随着人工智能技术的飞速发展，酒店和会议场地行业正站在一场深刻变革的十字路口。Cvent最新发布的《掌握AI技术服务商务团队业务：2025年酒店专业人士AI应用手册》（Mastering AI for Group Business in 2025- A handbook for hospitality professionals on how to use AI technology to improve processes and increase competitiveness）为行业提供了一份详尽的AI应用指南。这份报告不仅系统阐述了AI技术的基本概念和发展历程，更重要的是深入探讨了AI如何帮助酒店和会场提升运营效率、优化客户体验、增加营收。对于正在数字化转型道路上探索的会展和商务活动从业者而言，这份报告提供了极具价值的洞察和实践指导。以下是主要章节的解读：
第一章：理解AI技术——从概念到应用的全景图 核心要点： 1. AI技术的本质与分类 报告首先明确了AI的定义：它是一种使机器能够感知数据、解释信息并执行通常需要人类智能才能完成的任务的技术。报告将AI主要分为两大类：
生成式AI (GenAI)：能够通过学习现有信息中的模式来产生新的原创内容或媒体 预测式AI：通过分析现有数据来预测未来事件
2. 酒店业相关的AI技术生态 报告详细介绍了几种对酒店业特别重要的AI技术：
机器学习(ML)：这是AI的一个子集，使机器能够从数据中学习并随时间改进性能。对酒店业而言，ML可以帮助分析定价、设施、采购模式和活动类型等数据，从而为酒店或场地找到最佳匹配的客户。 自然语言处理(NLP)：以ChatGPT和Google Gemini为代表的NLP技术，让计算机能够理解、解释和生成人类语言。这对酒店专业人士来说意义重大，可用于起草个性化的RFP响应和制作营销内容。 专家系统：模拟人类专家决策能力的AI系统，可协助处理资源管理和后勤规划等复杂决策过程。 图像生成：通过DALL-E和Midjourney等工具，酒店可以快速创建独特且引人注目的营销材料，大大减少对专业设计资源的依赖。
3. AI发展历程与行业影响 报告追溯了AI从1956年达特茅斯会议开始的发展历程，特别强调了近年来NLP技术的突破如何改变了人们与技术的互动方式。对于会议和活动行业而言，AI的影响尤为深远：
2023年，生成式AI在酒店业的价值达到163亿美元 预计到2033年将达到4390亿美元 2024-2033年的复合年增长率将达到40.2%
这些数据充分说明了AI技术在酒店和会场行业的巨大潜力和快速增长趋势。 第二章：AI为酒店专业人士带来的具体益处 核心要点： 1. 时间效率的革命性提升 报告强调，AI可以自动化某些基础任务，如完成在线预订、发送营销邮件等，从而释放员工时间用于业务发展和问题解决。这对于团队规模小但销售目标宏大的酒店来说尤其重要。 2. 个性化内容的规模化生产 AI能够帮助识别谁在搜索您的场地以及他们的首要需求。有了这些用户画像，您可以进一步利用AI起草直击目标受众需求的内容，无论是网站内容、社交媒体营销活动，还是在采购网站上的场地简介。 3. 提案定位的精准化 在2025年Cvent规划师采购报告中，规划师表示响应时间至关重要，但关于价格、会议空间和设施的准确信息同样重要。AI工具可以帮助您快速创建提案，确保从一开始就回答规划师的所有问题，避免来回邮件沟通。 4. 全天候的个人技术助手 报告将AI比作一个永不需要睡眠的员工。您可以分配任务，它会在幕后默默工作，甚至在下班后继续完成任务。AI可以：
收集和汇总行业数据以帮助识别趋势 头脑风暴寻找使用场地活动空间的新机会 随时即时响应询问
