、虚拟场地、会议内投票、问答、聊天渠道、虚拟掌声和反应、跨设备可访问性、社交媒体集成等

社交工具：1:1消息、社区搜索和导航以及与所有参与者预订会议的能力

广播工具：录制会议的技术，以便参与者可以按需观看

现场工具：自助签到机、胸卡打印和其他现场技术服务

赞助商管理工具：赞助商管理、潜在客户管理和评分工具

可穿戴技术：例如Bizzabo的SmartBadge™技术，使面对面的参与者可以通过“哔哔”胸卡相互交换联系信息

活动智能工具：注册、网络、参与和跨活动分析

为什么活动技术很重要

在COVID-19大流行之后，活动技术的发展速度比以往任何时候都快。这种快速发展对活动行业来说是非常有益的。事实上，90%的活动专业人士相信技术可以对他们的活动成功产生重大积极影响。

在活动技术进步之前，活动策划是一个非常手动的过程。

活动策划者过去常常逐个联系人起草与会者名单。

活动推广仅限于印刷品、直邮、冷电话和口口相传等媒介。

没有自动化，快速和个性化的会后跟进几乎是不可能的。

数据分析的进步使活动策划者能够跟踪和衡量他们活动的每个组成部分——并利用这些数据不断迭代和优化他们的活动策略。

同样，活动技术服务的繁荣使得将面对面、混合和虚拟活动的想法变为现实变得更加容易。

今天，活动营销人员有一系列技术可供选择并纳入他们的活动技术栈。活动技术栈的每一部分都支持完整的活动生命周期，因为它从一个阶段过渡到下一个阶段。建立网站、增加活动注册和推广电子邮件都归功于活动技术。

活动技术还带来更好的用户体验。通过平台、活动参与和网络工具，参与者可以一键连接。

此外，活动应用程序允许参与者通过提供即时答案的聊天机器人和帮助他们导航大型会议中心的地图等功能来最大化他们的经验。由于直播技术，全球参与者可以实时收听会议，增加您的活动影响力。

最终，活动技术服务让您创造难忘的体验，并在活动结束后很长时间内延长您的活动寿命，即使门已关闭，演讲者也已经离开。

如何选择正确的活动技术 

在选择活动技术时，使用您的目标和整体愿景来指导您，帮助您确定哪种活动技术真正为您和您的参与者服务。

考虑您的活动目标

无论您计划的活动类型和形式如何，活动技术都可以帮助您实现活动目标。要选择合适的技术，您需要知道您的活动目标。

您为什么要组织这个活动？看看您试图实现什么，并找到支持您目标的技术。

考虑您的业务目标

什么活动KPI将决定您的活动是否成功？想想您的活动策略以及您希望参与者从您的活动中带走什么。

您希望参与者在活动后采取什么行动？考虑您的活动技术在您活动的扩展、365天体验中将扮演什么角色。想想您想要提供的内容以及您希望参与者如何参与活动后。

不确定您的目标是什么？这里有一些最常见的：

提高品牌知名度

改善客户/组织关系

教育您的受众

生成合格潜在客户

推动目标账户中更多的活动

保留客户

在目标账户中推动销售机会

有兴趣深入了解活动目标？阅读“如何设定活动规划目标以取得成功”。

选择正确的活动格式和用例 

在计划活动时，您必须考虑对您的目标、受众和预算最有意义的格式和类型。然而，不要本末倒置。您可能想举办一个大型面对面会议，但如果您的预算跟不上，您就完了。

首先查看您的预算并探索可能的选择。您可以选择小型面对面卫星活动以减少旅行成本和场地租赁，或者您可以选择混合体验，只有VIP现场参加。

选择您的格式和活动类型至关重要，因为每个都需要不同类型的活动技术——假设您的活动技术不能做到这一切（但Bizzabo可以！）。考虑到这一点，让我们考虑一下在为下一次活动组装技术栈时需要牢记的不同考虑因素。

