罗马、巴黎和里约热内卢！ 您是否想过让您的会议变得更有国际范儿并选择一个适合自身会议的国际目的地？您问自己的第一个问题应该是:"把会议选择在国外举行是否对我的组织真的合适？"如果答案是肯定的，那么我的这些小技巧会帮助您、您的公司或协会还有您客户顺利地安排一切。
1. 提前一年时间来准备国外会议计划
在国外举办会议，您需要有充足的时间来处理不可预知的环境以及延期等问题。在预订一个国际目的地的时候，签合同、各种谈判以及旅行计划都会意想不到地花费您很长时间，您大可求助于经验丰富的会议策划公司或者旅行社。这些投资相对于所面临的挑战来说是非常值得的，而预定一个海外目的地肯定比在国内开会需要面临更多棘手的问题。
2. 及早确定参会者
在过去的20年里，海外旅行变得稀松平常。但你知道只有30%的美国人持有护照吗？出国也需要一些特殊的计划及知识。
首先，让您的参会者尽可能早的知道会议相关信息，包括最新的关于国际旅行的各项规定。一个最近发生的真实事例可以证明其重要性：一个参会者只因其护照上的微微瑕疵而被海关所拒。毫无疑问，对这位与会者来说这次国际会议从一开始就令其沮丧，不管这件事情谁对谁错，最终的责任都是会议组织者一人承担。再举一个例子：您也许认为您的护照有效期只剩五个月不会有任何问题。实际上在进入许多国家的时候，这些国家要求入境旅客所拥有的签证最少可在该国停留六个月才可以进入该国。
西半球旅游方案最近也对护照使用提出了新的规定，这项规定要求美国公民持护照进入加拿大、加勒比以及拉美诸国。
请注意即使参会全体人员均从美国出发，但是他们并不一定都是美国公民。他们，也包括您自己也必须熟悉从自己母国进入会议目的地国的各项要求。比如签证方面，如果会议目的地国需要签证才可进入，请确保您的相关参会者提前办理好入境签证。
更多有关您境外会议目的地国家的细节，请参考美国国务院网站的帮助页面。
3. 及时回答参会者的各种问题
在您的网站报名页需要设置一个单元来回答参会者关于国际旅游的常见问题。这些问题包括货币兑换、购物及交通限制，以及人身安全注意事项等。单元内需要提供多个相关链接，以便浏览者能获得更多相关信息，特别是关于那些随时可能变更的内容。
4. 制定国际旅行清单
您的参会者可能都是繁忙的生意人，为其准备一张各项海外旅游所需物品的明细清单将使他们受益匪浅。清单内容应该包括携带符合会议目的地国家制式的电器插头，提醒他们联系手机运营商安排国际电话计划及相关费用，尽量给他们安排在会议目的地国提供可租借的手机，提供一个关于旅游的实用app清单，在出国之前将目的地国不同的文化背景做充分说明。 (比如：您知道吗，在日本不接受主人提供的食物被认为是非常无理的行为，如果一个德国人邀请你一同共进商务晚餐，邀请人可能不会为此买单？)
5. 聘请翻译人员
您可以通过会议目的地的会场或私人公司雇用一名翻译，这样可以解决很多麻烦。虽然大多数现代国家都会用英语，您可以很快明白如果有一名熟悉双语的翻译在身边时安排大型团队的活动有多便利。从帮助描述具体要求到寻找合适的晚餐地点，使用当地语言联系将使一切都变得更加容易，您也可以教给这些赴海外的参会者一些应急用的当地短语，或甚至作为服务的一部分提供给他们一本翻译小书。
除了翻译书之外，为了消除与会者在国外由于文化及其他各方面差异所产生的不适应感，还可以提供给他们一个手册介绍包括如何货币兑换、如何在当地往国内打电话以及如何联系所在国最近的美国使领馆等信息。
6. 与当地目的地管理公司合作
参会者也许把这次出行定位成商务旅行，但他们也希望这次旅行能够有所乐趣！所以安排出相应的观光、游览及休闲活动时间就显得非常重要。没有什么比在外地开会却不能出去游览更糟透的了。
与当地DMC合作安排当地交通及旅行可以让您的工作变得非常轻松。本土公司有着当地的各种资源，并拥有着丰富的经验。最后我们向您建议的是基本旅游项目应包括娱乐、晚宴以及其他活动。
7. 重要信息备份
将参会者的护照、医疗信息、以及紧急电话号码均予以备份，这样即使行李不慎丢失，相关的重要的信息也不会丢失。
以上7个技巧概括起来就是三点：提前计划、教育参会者以及告知会议目的地的各种特殊规定和限制。
