科技创新的速度越来越快，会议及贸易展中的新技术应用也随着科技产品的更新而朝着更好、更便宜和更容易使用的方向推进。科技创新给会议组织者带来了各种各样的新选择，2012年会议及贸易展科技主要呈现出12大发展新趋势。
一、更多免费或低费用的应用程序为活动和贸易展服务
科技先驱及未来学家雷•库兹威尔认为："所有的信息科技，其技术能力每年都在翻番。"换种角度看待库兹威尔的观点，同等技术的成本每年都在减半。网络软件的发展比以前任何时候都更快速、更容易。过去要花上10万美元以及整组程序员做几周甚至几个月的工作，现在一位天才少年利用周末在自己的卧室几乎就能完成。应用程序的开发可以利用网络服务的透明化极大地借助网站之间的数据共享。例如，网上报名程序可以兼容Saleforce.com或其他联系人数据库，使用起来简单、快速而且无需昂贵又费时的自定义程序。因此，出现了许多免费或低成本的网络工具，以帮助会议专业人员更好地做好本职工作。
现在提供免费的在线会议设施数据库是(Cvent供应商网络：http://www.cvent.com/en/solutions/event-planning-software.shtml);免费的展览平面图及销售工具软件(Floorplangenie.com);为促进活动宣传的众多社交媒体工具(如Facebook、Twitter、LinkedIn、YouTube、WordPress、Flickr、Slideshare等);免费的高清视频会议工具(Skype以及Google Hangout);免费的协作工具(docs.google.com和join.me);数以千计的免费或极低成本的手机旅游以及其他应用程序，这些都能帮助会议专业人士和与会者，以及更多的人。
二、移动技术跨越了从早期接受到活动主流新宠的鸿沟
MPI的"2011未来预测调查"和其他最新数据表明，超过80%的会议专业人员在工作中使用智能手机和其他移动设备。然而，相对较少的策划者(9%)为自己策划的会议使用了移动应用程序。这种情况即将改变，在2012年和2013年举办的活动中，移动应用程序的使用会有非常显着的增长。如果会议没有使用移动应用程序，与会者便会知道会议组织者没跟上潮流。
目标客户面向会议专业人士的移动公司和移动应用有数百家。虽然也有可能再来一次像上个世纪90年代末的科技泡沫一样的大洗牌，然而生存下来的公司将改变我们做生意的方式。
使用移动应用程序会为你的活动带来非常强大的商业优势，包括更好地实时发布会议信息、更强的场地定位的能力、减少纸张的绿化活动、更好的现场网络、更低成本的民间调查或投票、增强品牌、更好的会议人数分析、更好的客户关系管理、广告创收以及增强与会者的活动体验等。
在活动中更多地使用移动应用程序的另一个因素，是针对会议场地而设计的应用程序数量增长，而不是针对会议策划者的。会议场地经理可以将应用程序低价格转售，或是将自定义的应用程序给会议组织者和与会者使用。这种模式的例子如SwiftMobile.com和eMarketing360.com。
三、自己动手(DIY)为活动创建个性化的应用程序
移动设备发展最热门的领域之一，就在于低成本的DIY舞台。使用BiznessApps.com，每月只需39.95美元，你就有可能创造一个功能齐全、跨平台的商业应用程序(iPhone、Android、iPad和移动网络)，带着个性化的标识、颜色和内容。这种DIY的网站非常容易使用，还提供全套视频教程。
BiznessApps只是在所提供的数十个业务模板中加了一个"活动"选项，然而现在有几家公司针对活动专门推出了DIY产品，包括：Grupio.com、GenieMobile.com、EventKaddy.com、甚至还有高端的QuickMobile.com。很多时候，它们只占程序员创建一个标准的移动应用程序总成本的冰山一角。
四、HTML5将成为许多活动移动应用程序的标准
专门为iPhone、ipad、Android、黑莓和Windows 7手机安装的本机移动应用，虽然有其个性化的外观和质感，但是也存在了一些问题：
为每种手机编写个性定制的本机应用是十分昂贵的，而且，相比编写统一的所有智能手机都能兼容的网络应用程序，这需要更多的编程高手。
有时应用程序存在一些缺陷————特别是在Android操作系统中，该系统拥有数百种手机型号，有着不同的屏幕尺寸及处理速度。"签约就免费送"的低端Android手机根本没有能力运行这些应用程序。
获得各种应用程序商店批准安装这些本机应用，需要花大量的时间和金钱。例如，iPhone 或iPad应用商店通常需要一个月时间审批，还要至少花费$ 99美元。应用审批提交之后，就不能再做任何更改，包括最后一秒钟的简单修改。