面对面活动 

由于疫情原因，面对面活动感觉像是停了两年，现在又大规模回归了。在2022年1月至9月期间，我们在Bizzabo的活动体验操作系统上看到了面对面活动增长了724%。随着疫情慢慢退去，这种趋势似乎肯定会持续下去，因为我们进一步进入未来。

规划和组织一次成功的面对面活动并非易事。最有影响力的活动组织者非常了解这一点，这就是为什么他们确保他们的活动技术栈充满了每个必要的技术以取得成功。

此外，正确的活动技术服务将与您团队的其他日常工具集成，如Slack、Salesforce、HubSpot、Marketo、Pardot和Microsoft Dynamics 365。为了获得最佳结果，请寻找一个为开发人员提供开放API访问权限的活动技术解决方案。这样，您可以将解决方案集成到您喜欢的任何工具中。

虚拟活动

因为您的受众将远程参加，所以至关重要的是寻找能够向他们广播清晰、电视质量视频的活动技术解决方案。如果会议画面粗糙且不稳定，参与者不太可能从活动中获得太多收益。由于您希望您的活动尽可能顺利，因此请寻找一种解决方案，使您能够预先录制视频内容并将其流式传输给任何大小的全球受众。

虚拟活动最具有挑战性的部分之一是提供足够的网络机会。事实上，根据Bizzabo的数据，68.8%的活动营销人员表示，与实体活动相比，网络在虚拟活动中更加困难。 这是活动技术服务可以成为游戏规则改变者的另一个领域。领先的活动技术使活动组织者能够在会议期间启动分组室，允许较小的虚拟参与者群体讨论他们刚刚学到的内容。此外，领先的解决方案使虚拟参与者能够通过单击按钮与其他参与者启动视频通话——无论他们身在何处。

混合活动

自疫情以来，混合活动已经越来越受欢迎，结合了面对面和虚拟活动的组成部分，为参与者提供了两者的最佳体验。根据最近的一项研究，73%的营销人员预计混合活动将在未来更加普遍。如果您已经在举办面对面活动，为什么不邀请虚拟观众也参加呢？

当然，当您举办混合活动时，有很多动态部分需要考虑。您的目标应该是为您的面对面和虚拟参与者提供公平的体验，并确保他们可以无缝地互动。

您将需要活动技术用于预算、注册、场地采购、面对面参与者参与、虚拟参与者参与、网络、分析以及直播和制作等其他能力。同时，不要忘记虚拟场地和活动应用程序！

评估活动技术时的考虑因素

一些活动技术对成功至关重要，而其他工具和功能可能属于“不错的拥有”。在本节中，我们将探讨在审查活动技术时要寻找的一些内容。

选择专注于创新的公司

在大多数情况下，活动组织者会知道技术工具需要检查的基本功能。但专注于基本功能可能导致错过领先供应商持续提供的创新新功能。随着行业完全接受混合活动，创新比以往任何时候都更加关键。

在智能手机普及之前，有翻盖手机。手机购物者并不在寻找一种设备来打电话、发送电子邮件、上网和存储数千个音乐文件。当然，这一切都在iPhone发布后发生了变化，早期采用者是第一批在主流客户之前多年获得尖端解决方案的人。

如果您想保持竞争优势，请找到技术提供商的iPhone。

您如何判断提供商是否致力于创新？以下是一些提示：

通过浏览供应商的社交媒体页面、网站和博客，了解公司和背后的人员。 阅读最近的产品和服务公告。

看看公司领导在LinkedIn、Instagram和Medium上说什么。 问问公司他们计划如何在混合活动时代发展。

考虑过去的表现和当前事件，预测每个供应商是否准备好创新。

不要忽视混合准备情况 

众所周知，活动格局不断变化。随着世界慢慢回归面对面活动，组织正在利用他们在转向虚拟活动时学到的经验教训，并利用它们来创建成功的混合活动。

当您寻找活动技术时，寻找可以随着您的活动进一步进入混合时代而发展的未来证明解决方案。

混合活动的最大挑战之一是为面对面和远程受众设计出色的体验，并确保所有体验都是个性化的。活动技术将合并这两个世界并提供出色的体验。 您必须寻找解决方案，以桥接虚拟和面对面体验，以获得最佳结果。例如，找到一个可以与面对面活动应用程序无缝集成的活动平台，而不是不得不单独构建活动应用程序和平台。这将节省您的时间，并确保无论参与者在哪里收听，都能获得一致的活动体验。

