（一）会议回执、报名表和申请表的含义；
会议回执、报名表和申请表都是作为会议通知、会议邀请函的附件一起发出，要求与会者填写并寄会主办机构，以便收集与会者信息、预计参加人数、确定与会资格的文书。
（二）会议回执、报名表和申请表的内容
1．参加对象的基本情况。包括：
（1）以个人名义出席会议，填写个人姓名、性别、年龄、服务单位、所任职务、职称、民族，必要是可要求随寄个人简历。
（2）以代表团名义参会，必须写清代表团的法定名称、性质、团长姓名、参加人员名单和基本情况；
2．抵离情况。安排前往机场接站的，可要求参加对象填写抵达会议的时间和交通工具；需要预订回程票的，应写明预订回程票的具体要求；
3．论文选题。学术会议可要求与会者提交论文或研究报告，在回执或报名表上填写研究课题名称，以便会议学术机构掌握。
4．联系方式。包括报名者的工作单位地址、邮编、电话、传真、手机、电子邮箱等。
5．审核意见。这一栏由会议组织机构审核后填写，用于需要审核确认参会资格的会议。
（三）会议回执、报名表和申请表的格式
1．标题。写明会议活动的名称和"回执"、"表明表"、"申请表"。
2．正文。正文采用表格的形式，按需要的项目设置栏目，以便于填写和统计分析。正文中最好设备注一栏，让参加对象说明情况。
3．具名。个人参加的由个人签名；单位组团参加，署单位名称并加盖公章；
4．日期。由与会单位或个人写明填写日具体日期。