HTML5(HTML 第5版)是超文本标记语言的最新版本，也是用于描述网页内容和外观的标准编程语言。在移动应用程序开发方面，它比本机应用程序或先前版本的HTML提供了更多好处：
成本远远低于昂贵的本机应用程序开发。编程语言本身是简单的，程序员不必担心要为所有不同的移动操作系统单独编写并定制应用程序。
不同于以前版本的移动网络，用户可以下载网页到手机上————用户不需要保持联网也能工作。相较以前移动网络的版本，它能给人更近似于"本机应用程序"的使用体验。
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HTML5支持地理位置定位，用户可以在允许访问自己的位置的情况下访问移动网站。
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可以在所有新款的智能手机上使用，只需简单地登陆网页浏览器。
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不需要通过应用程序商店的批准，成本低，而且节省了时间。可以闪电般地对应用程序进行修改，大幅缩短开发时间，灵活性强。
虽然HTML5也存在一定的限制性，然而，想要滚动浏览大量数据(如数百名与会者的名单)还将需要一个使用HTML5的本机应用程序或通过网络接入。大型而复杂的会议通常需要本机应用程序。他们的HTML5页面也更倾向于基本的外观和导航。
尽管有这些限制，转向使用HTML5将降低成本和开发时间，同时也增加了活动移动应用开发的灵活性，DIY模式变得更容易编写。
五、会议录制和分销变得更便宜、更快捷、更强大
会议录制技术早在十多年前就出现了，最先开始录音的时候，人们在会议现场大批量地录制演讲的录音带，并拿到会场外的大厅出售。随着的技术进步，使其可以更迅速并相对便宜地分销演讲视频、音频以及在网上按需要进行回放。
就在几年前，能做到这一点的技术还根本不存在。而今，高清晰度摄像机的价格已经大幅下降，甚至我们所携带手机都能提供此功能，还能利用大多数的会议场地所提供稳定的宽带，而且其价格正在下降。同时，演示管理软件也已遍布各处。
例如，"用一个盒子进行录像和网络直播"是罗兰系统集团(www.rolandsystemsgroup.com)的VR-5，能够进行5通道视频切换、音频混合器，视频播放、录音机、预览监视器和输出网络流。以前所需的设备箱和10多万美元的成本已经缩水成了不到5000美元仅9磅重(4.3千克)的盒子，大大简化了生产、录制和活动的现场直播。
如今，利用这些更轻便、更便宜、更快捷的工具，会议录制公司有能力同时为几十个说明会录制演示视频(音频)和幻灯片，并在当天下午就可以在网上出售或分销。实时转播的流媒体技术也比过去更容易和更简化。提供这些服务的公司有：内容管理公司(cmcgc.com);自由人(freemanco.com);OmniPress (omnipress.com);PSAV说明会服务(psav.com);Sonic Foundry(sonicfoundry.com);Digitell (digitellinc.com)以及Soma媒体(soma-media.com)。
六、 混合会议扩大了面对面活动的影响范围和深度
混合式会议是一种活动形式，结合了本地和远程与会者面对面的及虚拟的体验。在未来几年中，这种形式将成为许多活动的惯用手段。会议专业人士认识到，将活动影响扩大到会议室之外已经变得容易得多。一场混合式活动可以产生成倍的活动影响，还能为以后的活动招揽新的与会者。
现场直播的网站如LiveStream.com，为远程与会者观看现场视频会议提供了简单的途径，其价格从免费到企业专属价位不等。不但如此，像投票和远程答疑的互动工具越来越多，以帮助远程参与者进行互动。目前，使用带有活动关键字的Twitter，一直都被用于远程与会者发表意见和要求的工具，同时还能在演示过程中提出问题。
Skype.com可以免费进行四地高清视频，高清技术使得活动能够将室内大屏幕投影清晰地发送给远程的演讲者或是团队。
Google Hangouts(plus.google.com/hangouts)允许最多十地视频会议，其视频效果比较稳定并且对网络要求相对较低。欧洲活动营(eventcamp.eu)最近办了一场"混合品酒会"，将来自欧洲四个城市的当地团体连接在一起。葡萄酒被分别运到四个城市，组织者将酒倒入杯中并分发给在场的与会者，接下来介绍并讲解了葡萄酒，与会者举杯;闻香并进行品尝，全感官的互动在多个地点同时进行!
