这个大型国际会议和展览的日程时间表改编自一个项目管理的模板，会议准备期为18个月。模板里有超过250项任务。
17-18个月倒计时
_*设定目标，会议/展览的日期、地点、主题以及形式。
_*进行实地考察。
_*设定初步预算。
_*选择货运公司。
_*商谈酒店房价及租用时间，签订酒店合同。
_*与航空公司商谈机票事宜。
_*选择地陪公司。
_*选择公务车租赁公司。
_*收集参展商名录。
_*设定注册费用及政策。
_*定义促销战略。
_*准备展会的第一稿日程通知及新闻通稿。
16个月倒计时
_*安排保险责任范围。
_*设计会标及平面主题。
_*挑选展会服务承包商。
_*确定展览场地租金。
_*制定展会建筑平面图。
14-15个月倒计时
_*邀请并确定关键演讲者。
_*确定初步餐饮需求。
_*商谈菜单及价格。
_*如果需要的话，选择翻译设备。
_*如果需要的话，发送出第一份参展商促销信息。
_*调整展会建筑平面图（继续之前的工作）。
_*准备第一份会议声明及促销材料，并发送给可能与会的参展者。
13个月倒计时
_*了解演讲者在音频及视频上的需求。
6-7个月倒计时
_*准备第二份促销单，并发送给意向客户。
_*开始制作登记表格。
4-5个月倒计时
_*准备第三份促销单，并发送给意向客户。
_*调整预算。
_*确认音频视频及翻译设备。
_*分配演讲者的发言地点及时间。
2-3个月倒计时
_*调整预算。
_*在当地建立银行账户。
_*完成会议时间表和房间分配。
_*选择并与音频视频设备供应商签约。
_*制作并寄出参展商服务指南，包括音频视频申请表格。
_*敲定餐饮时间表。
_*如果需要的话，最后确定的翻译人员和设备。
_*确定会场的人手需求。
_*确定安全需求。
_*订购会场所需的办公及通讯设备。
_*订购标牌。
_*编辑参展商名录。
_*在会场安装登记所需的计算机。
_*与酒店一同检查流程及账务相关的活动
1个月到6周倒计时
_*打印会议指南。
_*打印工作手册。
_*向酒店递交每日日程。
_*制作名牌及门票。
开会前3周到会议当日
_*搭建现场办公室。
_*包装并存放会议材料。
_*准备注册信息包。
_*最后确认餐饮安排。
_*进行会前现场准备。
_*现场管理会议。
会后
_*包装并存放材料。
_*财务核对。
_*评估执行情况。
