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组织虚拟会议的10个步骤

2020/4/14 来源:原创 作者:王春雷 关键词: 虚拟会议 远程会议 在线会议 在线教学 会议组织 活动组织 展会服务模式创新

两天前推送了《活动管理原理与实务》课程的两篇译作,收到了比较好的反馈。第4组的同学结合新冠疫情防控,选了一篇更应景的文章。如果能结合国内的直播会议热潮或具体的虚拟会议案例做进一步的分析,效果会更好。

活动产业的新曙光

这组同学选取了发表在Successful Meetings上的一篇文章——Suddenly Forced to Make Your Meeting Virtual? Follow These Steps,作者是Nancy Settle-Murphy。他们认为这篇文章与当前的疫情紧密相关,具有较好的时效性,同时文中所涉及的虚拟会议主题也与当前在线教学密切相关,具有一定的参考价值。

以下是我修改后的编译文章。


突然被迫组织虚拟会议?可以遵循以下步骤

——如果您的面对面活动因为受到新冠病毒或其他相关因素的影响而必须组织虚拟会议(virtual meetings),本文可以提供相应的指南。

经过几个月的筹划,下周将在伦敦举行的为期两天的会议终于万事俱备。在这次会议上你的公司将为新产品的发布制定路线,来自8个国家的与会者们将就定价、销售和营销方案以及产品发布细节做出最终决定。而且,这次会议突然有了一种新的紧迫感,因为他们最近发现,竞争对手正在积极筹备,计划推出一款类似的产品。

然而,当你过去几天持续收到很多活动组织者发出的电子邮件:“出于对我们员工和同事健康的谨慎考虑,所有旅行计划都被搁浅,直到有另行通知。这意味着您所在地区以外的所有商务会议都必须取消或推迟,没有例外。”当您向经理提出申请延期时,她则建议您投入精力来弄清楚如何远程实现这些原定的会议目标。她说:“毕竟,我们的竞争对手不会暂停,同样,我们也不能暂停。”

如果您或您认识的人也面临类似的情况,请阅读下面的基本步骤清单,该清单是由我和Gazelle Interactive公司的Jesse Bibbee共同创建的。

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1.不要惊慌

您将弄清楚该如何做,尤其是当您找到有设计和主持远程会议和活动经验的人员时。与会议参与者取得联系,以获取他们的建议和帮助。集思广益,构思任务。列出可以在内部和外部发挥作用并提供帮助的所有人。

2.设计虚拟会议安排

关于会议安排,您需要考虑的具体问题很多。例如,如果您希望实现和大约12个小时的面对面会议相同的目标,必须安排多少个虚拟会议,在哪个时间段内?或许您可以在3天内安排4次时长2小时的会议。

考虑一下在会议之间可以做多少工作,做什么工作;这些会议可以是独立的,也可以是小组讨论,也可以是两者的结合。在下次会议之前,建立一个中心位置(central place),人们可以在那里发布、访问和评论 “未尽事宜”,这样您就可以把所有的会议时间分配给交互式对话。

3.创建详细的议程

与面对面活动一样,每次实时虚拟会议都需要有详细的议程,以期将目标和预期成果与实现这些目标所需的对话联系起来。不要仅仅列出一个主题,而是使用动词,这样人们就可以做好充分的准备。例如,不要写“定价”,而是用“就我们五个主要地区在产品上市时的最低和最高可接受价格达成一致。”

另外,计划在每次会议中完成的工作量,目标要现实。我们建议,虚拟会议最多时长两个小时。记住:并不是所有的目标都需要通过实时会议来实现。开放异步(随时)会议空间,在那里,人们可以提问和回答问题,添加想法或头脑风暴选项,进行优先排序,等等。及时为深思熟虑的反思和解释做好准备,特别是在与跨文化团队合作时。

4.为每次会议选择合适的参与者

避免在每次讨论中“要照顾到每个人”(just include everyone)的诱惑。在虚拟环境中与25个人进行口头交流几乎是不可能的,尤其是当话题可能很复杂或有争议的时候。相反,只选择那些需要参加特定实时会话的人,并以不同的方式包括其他人,例如,在一个共享的会议区域或在不同的会话中。

一般情况下,将需要深入对话的会议限制在6-8人以内比较好。如果您必须包含每次会议的所有或大部分参与者,请允许人们以多种方式参与,例如通过聊天、投票、动手或在共享空间中输入等。

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5.强化团队规范

此类规范(即运营原则)应包括与会行为、做法、使用其他沟通渠道、进度报告等。对于虚拟会议,规范可能包括对准备工作、准时性、出席率、对所需参与程度的期望以及如何使用某些技术,例如视频、静音使用等需要事先测试的技术。 