5. 即时翻译能力 AI可以在几秒钟内将新邮件、聊天消息、现有或新的营销材料，甚至整个网页翻译成您选择的语言，使向世界各地的相关方传达您场地的能力和设施变得容易。 6. 数据分析与洞察 AI在数据分析和基于分析提出建议方面真正发光。它可以：
识别客人行为模式并优化人员配置 根据预测需求动态调整房价，使RevPAR增加10-15% 帮助营销专业人士精准定位正在搜索场地信息的规划师
第三章：使用AI创建会议和活动场地内容 核心要点： 1. 内容创作的全方位应用 报告详细列举了AI在内容创作方面的多种应用场景：
头脑风暴创意：AI可以成为绝佳的头脑风暴伙伴，询问规划师或客人在采购酒店和场地时搜索什么，或者什么内容对您的竞争对手有效，以此为您自己的内容营销策略提供信息。 起草吸引人的邮件：您可以训练AI以您品牌特定的语调撰写邮件，提供活动规划师、与会者和潜在客户想要了解的场地信息。 突出场地特色：AI可以识别您场地的独特之处和对客户重要的特点，并以易于消化的格式呈现。 定制提案：使用AI构建随时可以快速填充独特内容、图像等的定制模板。 撰写会议室描述：AI可以帮助您收集设施各种房型的重要细节，并将其转化为吸引人的描述。 创建和分析调查：使用AI起草体验后调查，然后汇总和分析响应。AI可以突出显示您可以改进采购和预订流程的地方。
2. 撰写优秀AI提示的技巧 报告提供了详细的提示撰写指南：
具体明确：使用完整的句子和无俚语的术语，清楚地说明主题 简单直接：保持句子尽可能短，复杂主题要分步骤处理 确立语调：使用"正式/非正式"、"对话式"、"专业"或"学术"等描述词 提供背景信息：包括对目标受众的描述和内容目的 指定长度：包含所需的字数、句子或页数 根据需要调整提示：不要害怕提出澄清问题或重新措辞提示 审查：始终确保AI生成的内容事实准确、语法正确且符合目标
3. 实际应用案例 报告通过一个具体案例展示了AI的实际应用：一位大型活动场地的销售经理发现内容创作占用了团队大量时间后，决定使用AI简化流程。实施后，团队报告平均有15%更多的时间用于开发潜在客户。 第四章：使用AI管理会议和活动 核心要点： 1. 自动化技术任务 AI可以协助处理技术和自动化任务，简化内部和外部沟通，高效规划空间使用，并充当项目经理确保任务按时完成。具体应用包括：
日程安排：AI可以帮助组织日程表，确保在活动前、中、后有合适的员工可用 优先响应：AI可以评估收到的RFP，将其与可用性和空间进行比较，创建优先响应列表 聊天机器人：当客户询问房价、早餐选项或退房时间等相同问题时，AI聊天机器人可以每次都愉快准确地响应 图表和布局：提供场地物流和规划师的具体要求，AI就能创建准确的活动布局。使用AI在几秒钟内构建准确的按比例房间设置
2. 运营管理的智能化
房间区块管理和预订：自动化房间区块和活动预订可以消除手动数据输入并提供增收的追加销售 库存管理：AI系统可以跟踪家具、AV设备或餐具的使用位置和频率，使用历史数据建议何时需要更换物品 连接正确的联系人：AI使用数据帮助您更有效地寻找规划师，将您与需要像您这样的场地和设施的规划师匹配 随时随地解决问题：让您的团队通过使用AI快速回答问题，AI可以在几秒钟内扫描所有支持文档
3. 精品酒店的AI应用案例 报告通过一个精品酒店运营经理的案例，展示了AI如何帮助管理奢华活动的每个细节。通过使用Cvent活动图表的AI功能，可以使用自然语言解释独特设置，程序将提供适合会议空间的选项。 第五章：使用AI提升场地业绩和收入 核心要点： 1. 大数据分析的威力 AI可以容纳和分析大量数据，在处理非结构化数据和发现人们难以将信息提炼成摘要和行动项目的模式方面表现出色。具体应用包括：