优先考虑易用性 

另一个考虑因素是技术对于组织者和活动参与者来说有多容易使用。一个易于使用的平台意味着所有参与的人应该能够轻松地学习该平台。因此，您将看到更大的投资回报率和整个活动中的效率提高。

通过要求供应商提供产品的实时演示或免费试用，测试活动技术的可用性，以确保用户界面直观。你最不想做的事情就是推出没人知道如何使用的活动技术。

确保无缝的参与者体验 

您创建的活动体验应该准确地反映您的品牌。从活动平台到移动活动技术平台再到现场签到的任何脱节都可能显得不精致，对您的品牌不利。考虑我们《面对面B2B会议现状》报告中的这些数据点：

67.5%的参与者表示，在活动会议期间拥有一个移动应用程序来提问和参与投票至关重要。

56.1%的参与者表示，面对面B2B会议移动应用程序可以成就或破坏他们的活动体验。

在计划混合活动时，确保无缝的参与者体验更加关键。当您选择活动技术服务时，要注意允许多少定制。当您缩小选择范围时，以下是一些您想要问的问题：

活动注册体验是否需要网站访问者离开主网站？

议程和主页是否可以根据您的品牌进行定制？

平台是否带有活动应用程序？

如果是，它可以白标吗？

专注于ABM准备和个性化

选择将为您提供有关整个参与者旅程的洞察力的解决方案。当您组织活动时，您应该能够确定以下内容：

哪些促销代码带来了哪些参与者？

参与者在什么日期注册活动？

参与者网络多么积极？

他们注册了哪些会议？

他们评价最高的会议是哪些？

其他可行的建议？

此外，这些数据应该可以通过门票类型、账户和个人联系访问。

找到一个允许您创建和跟踪活动角色的活动解决方案，将为您提供另一个分析渠道。这样，您就可以个性化参与者体验，并根据基于账户的营销（ABM）方法进行跟进。

选择可品牌化的活动技术 

您选择的活动技术是您品牌的代表。与参与者的每一次互动都是留下印象的机会。

根据G2的说法，70%的营销人员表示一致的品牌是与客户沟通时需要记住的最重要的事情之一。此外，当我们调查活动专业人士时，92%的人同意创建一致品牌体验很重要。

以下是一些确保您选择的任何活动技术都具有高度品牌化的提示： 

询问您是否可以添加您的标志以及标志放置在哪里。

查看您是否可以更改背景颜色并在您的活动平台、应用程序和其他工具上添加图像或活动视频。

找出您是否可以选择字体选择以及提供哪些其他整体定制能力。

可靠性 

停机是活动组织者最可怕的噩梦。如果活动直播或活动网站宕机——哪怕只有几秒钟——人们就会开始离开您的活动，甚至可能根本不会注册。

如果发生这种情况，您的活动可能会导致以下任何情况：

收入损失

错失机会

负面新闻

沮丧的参与者

选择可靠的活动技术对您的活动成功至关重要。询问技术提供商如果他们的系统离线了他们有什么计划，以及平均停机时间会是多少。确保与推荐客户交谈并阅读有关平台可靠性的在线评论。

选择具有顶级客户支持的技术

理想情况下，正确的活动技术供应商将提供一流的支持。如果出现问题，他们将愿意立即协助。

除了可靠性，您还应该询问技术提供商他们提供什么客户支持和客户成功工具。例如，如果活动注册不再正确工作，您将希望联系客户支持以解决问题。解决此类问题的速度是最重要的。

在研究活动技术供应商时，询问每个供应商他们提供什么类型的支持。一些要问的问题：

客户支持是否提供24/7？

是否可以通过聊天或电子邮件获得，还是如果我需要帮助，我可以直接打电话？

支持票证的平均响应时间是多久？

如果系统出现故障，是否有人可以现场协助？

同时，您还想知道您是否可以访问一个专门的客户成功经理，他可以向您展示如何有效地使用活动技术，为您提供有用和战略性的指导。这个人将是你的支持者，并帮助您实现您的目标和期望的活动成果。

