无论组织何种会议或大会，您必定会从上司口中听到两个问题——我们有何办法削减预算？请告诉我这次会议的投资回报率（ROI）是多少?
到现在为止，会议专业人士已经对来自单位高级管理层的削减支出的要求习以为常，但是削减支出的具体操作则极具挑战性。无论如何这些挑战并不仅仅由于对削减支出的无能为力。在很多案例中，明晰每一笔支出都显得极为困难。
"会议处于整体旅游支出计划中的'荒野'，"活动管理产业战略软件供应商Lanyon公司的副总裁Kevin Iwamoto如是说，"这对大多数单位来说都是老大难问题"。
"你会在总帐上、支出报告上及各种各样的付款凭证上发现有关于会议的支出，"Iwamoto表示。"会议支出总是以碎片化的形式出现，而很难对其总额进行控制。"
那些有能力控制会议支出总额的会议组织者将从中受益匪浅。Lanyon公司的数据显示，会议组织者使用尾对尾（end-to-end）活动管理软件系统可以削减10%-20%的年会及活动预算。
不幸的是，绝大部分单位控制自身会议支出的能力甚低。Lanyon公司调查了200位销售额在10亿美元资深副总裁、副总裁及总监以了解这些成功的公司管理会议的方法。调查显示66%的受访者无法准确权衡会议支出与ROI的关系。.
ROI并非只是冷冰冰的数据
大数据的研究成果在资金管理上扮演重要角色并可提供您会议的ROI数值，Lanyon的研究显示各个单位除了在软件上进行投资之外还需有更多作为。Lanyon相关研究中有51%的受访者没有集中化的会议策略，而47%的受访者没有集中化的海外会议及活动团队。
随着预算越加紧张，以及各个单位都希望自己的面对面聚会能产生更好的结果，任何规模的单位都需要采取措施保证花出去的每一元钱都能收到相应的效益。
