会议与展览管理中最具有挑战性的就是如何为与会者及其配偶制作出令人回味无穷的娱乐和社交活动。要做到这一点,你必须既了解当地的资源,又了解你的客人。
例如：销售和服务部门应当注意到,医学和技术性会议不同于贸易协会和公司举办的会议,这些学术性团体不愿对社会上宣读的论文做任何无聊的争论。你会发现他们中的许多人回避去旅游胜地观光,因为在他们看来,这些地方不够严肃。尽管他们的观点在改变,但还需要时间。
我们曾经主办过几次有关器官移植的医学团体会议,平均每次年会都有800多名与会者参加。通常,只有百分之二三的代表携带配偶。对这些团体来说,娱乐活动的高潮也就是一次宴会,一般在某个展览馆或文化中心举行,既然要在饭店外娱乐宾客,我们当然觉得要求饭店来帮助寻找这样的地点不合适,所以这类活动我们都是请会议和游客办公署或会务管理公司协助办理的。
我们对与会者的宣传和对参展商的介绍总是应当提及当地的一些景点以及那些与饭店有特殊联系的地方。对一些与会团体,我们会预先安排好一些游览项目,他们然后可以在入住时预订,也可以在报到处预约。另一些团队在饭店内的旅行社或宾客服务中心办理。
在一些娱乐胜地,像奥兰多、阿纳海姆等地,我们如果要自已另行安排旅游活动,与当地的娱乐活动来竞争,那实在是不明智之举。我们的通常做法是看能否购买到打折门票、通票等等。但是在那些有着丰富多彩的娱乐活动的地方,我们发现最成功的节目还是那些根据饭店会议部经理或会务管理公司的建议而举行的活动。
既然我们了解我们的客人,所以通常是我们提供一个娱乐活动的大体轮廓,会议部经理再为其添加细节并予以实施。例如,我们曾举办过一个公司会议,其主题为"沙滩奥运会"。之所以选择这一活动是因为下午去海滩纳凉的人很多,我们举办任何其他的活动,人数都会减少,所以我们干脆就把沙滩作为活动地点之一。饭店然后提出恰当的娱乐建议,帮助组织活动,为胜利者提供花环,并为裁判员小组放置了沙滩椅,同时还架起了供应啤酒、饮料、小吃的帐篷。活动项目包括冲浪、排球、砌沙塔、呼拉圈舞比赛等等。在休息时,主办者还发表了一个简单的致词----既幽默又有意义。
我仍记得有一次在拉斯韦加斯为了给我们的一个会议制作配偶游览计划,我绞尽脑汁去设计一些新颖的、不落俗套的活动。由于会议部经理的创意和帮助,我们安排了一次对饭店展览室的幕后参观,展示了一下那里的技术设备,而后又参观了化妆间,并与那里的明星们进行了简单谈话,最后大家在舞台上合影留念。之后,听着那些参观者以很权威的口气和伴侣们谈论演艺事业,真是很有趣。我们至今还常常谈到这次参观,把它作为我们曾经举办过的最受欢迎的活动之一。
但是会议策划者在制作这些活动时,一定要把握好分寸。随着税收法的加强,这些附加活动一定要符合美国国税局的要求,即它们应该具有一定的教育意义,而不是那种应该纳税的消遣性项目。除非是单纯的配偶活动或会后的游览,我们应该尽量不举办厨艺展示,品酒会,等等————若会议与餐饮业有关除外————以便最大限度地为与会者合理避税。
