31大会易同期会管理升级：从申办到邀约，一站式破解多会协同难题

31大会易此前更新的同期会申办系统为坛主提供了独立的信息提交和管理入口，解决了同期会筹备过程中信息混乱、反复沟通的问题。本次对原有同期会申办系统进行优化升级，大幅提升承办方申请时的信息编辑灵活性与在线协作效率。

承办方添加或导入议程时，可点击“暂存”保存为草稿，支持多次编辑修改；主办方可以查看草稿议程并添加评论指导，待信息确认后承办方再正式提交审核，减少反复驳回。

系统优化了演讲嘉宾表单逻辑：选择中宾则中文姓名为必填项，英文姓名自动回填拼音；外宾则英文姓名为必填项，中文姓名可选，大幅提升信息录入效率。同时嘉宾列表和详情页会展示其参与的所有同期会与日程。

承办方可在线提交同期会申请、上传嘉宾头像、设置同一嘉宾在不同日程中的差异化信息。主办方审核通过后，系统自动创建对应的同期会和日程，嘉宾信息同步至主会嘉宾库。所有审核结果都会通过短信或邮件自动通知承办方，进度实时同步。

为提升大会整体注册量，主办方通常会与各承办方开展联合邀约。本次邀约系统升级构建了“主办方分配-子会推广-全链路数据追踪”的完整闭环，让承办方直接在系统内完成邀约任务，大幅提升协作效率与邀约成效。

• 灵活分配邀约额度与展示规则

• 全局数据可视与来源追溯

• 独立获取邀约链接对外推广

• 便捷查看自有渠道推广数据

为解决同期会邀约缺少邀请函导致的品牌形象不统一、缺乏仪式感的问题，本次更新了主办方向同期会分发邀请函功能，并优化了邀请函排序规则。

• 统一模板自动适配子会信息

• 模板排序实现精准触达

主办方可为模板设置排序号，数字越大越靠前，突出主推模板。优惠码任务关联的模板也遵从该排序规则，可实现中宾默认获取中文模板、外宾默认获取英文模板的精准触达，同时优化了模板切换的交互体验。

以往子会无法自主添加参会人，需主办方录入，不仅增加了主办方的工作量，也降低了子会的管理效率。本次升级将参会人添加/导入权限下放给子会，同时保留主会的全局管控权。

主会可通过角色权限灵活控制子会是否拥有参会人添加权限。子会管理员可单个添加或批量导入参会人，单个添加时仅能选择本子会可报名的人群类别，若同期会开启审核，还可选择是否跳过审核。

系统会智能识别重复人员：全新信息直接注册，已报名本子会的人员可查看详情，未报名的可一键追加同期会。批量导入时按指定字段查重，有重复则提示失败，保证数据准确性。

所有子会添加的参会人数据，主办方均可查看和管理。为已存在的参会人追加同期会时，仅更新其电子票中的子会权益，不会新增数据，保证数据的唯一性。

闭门同期会的准入管理一直是难点。本次升级实现了网站同期会列表与邀约码功能的深度对接。

主办方先为闭门同期会创建邀约规则，指定哪些人群类别报名时必须输入邀约码。配置完成后，网站同期会列表及报名流程中会显示“邀约制”标识，参会人需输入正确邀约码才能提交报名。

通过子会邀请链接报名的参会人，系统会自动识别其身份，支持跳过邀约码输入步骤，直接完成报名。既保证了闭门会议的安全性，又为特邀嘉宾提供了便捷的报名体验。