自动化数据输入：从各种来源收集数据可能耗时且充满手动输入。通过告诉AI从哪里提取信息、什么数据最重要以及未来想用它做什么，将这一责任转交给AI 费率优化：汇集市场费率、高低需求的历史数据等，使您的相应费率公平且有竞争力。动态定价使场地能够根据实时市场条件自动调整价格，导致RevPAR增加10-15% 在线评论响应：MARA是一个使用AI分析并快速提供个性化在线评论响应的评论管理工具 汇总反馈：告诉AI找到关于您酒店的所有评论并寻找投诉模式，您可以将改进工作集中在对客人造成最大困扰的问题上
2. 需求预测与细分
预测需求：如果您想知道是否应该拒绝RFP，可以询问AI那段时间的需求会是什么样。基于AI的预测比其他方法准确25% 精细化细分：传统上需要几天的数据输入和无尽的电子表格工作可以通过AI快速完成。要求详细的客户细分，以便在定价、特别优惠和最有可能转化的目标市场方面做出更好的决策 提供客人想要的设施：使用过去客户的行为分析来确定哪些群体最有可能包括肩部日期、升级房型或在住宿期间添加设施 跟踪竞争：AI可以帮助您确定谁是您的竞争对手以及他们提供什么正在从您的物业抢走市场份额
3. 活动协调员的实际案例 报告通过一个受欢迎的酒店和度假村活动协调员的案例，展示了如何使用AI改善RFP审查和响应时间，最小化团队响应规划师问题的时间。通过实施AI工具，团队可以优先处理来自匹配良好的规划师的RFP，并快速向不合适的规划师发送自动响应。 第六章：通过AI实现个性化 核心要点： 1. 个性化的重要性 报告指出，77%的B2B买家更有可能与通过个性化体验了解其需求的公司互动。受众现在期望在其旅程的每个阶段都有定制化的接触。个性化由数据驱动，而AI是大数据专家，是改善外展和活动个性化的理想合作伙伴。 2. 个性化应用场景
定制提案：在提示中包含有关行业、活动目的和规划师优先事项的信息，以获得直接针对活动专业人士的个性化结果 为追加销售机会量身定制的设施：突出活动日期期间发生的活动或景点。根据与会者的兴趣提供肩部日期、设施和房间升级 定制预订网站：AI可以成为您创建特定群体预订网站时的文案和图形设计师。它可以更改颜色、字体、图形和文本以匹配主办组织或您场地的品牌 母语沟通：立即将您的营销材料、提案和预订信息翻译成规划师和与会者的母语
3. 更深层次的个性化策略
预测客人请求：您可以根据关于重复群体或类似活动的过去数据预测活动的需求 解决群体的特定痛点：向您的客户和客人传达您了解他们的担忧并正在积极努力使他们的体验无缝和愉快 突出群体行业中重要的功能：如果您想与科技公司的活动专业人士建立联系，始终包含有关您最先进的制作团队的信息 安排沟通：想确保活动后五天发出感谢邮件？使用AI安排个性化沟通 快速培训新员工：通过简要描述新员工在您场地的角色，您可以让AI扫描您的内部文档并创建学习计划
4. 个性化的未来趋势 报告引用数据显示，73%的品牌同意AI采用将从根本上改变个性化和营销策略。这预示着个性化将成为酒店和会场行业的核心竞争力。 第七章：酒店和场地开始使用AI的实用技巧 核心要点： 1. 从一个流程开始并逐步构建 报告强调，AI不是全有或全无的命题。建议的实施方法是：
选择一个您认为从自动化中受益最大的流程并专注于此 可能是构建营销内容、自动响应RFP、活动规划师勘探或任何其他占用大量时间的手动任务 使用AI应该减少完成任务所需的时间，而不是使其更复杂
2. 不要害怕实验
一些AI是为技术专家构建的，但有些则非常易于访问 从增强您已经在做的流程开始 ChatGPT是尝试生成式AI的绝佳格式，它是免费平台，使您能够像说话一样提示它 您使用得越多，在提示工程方面就会变得越好
3. 从AI专家那里获得支持
要使AI集成尽可能顺畅和无痛，您可能想要引入AI顾问，最好是专门从事酒店业使用的顾问 这些专家知道技术如何改善会议和特定活动任务 他们还可以提供使用AI的培训，并在您需要感到舒适的时间内充当中间人