6.详细计划,分工协作

除了要求团队帮助设计整个会议架构外,还要寻求其他领域的帮助。关于计划,您需要为每个会议创建详细的议程,其中包括确定所需的准备工作、建立参与者和演示者角色、会前沟通以及决定需要哪些技术。对于实时会议,您可能需要分配角色,如主持人、计时员、抄写员、技术支持助理和行动主管等。

在会议之间,您需要有人确保相关信息是可以看到的,分配的"任务"是按时完成并上传的。这些角色可能因会议而异,并且要发挥不同人员的长处。

7.选择足以支持会议目标的软件

首先,盘点所有可用的技术和工具,不论它是一个广受欢迎的平台,比如GO TO Meeting或Zoom,或是一个更加专业的软件,你都应该问自己以下几个问题:

    1)每个人都可以加入视频吗?

    2)是否有一个共享的在线会议APP?

    3)是否有语音会议功能?

    4)有足够的带宽吗?(以确保每个人都可以加入)

    5)对于那些身处不同时区,必须在非惯常时间加入会议的人,这些工具软件是否可以在他们参加会议的地方(比如家里)获得?

    6)你是否需要整合其他软件里没有的技术?比如,投票、便利贴、团队列名法以及其他功能。

无论您使用什么工具软件,请确保所有人在会议开始前都熟悉并可以轻松地使用它们。另外,您需要有一个备份计划,以防因技术问题而无法按计划进行。

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8.正确接入音频和视频

即使你有了最好的在线会议工具,但如果参会者听不到别人的发言,或者参会者的发言不能被听到,那么整个会议就会崩溃。因此,需要对每一种可能的情况都进行一次语音测试。

在会议期间定期检查,以确保每个人无论在何处都能听到所有的声音,有必要的话,可以留出适当的时间用于回答汇总的关键问题。

视频有助于人们充分参与会议,当人们分心时,视频至关重要。更重要的是,视频可以帮助团队成员感觉好像他们实际上在虚拟空间中坐在彼此之间。

如果可能,可以请本地参与者预订具有视频功能的会议室。否则,请人们使用具有视频功能的设备(内置或外部网络摄像头)加入。对于某些人来说,这可能需要一定的投入,如果有必要,会议发起人应该为此支出相应的费用。

9.嵌入积极参与的机会

尽量减少被动参与的时间(比如,查看本来可以提前发布的内容),尽量增加参与互动的次数和频率。利用人们对多任务的固有欲望,在每次会议中创造 “一直有任务”(on task)的机会。例如,要求快速的口头回答,投票,点投票,使用虚拟便利贴,举手,聊天,要求人们输入回答,在一张纸上写一个想法,等等。我们建议,至少每5-7分钟安排一次这样的互动。

10.在每个点都安排主持人

通过这种方式,您可以在每个位置进行快速的团队碰头会(相当于分组会议),并由团队完成相应的报告,这项工作可以通过口头或在共享的在线会议区域中输入文字来完成。

主持人也能时刻掌握并报告会议室(room)的情况,比如房间里普遍存在的情绪(热情、无聊、沮丧等),或者当人们感到困惑、觉得没人在听他们说话或想要发言时,他/她也能做出相应的安排。而且这个主持人可以从一个会议转到另一个会议。

结束语

毫无疑问,突然被迫将一个扩展的现场会议或某种类型的培训计划转换成一个虚拟空间,不适合保守或粗心的人。它要求以一种全新的方式来思考,需要进行什么样的对话(在哪里、何时、由谁进行)才能达到预期的结果。它还意味着考虑如何以一种最有效、最高效、最令人满意的方式,将异步和同步通信和协作选项组合在一起。


最初的几次“转变”可能是费力和耗时的,但经过实践和不断改进,它可能很快就会成为您的习惯。

本文改编自会议促进公司总裁Nancy Settle-Murphy的文章,她是虚拟会议、远程协作和跨文化差异方面的著名专家,是《领导有效的虚拟团队》(Leading Effective Virtual Teams)的作者。她将于美国东部时间2020年4月8日下午2点共同在“欢迎虚拟参会者”(Welcoming the Virtual Attendee)上进行网络直播。

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专栏作者

王春雷

上海师范大学会展系主任,管理学博士,副教授,曾任上海师范大学旅游学院会展管理系主任,现任职于上海对外经贸大学中德合作会展专业,主要研究城市发展、目的地营销、会展与节事管理。美国乔治▪华盛顿大学、荷兰INholland大学和美国威斯康星州立大学访问学者。

“活动研究”(eventstudies)公众号媒体主。

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