会议招展的第一步是通过各种渠道取得客户名单，会议服务的招展人员所拥有的客户名单越多，其招展的成功率就越高。招展人员收集潜在客户名单，会从过去参加展览的企业中寻找是否有相关服务与商品展览的企业，再从这些企业中找到与他们业务相关的厂商。有些企业的分支机构或与企业有业务关系的公司也可能对这一特定对象的展览有兴趣，同时留意一些常在媒体上登广告的厂商，这些也是潜在的目标客户。另外，有些专门从事销售研究的公司，有多种行业的参展商名单可以购买。
通过下述方法可以获得潜在客户名字和住址：
(1) 客户推荐。许多招展人员最重要的客户线索来源是现有客户，他们提供了66％的线索。
(2) 公司内部资源。例如，会展经理、营销部或电话营销部、公司广告、直邮、贸易展示和客户来电。这些来源大约提供了23％的线索。
(3) 外部机构推荐。有些公司如国际展览公司，向外部代理机构寻求并筛选线索。
(4) 出版的地址名录。贸易协会、政府和地方商会、电话簿、黄页都是寻找客户的来源之一，也可以从网络上得到许多地址名录。
(5) 招展人员的网络。招展人员经常利用他们的亲友得到新机会。许多招展人员参加新组织、认识新人，他们可能是潜在客户，也能为招展人员提供线索。
(6) 陌生拜访。招展人员陌生拜访可能需要参展的客户。因为费时、拒绝率高导致成本增加，招展人员越来越少使用这种方法。这种方法不允许展览人员在拜访前就确定客户。不过，对于参展范围较广的展览如办公设备，这种方法很有效。
收集好客户的资源后，都会进行一一归类，建立一个档案，便于于客户之间联系，同时也能够增加客户对我们的信赖。
