在客人来到会议目的地之后，如何能够让客人顺利抵达目的地酒店，有很多细节我们在自己安排的时候不能掌控很多问题，这个时候可以让专业的人来做专业的事情，这样可以避免很多不能避免的问题，能够让会议接送机更加的顺利。
一般是公司内部的销售会议，奖励旅游等等，一般接机方（可以是会展公司，旅行社，或者酒店）事先可以拿到飞机班次，人员名单，联系方式，甚至客人喜好，宗教信仰等等极为重要的信息。
在这种情况下，接机工作极为简单，车辆方面，由于小型会议人数少，接机人员视情情况一般用商务车，在航班到达前最好先打电话到机场咨询飞机起或者到达时间，因为国际航班晚点或者早到都很平常。
对于大型接待任务，则复杂许多，事先要尽量多的取得客人名单，航班等信息，在信息正确且充足的情况下，接机计划，安排人手，调度车辆，预订房间，餐饮等等方面都比较简单。
一般都会在大型会议现场设一名总控，总控可以说是接机工作的现场总指挥，负责人员，车辆的调度，责任重大。现场需要注意的事很多，主要还是上面说的那几个方面，人员，车辆。
