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创意展会与配置资源

2021/4/18 来源:原创 作者:张凡 关键词:创意展会 资源配置 体育展会 马拉松 会展业

马拉松为何都是政府主办

 

记得某大学会展专业学生参加展会项目营销竞赛,创意体育展会的配套活动为马拉松比赛。


我作为评委提问,在城市比赛马拉松会占用道路,这项活动除要获得城市政府体育主管部门同意外,还需要经那个政府部门批准(我想提醒,此类活动需要公安交通部门批准)。参赛学生一脸茫然,不知如何作答。在他意识里,策划马拉松比赛招呼一拨人开跑便是,无须哪里批准。

 

要知道,马拉松是大型群众性体育赛事,从前须报国家体育局批准。现在虽然放开(故而各地办赛踊跃),但都是地方政府牵头主办,尚未有民间社团或企业单独组织的。原因是这项赛事从报名、规划线路、道路占用到安全保障(包括运动员急救保障),不但要有专业管理,而且要动用各方面资源。如无商业赞助,政府财政还须投入大额资金作为举办经费。

 

创办会展的过程就是配置资源的过程

 

会展业属于服务业。主办方经营展览会或会议所做的业务就是中介服务。这一服务的内涵,就是利用并整合与展览会或会议项目相关的资源,通过专业化的服务提供给需要展览会或会议的客户。主办方利用并整合资源的过程,就是资源配置的过程。

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从会展主办方的角度,上项目所需的资源基本可分为内外两大方面:

 

在主办方内部,主要是上项目所需的资金、人力、办公设施等资源。

在主办方外部,主要是上项目所需的客户、展馆或会议场所、媒体、配套服务机构、关键合作方等资源。有些项目还需要利用或借助政府拥有的行政资源。

外部资源是否具备并是否可被利用,是会展项目能否立项或实施的前提。舍此项目就上不了做不成。内部资源的配置服务于外部资源的需要。换言之,不能利用或整合外部资源,配置内部资源就失去了方向,没有了意义。

 

对于主办方而言,内部资源的配置基本是自主的,因此是可控的。但外部资源基本是非自有的,故而是不可控的。由此可见,配置外部资源难于配置内部资源。

缺乏资源或资源不足的会展项目,是无法在市场上存续的。缺乏利用并整合资源能力的主办方,是无法推动会展项目正常经营的。缺乏优化资源配置能力的主办方,是难以提高会展项目市场竞争力的。

 

把握上项目所需资源的状况,提供整合、优化资源的配置方案与措施,是会展策划的基础工作。

 

项目策划属于主办方的战略管理

 

会展专业的大学生普遍喜欢做项目策划创意,许多人甚至以为会展业缺乏策划人才(包括高校老师)。

 

据我观察,高校学生策划比赛上所展现的项目创意,从实操角度多经不起推敲。

但通常听到的意见是,这种比赛主要是启发学生兴趣,不能要求太高。对此,我很不赞同。会展专业是应用型专业,将脱离实际的知识用于参赛活动,是误导学生。学生毕业后加入会展业,便可知晓误导,接下来就是吐槽教学了。

 

实际上,策划项目属于会展主办方的战略管理范畴,非管理层人员难以参与。

对于学生而言,既需要通过课堂和教材了解项目策划的知识,但更需要通过实习,切身体会主办方上项目的实操方法。

 

做策划要有综合知识如了解马拉松如何办,其难点是什么,怎样化解。

做策划要有连接社会关系的能力 |  能够找到所需的外部资源,并会加以整合利用。

做策划要有操作经验 | 能够可以创造条件、克服困难,让项目落地,不可能只提供策划方案而不付诸实操。

请看真实案例:

 

案例 | 上海国际酒店及餐饮业展览会的咖啡师大赛

 

上海博华国际展览公司创办于1992年的上海国际酒店及餐饮业博览会(简称上海酒店展),经多年经营,已成为拥有餐饮设备、烘焙设备及物料、桌布用品、烹饪食材、食品饮品、咖啡与茶、冰淇淋、葡萄酒与烈酒、连锁加盟及餐饮投资等12个类别产品的综合性超大型展会。

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为丰富现场体验,博华公司经世界咖啡与活动组织(World Coffee Events,简称为WCE)授权,于2003年将世界咖啡师大赛引进中国,在展会期间举办中国区(大陆地区)选拔赛。其比赛场地由上海酒店展提供,但竞赛规则遵循WCE统一的国际规范,亲临现场的评委会专家均为通过WCE考试的裁判。自愿报名参赛的选手来自国内咖啡店、咖啡连锁品牌生产商/代理商及相关培训机构。该项赛事举办的头五六年,虽然每次参赛者只有数十人,但精彩的现场竞技每每成为展会亮点。

 

赛事持续并成功的举办,令中国咖啡界对上海酒店展的热情不断升温。WCE的世界咖啡拉花艺术大赛、世界咖啡杯测大赛、世界咖啡冲煮大赛以及世界咖啡豆烘培大赛的中国区选拔赛相继于201420152016年落户上海,上海酒店展一举成为国际咖啡业奥林匹克系列赛事的中国主场。2020年虽有新冠肺炎疫情作祟,WCE的中国区选拔赛仍在25个城市举办了35场分区赛,超过1000名选手在各地赴赛竞技。

 

2003年以来,在上海酒店展赛场上累计诞生了44位中国赛区的冠军咖啡师,他们分别参加了每年的世界咖啡大赛。2015年、2016年世界拉花与艺术大赛的亚军、2019年世界咖啡冲煮大赛的冠军头衔由中国选手获得。

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专栏作者

张凡

武汉晖之石科技信息有限公司董事长,湖北省会展业商会常务副会长,中国会展集训营联席创始人运营负责人,中国会展业青蓝计划联席秘书长,中英合资好博塔苏斯展览公司顾问。

“中国会展集训营”(jixunying)、“张凡的会展洞察”(huizhandongcha)、“汉展天地” 公众号媒体主。

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