在举办会议时都会确保签到处人员的安排和服务。
一、人员安排
1、选择一些性格外向、愉快和乐于助人的性格人员作为接待员。
2、人员的数目要充足，如果有必要的话，可以先准备好名单为后备的人员。
3、要制定一个善于做出圆通决定的人，这样子的话如果出现事故他能使生气的一方平静下来，并且对此事件调停还让双方都感到满意。
4、提供给大批工作人员一个专门的会务人员休息室。
二、人员服务
1、签到处必须要备有充足的会议介绍、酒店或者召开会议城市的地图以及会议相关资料，这些用来发放给参会人员。
2、每个工作人员都要配有一张紧急电话，包括主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码，以及各个负责人的联系方式。
3、在签到处的工作人员要经过培训并且要十分书序后勤以及签到工作的方方面面。
4、各个负责人之间要互相联系，应该配有通讯工具以及便于沟通情况和随时到位。
5、每个工作人员都应该有建筑内所有与此次会议有关场所的方位图。
6、在酒店或者会议场所都配有足够的指示牌，把他们摆放在需要并且明显的地方，用以保证与会人员的不迷路。
7、在会议召开期间一直有工作人员负责传信联络。
三、签到处人员必须知道的事
1、活动的先后顺序以及相关的时间安排。
2、此次会议活动的日程安排表。
3、安排人员的要求：必须知道会场一些公共场所，比如说洗手间、洗衣房、商务中心、餐厅等等。
