一、报到小组
被选派的现场报到工作的人员应该是经过培训并熟悉后勤和报到工作的方方面面。每位工作人员都应有该建筑内所有与会议有关的场所的方位图。关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指示和行为规范也是不可少的。
每次活动的时候都必须让现场工作人员清楚以下几件事：
1、会议活动的日程表
2、各种活动次数
3、工作人员的分配；
4、一些必需场所的位置（商务中心、洗衣房、大堂洗手间等）
二、报到人员的分配
1、 分配的报到人员要充足，如有需要，可指定后备人员
2、 选择合适性格的人员作为接待员。外向、愉快和乐于助人是必需的性格
3、一定要选派一名调停人。擅于做出圆通决定的人最能使生气的一方平静下来并对调停感到满意
4、 对于大型会议的大批工作人员，要提供一个专门的会务人员休息室
5、报到地点一定备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放
6、发给每个工作人员一张急救电话号码表。应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码；报到处要始终有一位工作人员，负责传信联络。
三、指示牌
与会者在酒店迷了路是最令人沮丧和懊恼的事情。所以每次活动都会准备足够的指示牌，把他们摆放在需要的地方，以保证与会者能毫不费力地找到想去的地方。
