这个大型国际会议和展览的日程时间表改编自一个项目管理的模板，会议准备期为18个月。模板里有超过250项任务。
17-18个月倒计时
* 设定目标，会议/展览的日期、地点、主题以及形式。
* 进行实地考察。
* 设定初步预算。
* 选择货运公司。
* 商谈酒店房价及租用时间，签订酒店合同。
* 与航空公司商谈机票事宜。
* 选择地陪公司。
* 选择公务车租赁公司。
* 收集参展商名录。
* 设定注册费用及政策。
* 定义促销战略。
* 准备展会的第一稿日程通知及新闻通稿。
16个月倒计时
* 安排保险责任范围。
* 设计会标及平面主题。
* 挑选展会服务承包商。
* 确定展览场地租金。
* 制定展会建筑平面图。
14-15个月倒计时
* 邀请并确定关键演讲者。
* 确定初步餐饮需求。
* 商谈菜单及价格。
* 如果需要的话，选择翻译设备。
* 如果需要的话，发送出第一份参展商促销信息。
* 调整展会建筑平面图(继续之前的工作)。
* 准备第一份会议声明及促销材料，并发送给可能与会的参展者。
