(一)会议记录的含义
会议记录是会议期间记载会议进程内容的原始性文件，是形成决定、决议、会议纪要等会议最后文件的基础。在一些法定性会议中，会议记录经发言者和会议领导人确认签字后，具有法律效力。
(二)会议记录的种类
按记录的详略要求来分，会议记录可分为详细记录、摘要记录和简要记录。
(三)会议记录的结构和写法
1．标题。一般由会议名称和"记录"组成，如"**公司2005年度销售票工作会议记录"。也可由单位名称和"会议记录"组成，如"***公司会议记录"，但会议名称必须在首部的中显示。
2．首部。会议记录的首部的任务是反映会议的基本情况，一般要求采用表格的形式， 以便使每个项目清楚明了，具体项目包括：
（1）会议的名称。会议名称一定要写全称。
（2）会议时间。包括开始时间、结束时间和中间休会时间。时间要具体到时、分。
（3）会议地点。应具体到会场名称或房间号码。
（4）会议主席。即会议的召集人或主持人，要写明姓名和职务。联席会议、多边会议还应当写明主持人所在单位名称。
（5）参加人员。包括出席人、列席人、旁听人，不同性质的与会者要分类记录，并写明姓名，单位、职务。
（6）缺席人员。法定性会的记录应当反映缺席情况，这样既可以让组织者了解缺席情况，便于事后补会，也可能性清楚地反映议应该出席的范围，这对日后查考和研究会议十分重要。
3．主体。主体部分的任务是记载会议的进程和内容，具体包括：
（1）会议的议程和议题。议题的记录要完整。如果是讨论或审议某一项文件，应写明文化件的完整标题。以口头方式提出的临时动议，可能性作为发言来记录。
（2）发言情况。发言情况是会议记录的重点，包括发言人姓名和发言内容两部分。详细主录要求有言必录，并记录插话、争论、表态等情况。摘要记录记其发言要点即可。
（3）会议结果。包括对议题的通过、缓议、撤消、否决情况。如果经表决通过或否决了某个议题，要记录表决对象的名称、表决的方式（如口头表决、举手表决、投标表决、表决器表决等）、表决的结果（式同意、反对、弃权的统计数字）。如实行多轮投票，每轮投票的情况都要记录在案。
（4）会场情况。即会议期间会场所发生的与会议进程有关且具有记录价值的情况，如与会者的掌声、笑声、迟到、早退、中途退场以及其他影响会议进程的情况。
4．尾部。尾部的任务是记裁署名的情况。署名是对记录的真实性郑重负责的全现，以下四种人需要署名：
（1）记录人。
（2）审核人。审核人对记录的真实性负领导责任。
（3）发言人。论证会、鉴定会、听证会以及国际性组织的重要会议，可以要求发言人会后记录进行核对并签字。
（4）法定的签字人员。公司的股东会、董事会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东、董事应在会议记录上签名。
署名一般应置于会议记录的尾部，用以表示记录完整性，同时也避免有人在正文部分私加文字。如将记录人、审核人置于首部，必须在结尾处写明"会议结束"的字样。如需发言人签署，则应当置于尾部。
