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搞定学术会,就要这样做!

2019/3/22 来源:原创 关键词:学术会议 电子签到 注册报名 日程管理 现场管理 论文征集 智慧通知

在刚刚结束的31会议2019年用户和伙伴年会中,31会议的小哥哥详细的讲述了学术会议数字化解决方案,受到了大家的一致好评。


不知道是被我们的小哥哥折服,还是被我们在学术会议上的专业服务和丰富经验所吸引,近日,31会议400小姐姐接到的学术会议需求特别多,当然作为数字会务的头牌,我们有信心相信各位客户大大是看实力的。

 
因此,本文,我们针对学术会议特性,详解学术会议解决方案。搞定学术会,就要这样做!


学术会议的4大特征

1.注册信息多、流程长
学术会议会前注册报名通常会持续6-12月,工作周期漫长,流程繁琐、易出错,所涉及参会者注册报名、付款缴费等流程较为繁琐,统计工作压力巨大。

2.日程多、管理复杂
学术会议通常会持续3-5天, 1000到1500名演讲嘉宾,1000到2000条日程内容,但演讲嘉宾变更频繁,日程排布及更改需要耗费大量时间和精力。

3.论文征稿、评审,过程复杂
学术会议中最突出的特征是需要进行征文和审稿。数量众多主题不一的论文如何征集,又如何将征集来的论文自动分配到指定类别的评审专家?

4. 分论坛多,嘉宾类型多
大学术会议一般包含一个主峰会和多个分论坛,而且不同参会嘉宾的类型多样,VIP嘉宾、VVIP嘉宾、贵宾、评审嘉宾、工作人员等不同群体有不同的权限该如何有效处理?


学术会议数字化的解决方案

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针对以上问题,31会议提供包含会前数字化的展示、邀约、注册、征文管理、日程管理、酒店预订以及现场的接待管理、签到管理、学术交流、PPT管理、电子壁报、图片直播及视频直、点播管理,还包含会后的多样化多维度的数据的统计和分析以及数据的再营销等学术会议全流程数字化的解决方案,其中智慧日程管理、征文系统和现场管理是核心,本文为大家一一解释。


1.智慧日程管理
38页2米长的日程,在31这都不是事。31会议一键式多功能日程管理系统,能够实现集嘉宾和嘉宾库管理、嘉宾邀约、嘉宾行程管理、征文快速生成日程以及日程管理于一体。日程管理系统可按时间、论坛等不同形式展示会议日程,可实现日程冲突自查功能,当日程安排出现冲突(会场冲突、讲题冲突、嘉宾时间冲突)时系统会自动提示并弹出红色叉子表示冲突。


日程管理系统可以内置于网站和微站系统中。参会嘉宾也可根据自己感兴趣的议题和演讲嘉宾名字进行搜索,以实现参会嘉宾在有限时间内接收到最感兴趣的议题内容。

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中国血管论坛CEC2018·微站日程展示

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第二十一届全国介入心脏病学论坛·微站日程呈现效果

2.征文系统管理
31会议学术会议管理系统中的征文管理和个性化的在线审稿工具,可实时了解参会者提交论文情况;可根据论文学科分类自动分配给对应学科的评审专家/评委进行评审;也可实时查看评审专家的评审结果并直接将结果反馈到参会者。

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征文网站

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评审专家管理(示意图)

3.智慧现场管理
31会议针对学术会议多论坛、多参会嘉宾群体、多权限等特点,为其提供包含展示、注册、签到、证件管理及智慧通知等在内的现场管理解决方案。网站和微站为大会的宣传推广提供助力;注册系统实现嘉宾信息收集、权限设置和数据统计;数十种的签到方式可以安全高效保证学术会议现场管理进程。

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现场扫码注册

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自助二维码签到

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二维码签到

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自助打印参会证


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第11届亚太药物流行病学国际会议(ACPE2018)

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多人签约上墙


湖北·武汉台湾周海峡两岸医学交流会

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征文系统+微站+电子签到


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注册报名+电子签到+现场制证


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微站系统


CEC中国血管论坛

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微站+注册报名


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