在3月初的时候，拉斯维加斯报道了340个取消今年会议的消息，预计这些会议的预算总费用将达到1.31亿美元。这只是其中一个城市的状况。参加3月末期M&C调查问卷的76%的会议组织者都表示，他们不得不努力去保卫今年或者是2010年计划好要召开的会议。
当会议消费面临严峻考验的时候，会议组织者对投资回报率的要求就会强烈起来。然而，很少有会议策划者用比较正式的方法来评估会议的投资回报率。他们不愿意这样做的原因之一，可能是评估工作没有列入日程计划之内，是额外工作。总部设在亚拉巴马州伯明翰的投资回报率研究所的所长Dr. Jack Phillips说，对很多人来讲，评估工作确实给他们增添了麻烦，他们并不擅长于此，平时这方面的问题考虑得也不多。他们其实并不想参与这方面的工作。
其他人则是害怕看见评估的结果。"总是会有类似的抱怨声：'哦，天哪！我们的会议就要被砍掉了！'"Phillips说。策划者们担心评估会议价值这样的行动，会证实他们运作的会议的投资回报率不高。"但是，绝大多数案例都证实，会议中存在着超乎策划者想象的价值。在我们所做的研究中发现，80%的案例都有着比较积极的投资回报率。换句话说，会议的资金收入是超过投入的。"他说。
而且，会议策划者不应该认为消极的投资回报率就是"死亡的征兆"。"在20%的消极投资回报中，我们估计只有10%的会议确定是不能再继续召开的。"Phillips补充道。而且，消极的结果为我们提供了调整和改变的机会。
过程分析
投资回报率研究所为大家提供了认证课程。借助这些课程，会议策划者们就可以逐渐适应投资回报率评估工作了。不然的话，全面的投资回报率分析工作就得外包给顾问公司、会议管理公司或者类似于"指南星"（GuideStar）这样的组织。但是，不论你的机构是否进行综合的投资回报率研究，投资回报研究所都会为你推荐了一些必要的步骤，以确保你的每一个会议都能富有价值。
"眼下特别重要的是，怎样去定义一个会议是否成功。"认证投资回报专业人员（Certified ROI Professional） Cordelia Hecko解释说。他同时也是位于卡尔斯巴德(Carlsbad美国新墨西哥州东南部城市)的战略会议管理提供商————"全球概念公司（Concepts Worldwide）"的项目主管。"成功应该是什么样的一种状态？"Hecko问道。"如果我们有50%的人说自己在会议上受到了鼓舞，那就是成功么？成功确实应该有更加具体的目标。"
会议目标包括以下四个层次：
第一：参会者现场的反应。你希望会议客人会有什么样的反应？你想让他们受到鼓舞吗？你是否希望他们觉得会议的内容与他们的工作息息相关并且有很大的价值？
第二：学习性。参会代表将会得到什么样的知识？可能是企业信息、对新技术的理解核对新技能的熟悉，甚至是认识新的朋友。这些可以带走的信息，具有真正的商业价值。
第三：会后应用。你希望会议客人在会议结束后的一天、一周或者一个月做些什么呢？一般来讲，人们对于每个会议都有一定的期望值，但这些期望值可能并不能十分清晰地形成书面材料或者简单地定义出来。"所以，在这里，我们将其看作是一个目标。"Phillips说："这使得演讲人员将精力集中在会后应用方面，并让参会者获得他们希望得到的东西。这就给我们一个提示，让我们知道该如何对演讲的效果进行追踪，如果你想这样做的话。"
第四：影响力。如果你所做的就是参会者希望你做的，这对参会者的业务将会产生什么样的影响呢？一个促销会议的目的是要销售人员卖掉更多的东西。一个消费会议的目的是为了让消费者买到更多的商品。这些目的通常与销售数据、市场占有率数据及其他数据等联系在一起。或者说，有些数据可量化率较低，例如雇员生产效率以及品牌识别率等。Hecko提醒道："如果你真的清楚了你的目的，你就能策划出一个出色的会议，无论你是否去对它加以评估。"评估工作只是验证了这一点。
现实生活中的成功
软件工具提供了专门设计的问卷模版，以协助进行投资回报率方面的研究。例如，MeetingMetrics（会议评估标准）中的数据，就是从1000个定制化的调查问卷信息中抽取的。
比较完美的情况是，评估过程提前几个月就开始，包括需求分析和会前调查。这正是"指南星"（GuideStar）所指出的会议策划中的市场研究方法。
"理想状态下，我们将会提前做一个调查，来建立一些基准数据，帮助制定日后的日程。" Hecko解释道，"这种方法也并不怎么可行，所以我们没有对会议的内容做太大的投入，但是我们确实做了会后调查和一个投资回报率的跟踪调查。"
Hecko利用MeetingMetrics的调查标准来评估客户会议的成功率。在很多情况下，她说，会议是一个投资回报率整体研究方面的一个完美工具。"我们同顶级的高管人员保持着长期稳定的关系，所以他们明白会议的真正目标是什么。我们发现，他们一个成功的会议能够增加5百万美元的收益，投资回报率达到200%。"Hecko报告说。
