在开展各项会议、展览或是活动的项目筹备工作之前，筹备委员会或主办单位首先要考虑以下几个重点问题，这些问题不仅是会展活动成功规划的重要因素，更是决定成败的先决因素：
•为什么要举办这次会展活动?
•这次会展活动的期望目标是什么?
•主题的定位是什么?
•会展活动的举办主轴和主题如何设定?
•举办这次会展活动是否具有可行性?
举办会展活动的期望结果通常有：
•增加知名度、提高影响力(形象、产品、服务及学术等)
•扩大市场、提升效益及获利考虑(产品、服务或工作)
•强化交流及互动(个人、组织、区域或国家等)
•为某种特定目的(纪念性、娱乐性、节庆性、政治性等)
•研究、开发及创造理论、学术及制度(形成共识，达到可遵循的依据)
•突显某种特定文化、艺术、认知等(提醒参与者的重视和延伸思维)
•达到教育、启蒙或激励的目的
•传播政策、思想或理念
无论是何种会展活动，都必然要有一个明确的目标，才不至于让参与的人或筹备工作者失望或是乱了方向。许多会展活动在举办之初只是找了些冠冕堂皇的理由或是只想凑凑热闹，看别人办的会展活动都相当赚钱，就宣布召开会展，这样做往往得不偿失。例如，许多城市在两个月内就办了三场车展，似乎是谁先办，谁就赚钱。其实参与客户是看参加后的收获效益是否够大、够好。