虽然大多数活动技术供应商都提供某种形式的客户支持，但并非所有供应商都这样做。同时，许多供应商仍然需要客户成功团队。这两个支持方面可以在帮助您实现活动目标方面产生巨大差异。

确保一切都在一个地方

活动经理有很多工作要做。他们创建活动网站，构建电子邮件营销活动，促进活动注册，开发应用程序，管理演讲者和赞助商，处理签到，管理实时调查，促进网络机会，并保持参与者参与，等等。

除非您热衷于在几个不同的平台上跳来跳去来组织您的活动，否则寻找一个通过一个窗口为您提供所有工具的供应商，以便举办难忘的活动。 通过将您的技术栈整合在一个地方，您可以简化工作流程，节省时间和金钱，收集更强大的数据，并且以其他方式增加您实现活动目标的机会。

如何找到最好的活动技术

活动技术评论网站

活动技术评论网站根据针对软件本身目的量身定制的各种因素，策划同行驱动的证词和评级。它们通常提供对优点、缺点以及有时在产品主网站上找不到的独特见解的分析。

当您准备开始研究您的选项时，以下是一些要查看的网站：

G2 Crowd：G2 Crowd为各种SaaS产品颁发享有盛誉的创新者奖项。他们的评分标准通常分为四个主要类别：领导者、竞争者、小众、高性能。在他们的奖项图表上找到的任何产品都值得再看一遍。

Capterra：Capterra是用户评论网站的一个很好的例子。他们将类别细分为最受欢迎、最实惠和最用户友好的。 软件建议：这个专业数据库允许活动组织者检索详细的搜索结果，以及深入的买家指南，以进一步协助选择最适合您目标的活动技术。

如何研究活动技术

无论您选择哪个评论网站，当您研究活动技术时，有五个关键事项要记住： 1.给销售代表一个挑战。不要害怕向他们询问有关特定产品功能或行业的具体问题。愿意以积极的态度分享有关竞争对手信息的销售代表是在为您的最佳利益着想。

2. 获得多方意见。除了阅读评论网站，与您的网络交叉核对，并要求销售代表将您与他们当前的客户联系起来作为参考。这将给您更好的用户经验洞察。不要留下任何未翻过的石头。

3. 阅读活动技术指南。新的报告和基准比较同样重要（如果不是更重要的话），因为它们为那些您可能没有假设存在的事实增加了一些数字。

4. 为每种活动技术创建评估。基于您的具体目标和策略使其有价值。活动技术评估有助于您提高意识，管理注册，并衡量成功。

5. 选择与您的商业计划一致的活动技术。保持大局观。参考公司的总体目标，看看您选择的软件是否与您所有人都试图实现的目标一致。 一旦您将选项缩小到几个供应商，您的旅程才刚刚开始。现在，是时候审问潜在合作伙伴，看看谁最能满足您的需求。

2024年活动技术趋势 

活动技术领域不断发展，创新的活动管理解决方案不断重塑我们计划、管理和体验活动的方式。随着我们进入2024年，几个趋势有望重新定义活动行业，增强组织者和参与者的体验。让我们深入了解一些在2024年将产生重大影响的关键活动技术趋势。

1. 人工智能（AI）的普及

AI已经渗透到创新活动管理的各个方面，提供智能解决方案，简化运营并增强参与者参与度。在2024年，预计人工智能将在以下方面发挥关键作用：

个性化：使用数据根据个人喜好量身定制活动体验，确保每位参与者都能找到价值和参与度。

聊天机器人：提供即时、自动化的回答参与者查询，提供信息，并协助导航活动。

数据分析：分析参与者行为和反馈，生成可以利用的洞察力，以改进未来的活动。

2. 更智能的网络和潜在客户捕捉

Bizzabo的Klik SmartBadge™通过将传统徽章转变为智能、互动工具，彻底改变了活动网络。在2024年，预计Klik SmartBadge将实现以下目标：

