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怎样写作展会项目总结报告

2017/9/4 来源:原创 作者:张凡 关键词:编排方式 会展 总结 报告 用途

在会展业内,常将展会项目总结报告称之为展后报告,将会议项目总结报告称之为会后报告。


写作展会项目的总结报告,可采用以下方法:


第一,明确报告的用途。

项目总结报告主要用于主办方的营销推广,其受众是参与项目的客商或用户。其中,展会的受众主要是参展商和观众,会议的受众主要是与会代表。


项目总结报告主要用于主办方的营销推广,其读者主要是参与项目的客商或用户,因此具有“软文”写作的性质(“软文”是广告业用语,指通过文章宣传业主产品或形象)。


作为“软文”性质的项目总结报告,又是公开发布的报告,在内容上是有选择性的,故而不是具有客观性质的总结报告。换言之,这种总结报告是通过正面信息反映主办方的成绩,达到宣传目的,而不会写入不利于自身的负面内容。


 

第二,掌握报告的内容。

展览项目的总结报告,其内容一般分为展会概况、本届特点、客商调查、下届预告四个部分。


展会概况 | 通过展现展会数据,反映展会的经营规模和发展状态。

本届特点 | 通过概括展会特色,反映展会的“亮点”。

客商调查 | 通过编辑展会现场问卷或参访所获信息,反映展会的效果和客商的好评。

下届预告 | 通过预告下届展会的举办时间、地点以及主办方联系方式,提醒客商,促进下届展会销售。


第三,收集写作的素材。

根据项目总结报告的写作内容收集相关素材,是撰写者必须的功课。

要根据预定的写作内容,事先收集资料,而不能写作时再边写办找资料。而且,展会举办期间是收集资料的重要窗口期。以报道方式呈现的客商反映,一般应在展会现场完成采访工作。此项采访须事先有所策划(要考虑被参访者的代表性,其中有的人需要预约),须安排专人负责参访,还需要配备参访设备(录音笔)。


第四,创新编排的方式。

项目总结报告有两种呈现形式。

一种是写成文章,以纸质文件或电子文件发送客商。

一种是按广告风格设计成电子文件发送客商(需要时也可以打印为纸质文件)。这种形式的项目总结报告,需要“文编”和“美编”相互配合。“文编”提供文案,“美编”提供平面设计。


目前,采用第二种形式的项目总结报告已经成为主流。

无论以哪一种形式呈现报告,在编排上都要做到图文并茂。在展览、会议现场拍摄的照片,是图片的重要来源。图片对于项目总结报告的编排,不仅是增加视角效果的需要,而且因“有图有真相”的阅读心理有利于提升传播效果。


在互联网时代,这两种形式的项目总结报告都会被主办方放在项目的官方网站上,供客户浏览或下载。为方便客户使用手机阅读,许多主办方设计手机版的项目总结报告,内容上趋于简洁,版式上更加时尚。


第五,注重发布的时间。

项目总结报告一般在会展项目结束之后的一个月之内发布。如果发布的时间超过一个月,甚至更久,随着客商对于展会的关注度下降,项目总结报告的营销作用就会减弱。


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专栏作者

张凡

武汉晖之石科技信息有限公司董事长,湖北省会展业商会常务副会长,中国会展集训营联席创始人运营负责人,中国会展业青蓝计划联席秘书长,中英合资好博塔苏斯展览公司顾问。

“中国会展集训营”(jixunying)、“张凡的会展洞察”(huizhandongcha)、“汉展天地” 公众号媒体主。

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