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为什么大活动中的“会中会”很重要?

2017/9/4 来源:原创 作者:王春雷 关键词:专业化 定制化 会中会

昨天楚有才在会议圈订阅号推送了一篇文章——举办“非常规会议”(unconferences)的十个原则》,引起了业内很多人的共鸣。的确,在场景、体验和部落化盛行的今天,老套的会议形式已经和人们的需要格格不入。可以预见,在不久的将来,不好玩的会议不会受欢迎。


那么,什么才是“好玩”的会议?这个问题比较大,但注重高质量的内容、注重信息传达的效果、注重与会者的体验是几个基本原则。


今天这篇文章只从“会中会”( meetings within meetings)的角度来做点探讨。


先来看Skift旅游版编辑Deanna Ting写的一段话:

The purposeful creation of meetings within meetings is important for the continued vitality of large meetings because it offers attendees focused discussions and connections in intimate settings.

— Deanna Ting


这句话的大意是“会中会能让大型活动特别是会议保持持久的活力,因为它为观众提供了更加聚焦的讨论,以及在更亲近的环境中创造彼此连接的机会”。

下面,我们从不同角度,对“会中会”做点进一步的阐释:


1. 会议和活动的节日化(festivalization of meetings and events)导致了一种新趋势——目标更加明确的小组会议(purposeful sub-group meetings)广受欢迎。


Velvet Chainsaw Consulting公司的运营总监Dave Lutz认为,“这是一场关于寻找关联和真正部落化的竞赛”。会议中“物以类聚”效果的形成,有赖于更好的设计,而不是缘分天注定(have  ‘birds of a feather’ come together by design more than by serendipity)。近来,他看到了更多圆桌式的分组讨论或有目的社交活动。


2. 越来越多的会议开始聚焦于建立新型的、高质量的连接(建立部落)以及参与式的学习。采取小组的形式(in small groups),上述两个目标都更加容易实现。


以国际场馆经理协会(International Association of Venue Managers)的活动为例,过去,演艺中心、体育馆等不同的领域/行业(sector)会在不同的地方举办年会,这样,与会者只能参加本领域/行业会议或协会年会,而很少两者都参加,但今年该协会首次把各种行业/领域的活动放在一起(VenueConnect Conference)。为了迎接即将到来的VenueConnect 会议,不同行业的代表(sector representatives)已经在规划自己的讨论会和社交活动。这便是会中会的魅力。

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3.根据西雅图No More Boring Meetings公司创始人Andrea Driessen的观点,是专业化(specialization),对话(方式)(conversation)以及定制化(customization)导致了在大活动中安排各种小组会议的趋势。


随着越来越多行业的高度细分化,人们需要与志同道合的同行会面并进行深度交流,从而有助于解决一个特定的问题。这样更能凸显会议和面对面活动的价值。


最后用Conferences ThatWork创始人Adrian Segar的一段话作为本文的结尾: 

通过设立和支持与特定的现实问题、工作职位(job)、个人兴趣(personal interests)或娱乐等相关的小组会议,大规模的会议/节庆/活动能提高利益相关者和与会者的满意度。


资料来源:Hensel, J. Why Meetings Within Meetings Matter for Large Events. Skift, May 10, 2017.


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专栏作者

王春雷

上海对外经贸大学会展与传播学院院长,长三角会展研究院联席执行院长,博士、教授、硕士生导师,主要研究目的地营销、会展经济、活动管理与社会发展。美国乔治⋅华盛顿大学和荷兰INholland大学访问学者,Journal of Convention & Event Tourism(JCET)编委,“活动研究”公众号创办人。

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