促进无缝网络：简单的“Klik”使参与者能够毫不费力地交换联系信息。

跟踪参与者行为：收集有关参与者互动、会议出席和展位访问的数据，这些数据可以分析以增强活动规划和执行。

提高参与者参与度：允许组织者发送针对性的通知和更新，确保参与者了解情况并参与其中。

更好的潜在客户捕捉：使参展商能够简化和强化潜在客户检索、潜在客户评分等。

3. 通过移动应用程序增强参与者体验

移动活动技术应用程序已成为不可或缺的工具，提供了一个集中的信息、网络和参与平台。2024年的趋势可能将专注于以下方面：

个性化议程：使参与者能够策划他们的时间表，预订会议，并接收提醒。

实时投票和问答：促进演讲者和参与者之间的实时互动，促进参与和参与。

虚拟网络：通过应用内消息、讨论论坛和虚拟会面连接参与者。

4. 提供沉浸式AR/VR体验

VR和AR技术有望通过提供沉浸式和互动环境重新定义活动体验。以下是这些技术预计要做的事情：

增强虚拟出席：允许远程参与者通过VR以更沉浸和互动的方式体验活动。

互动展览：利用AR创建互动展位体验，提供额外信息和虚拟演示。

虚拟现场检查：使活动规划者能够虚拟探索场地，确保他们为活动选择最佳地点。

5. 桥接实体和虚拟领域

混合活动，结合了面对面和虚拟元素，预计将在2024年继续上升，提供以下优势：

更广泛的覆盖范围：使组织者能够迎合面对面和远程参与者，扩大他们的受众范围。

灵活的参与：允许参与者选择他们的参与方式，确保包容性和更高的出席率。

数据驱动的洞察力：收集和分析来自实体和虚拟参与者的数据，以优化活动策略。

6. 通过技术实现可持续性

随着对可持续性越来越重视，2024年的活动技术解决方案也将专注于以下方面：

数字文档：通过使用数字手册、议程和门票减少纸张使用。

虚拟出席选项：通过提供强大的虚拟参与替代方案，减少旅行和相关的碳排放。

可持续场地选择：利用平台使组织者能够选择具有强大可持续性实践的场地。

7. 增强的安全措施

在网络威胁日益增加的情况下，增强的安全措施将至关重要，包括：

数据保护：实施严格的数据保护协议，以保护参与者信息。

安全的支付网关：确保通过活动平台进行的金融交易安全可靠。

访问控制：利用技术管理对各个活动区域的访问，确保安全并符合容量规定。

通过利用这些技术并了解这些活动技术趋势，活动专业人士可以策划出引人入胜、互动、安全和环境负责的体验。

总结：活动技术要点

除了为活动规划者提供数据支持的洞察力、简化的工作流程和增加的参与者参与度，活动技术已成为现代生产力的主要内容。

总之，以下是一些要记住的主要想法：

明智选择。有多种类型的活动软件，每种都有其优点和缺点。根据您的目标和您使用的相关技术的兼容性创建技术栈。

寻找混合准备情况。我们正在进一步进入混合活动时代。确保您的活动技术是未来证明的，并有计划发展以满足未来的需求。

专注于体验。确保您选择的活动技术为您、您的团队、您的赞助商、演讲者和参与者提供出色的用户体验。

创新是关键。寻找创新的公司。通过与正确的供应商合作，您可以比竞争对手提前数年获得尖端解决方案。

筛选噪音。评论网站是筛选您指尖众多选项的一个很好的起点。确保在正式购买前花时间评估并从每个角度考虑软件。

活动技术的力量为活动组织者提供了通过实用工具继续改进他们的工艺的自由，这些工具消除了等式中的猜测工作。

以下是使用本指南和活动行业的许多变革性技术，在2023年及以后解锁您活动的全部潜力！

准备好开始构建您的下一个高级活动技术栈了吗？查看我们的免费电子书《整合您的活动技术栈：全方位活动管理软件的好处》，以了解更多关于前沿活动技术的好处。

编辑注：本文最初发表于2018年11月，并已更新以保持相关性。