4. 像管理其他任何事物一样管理AI流程
AI虽然有帮助，但并非万无一失，也没有您拥有的行业专业知识 您不能计划让AI接管任何流程的100% AI起草的内容、自动化流程和数据分析应该像人类完成的任何工作一样受到监督和验证
5. AI技术发展迅速
这是技术的普遍问题：就在您认为掌握它时，就会发布新东西 如果您需要自己跟上AI，不要试图解决所有问题 考虑您最常使用的技术，并在他们揭示新功能和产品时关注该提供商
6. 考虑集成
要真正让AI为您工作，请确保您选择的系统与您已经使用的技术集成 这意味着数据将从您的CRM、PMS和其他内部系统流入AI，无需手动干预
7. 技能差距和培训 报告提供了解决技能差距的建议：
从沟通开始，解释AI功能如何对整体流程有用 考虑建立正式的AI培训计划，为您的团队提供可能需要的持续支持 教育和定期使用只能帮助用户感到更舒适并变得熟练
第八章：Cvent AI工具——实践中的创新 核心要点： 1. Cvent供应商市场（由Reposite提供支持） 这是一个AI驱动的采购工具，旨在简化在全球范围内寻找（和被寻找）规划师的过程。AI算法可以将您与正在搜索您的服务或设施的旅行和活动规划师匹配。 2. 规划师导航器 这个AI工具通过识别与您的酒店或场地及其提供的内容最兼容的Cvent供应商网络(CSN)规划师，使勘探规划师变得前所未有的容易。它通过分析规划师的采购行为来实现这一点，包括过去的RFP和过去的预订。 3. 响应助手 在收到您的提案后，规划师很可能会有更多问题；这种来回可能是提案过程中最耗时的部分。使用Cvent响应助手，您场地过去的提案响应会被汇总和引用，您的CSN个人资料信息被利用来生成对规划师自定义问题的即时答案。 4. AI写作助手 无论您需要推介还是提案、视频描述还是完整的物业简介，您都可以在Cvent上获得撰写任何书面内容的帮助。助手将根据您想要的语调和长度重写内容。 5. Cvent活动图表 通过简单的文本提示，您可以使用Cvent活动图表工具创建3D图表。您可以向AI图表助手提供指示，从头开始创建全新的图表。该工具会根据您的个人座位逻辑自动创建座位安排。 6. Cvent对AI安全和安保的立场 报告强调，Cvent在继续投资整个平台的AI计划的同时，也理解这可能引发关于安全和安保的问题。他们承诺构建可靠和安全的AI，保护数据免受未经授权的访问或滥用。 总结与展望 这份报告为酒店和商务活动行业提供了一份全面的AI应用路线图。从基础概念到具体实施，从内容创作到运营管理，从数据分析到个性化服务，AI正在重塑整个行业的运作方式。 对于会展和商务活动从业者来说，关键启示包括：
AI不是威胁而是助手：AI将取代的是我们工作中可能已经不喜欢的方面，让我们有更多时间专注于建立关系和创造独特体验。 从小处着手：不需要一次性实施所有AI解决方案，可以从一个具体流程开始，逐步扩展应用范围。 数据驱动决策：AI的真正价值在于其处理和分析大数据的能力，这可以帮助做出更明智的业务决策。 个性化是未来：随着客户期望的提高，个性化服务将成为竞争的关键差异化因素。 持续学习：AI技术发展迅速，保持学习和适应的心态至关重要。
正如报告所预测的，到2033年，AI在酒店业的价值将达到4390亿美元。这不仅是一个巨大的市场机会，更是行业转型升级的必然趋势。那些能够有效利用AI技术的酒店和会场，将在未来的竞争中占据显著优势。 对于中国的会展和商务活动行业而言，这份报告提供的不仅是技术指南，更是战略思考的框架。在数字化转型的大潮中，如何平衡技术创新与人文关怀，如何在提高效率的同时保持服务的温度，这些都是值得深思的问题。AI是工具，但创造卓越体验的，永远是富有创造力和同理心的专业人士。
