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【涨知识】怎样做好招展工作

2018/10/23 来源:原创 作者:张凡 关键词:展会招展工作 展会招展方案 展会行业

展会招展工作,一直是主办企业关注的热点。招展工作是整个展会运作工作的核心部分,也是其它各环节工作最终成效的集中体现。一场展会的成功,招展工作至关重要。关于招展工作的重点、策略、价值与意义历来学术界研究已久,且各大龙头企业多年市场摸索下,大都有着自己独到的、相对固定的招展方式方法。



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但会展行业是个包容性极强综合度极高的复合型产业,也意味着行业本身会受到诸如科技/营销趋势/经济环境/政府政策等等,多方面的影响。所以招展工作也必须要随着会展业发展与时俱进。


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本篇将从招展方案、招展注意事项两个方面作简要阐述


招展,简单点说也即是邀请。但简单的背后是主办企业其它各环节工作总体规划、全面部署的集中体现。招展工作开始前,必定要先制定工作计划——招展方案,其内容涉及十分繁杂,方方面面林林总总可以归纳为以下几个方面:


1

行业信息分析


从宏观上介绍和指出展览题材所在行业在全国的分布特点,指出各地区的产业发展状况,介绍该产业的企业结构状况及分布情况,这些内容是制定招展方案的重要依据。因此,这部分内容一定要密切结合产业实际,科学分析,力求准确无误。


2

招展工作的分工安排


依照招展工作各方面的内容特点,主要工作有划分展区展位、编写并发送招展函、与参展商联系沟通、整体工作协调部署等,分配安排人员负责相应工作,要求做到工作定量、权责定人、人员定岗、制度清晰明确。


3

主办的价格预算策略


招展支出费用预算、展位/广告的定价收入预算。主要分为两个方面,一是支出层面,对各项招展工作的费用支出作出初步预算,以便会展能及时、合理地安排各种所需要的费用支出;一是收入层面,对展会的广告位、展位定价,列明会展的招展价格及制定该价格的依据。招展价格是招展方案的核心内容之一,也是对招展工作有重大因素之一,招展价格要合理,价格水平不能太高,也不能太低。


4

招展营销宣传


展会的营销宣传网络体系构建及运营维护,是招展工作的重中之重,一般而言此项工作可以划分为确立主要媒介合作伙伴(如展览机构、协会商会、名企、政府部门、网络等)及次要其他媒介的合作使用(电话、邮件、指定特定的媒体报道、线下人员推广等)这两个重点。


5

招展代理


招展代理商是展会招展工作的重要主体组成部分,可能是一个极具招展潜力的公司、协会、商会、相关媒体或者是外国驻华使馆商务处等机构。对会展招展代理的选择、指定和管理等作出安排。对代理佣金水平及代理招展的地区与权限作出规定。


6

招展的进度把控


对会展的各项招展工作进度作出总体规划和安排,以便控制会展招展工作的进程,确保会展招展成功。主要可从三个方面入手:参展商招展效果、展位分配数量、协助参展商安排参展时间。


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一份合格的、有效的、优秀的招展方案,应当涵盖上文提到的六项工作重点,并切实对每一项重点做出合理的、科学的工作安排:及时有效地把控招展进度,落实人员分工权责安排,招展工作自然能够进行地有条不紊,且收益可期。



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专栏作者

张凡

武汉晖之石科技信息有限公司董事长,湖北省会展业商会常务副会长,中国会展集训营联席创始人运营负责人,中国会展业青蓝计划联席秘书长,中英合资好博塔苏斯展览公司顾问。

“中国会展集训营”(jixunying)、“张凡的会展洞察”(huizhandongcha)、“汉展天地” 公众号媒体主。

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