七、近场通信(NFC)将为活动提供简化的连接和服务
NFC是一种短距离无线连接标准，将他们互相交叉时，就能在设备之间进行通信。它有望成为一种被广泛使用的系统，通过智能手机在美国进行快捷支付。
该应用对于活动来说十分重要，它允许活动以非常快速、安全和简化的手段来进行：
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电子订票
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电子名片交换
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信用卡付款
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易于领取会议文稿、展览小册子、课程笔记以及其他数字格式的文件
过去几年，日本和欧洲部分地区已广泛使用了NFC，在爱沙尼亚，曾有人用它来付停车费，乘坐电车，只需在接收器处用手机刷一下即可。在欧洲，ITN国际(ITN-international.com)已成功地在活动中使用NFC，包括互换名片、电子订票以及小额支付。
使用NFC提供这些服务的公司如Poken.com。他们使用具有NFC功能的"pokenTAG"，轻巧而又价格低廉，可戴在脖子上，当交换信息时还会闪烁绿色。
然而，当手机普遍使用NFC的时候，游戏规则就要发生改变。黑莓的第三代新机型和几十部Android手机以及许多诺基亚和索尼的手机提供此项功能。然而，如果即将发布的iPhone5能提供NFC功能，那将很可能成为NFC时代的引爆点。未来，NFC将提供更好更快的数据交换、票务及活动的小额付款功能。
八、 YouTube和其他社交发布工具将越来越多地被用于促进和管理会议及与会者的互动上
很多文章都提到了Facebook.com和其他社交网站的能力，在活动前与潜在与会者互动以增加现场的出席人数和人际网络。越来越多的免费社交发布工具将被用于类似的用途：
Twitter.com，微博，也是社交发布工具。现在已被广泛使用在标注了关键字的活动中，以促进活动前、期间和之后与与会者的互动上。策划者应该在他们的活动之前提早宣传活动关键字，以充分利用社交工具，发挥其作用。
免费博客工具(如WordPress.com)可以用来创建活动博客以提高出席人数。请你的演讲者参与进来，为他们的环节添加评论。邀请有影响力的博主参加你的活动，并请他们向他们的网络联系人进行宣传。
鼓励与会者将他们的活动照片上传到flickr.com上，并使用指定的活动名称(使用标有关键字的推特名称)，这样每个人都可以分享他们的会议体验。此页面还能为将来的活动起推动作用。
演讲者可以使用SlideShare.com分享他们的幻灯片。
YouTube.com，世界排名第二搜索网站，仅次于谷歌，可能是最有前途的活动推广工具之一。视频是互联网中最有说服力的语言，可能相当于一千张图片，其吸引力远远超过了网页或者文字手册。
YouTube使用方法贴士：
a.) 鼓励你的演讲者，多使用短视频来讲述他们的演讲内容，并上传到YouTube。
b.) 将现场视频链接或嵌入到你的活动网站。
c.) 保持影片短小精悍，长度不超过3分钟。
d.) 高清录制。
e.) 选择一个引人注目的缩略图，使用YouTube提供的工具发布。
f.) 允许评论和共享。
g.) 使用有意义的名字命名的影片。
h.) 为视频添加关键字和有意义的描述性文字。
九、社交游戏工具将被用来加强活动现场的和虚拟与会者之间的互动
全世界的人每个星期要花超过30亿小时上网玩游戏!Jane McGonigal在她的TEDTalk一文中谈到游戏如何通过深度的参与性和鼓励协作将世界变得更美好。她建议，利用玩家的力量，来解决现实中的问题。
网络游戏令人互动将让人们沉浸在一个不同的世界中。它可以是非常有趣的，它还能以独特的方式吸引越来越多的人参加活动。
基本的社交游戏工具如位置感知游戏，例如Gowalla.com，FourSquare.com和Facebook.com /places，鼓励人们检查不同的位置。人们可以赢得徽章和奖品，还能接收别人的使用技巧。然而，这是比为一家喜爱的餐馆建立忠诚度更有效。所有这些免费的在线工具都提供为活动签到的功能。这些位置感知游戏还可以帮助建立活动网络
Scvngr.com是另一款在线社交游戏工具，非赢利团体和协会可免费使用，它通过任务和挑战与与会者进行互动。最近，此款游戏工具应用在了消费电子展和SIGGRAPH展上，以引导人流通过展览大厅，并且参与挑战赢得奖品的活动。
社交游戏也可加强虚拟和混合会议的与会者的参与性。竞赛和挑战已被证明能够与虚拟参与的人们进行互动。思科的GSX混合会议拥有19000名虚拟与会者，浏览数达一百万次，其中13000在线玩家游走于虚拟和现实之间，8000名参会者在群聊，还有95000人在玩GSX的迷你游戏。
十、iPad和平板电脑将为访问活动数据提供新的媒介
iPad是苹果公司最新的长期运行、改变游戏规则的创新产品，它以及其他平板设备代表了获取信息的新途径。其优点是重量轻、高度便携、非常直观，大屏幕的显示提高了可读性，并让更多的房地产信息能够以像纸面一样的格式呈现出来。手指代替键盘和鼠标，导航非常直观，便捷。
因为我们的行业是一个移动式的，因此平板设备的诞生对于活动来说是自然而然的事情：
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我们的工作地点远离办公室和固定地点的"大屏幕"电脑。
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因为重量、安全、站立时无法方便地使用等原因大部分人都不会在活动中带着笔记本电脑。
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我们时常需要管理活动中的海量数据。迄今为止尚无更好的办法，很多数据都是以纸张的形式呈现的。
平板设备将越来越多地应用于互动的会议程序、课堂笔记的分发、调查、交互的展览计划、产品展示、信息亭、领导人交流、演讲者问答、在线博客、社交媒体以及更多移动式活动上。
十一、免费便捷的访问Wi-Fi是会议策划者们日益强烈的期望
策划者们希望在会议室、会客室和大堂都有免费的无线互联网接入服务。尽管一些奢侈场所依然为了盈利而保留互联网收费项目，但是因特网的接入已经被参会者视为如电灯和水一样的基础设施。策划者们说："不要因为互联网的接入，而变相的向我们收取附加费用"。如果像"Motel 6"这样的汽车旅馆都能提供免费的Wi-Fi，那么会议酒店和场所也应该提供。
然而，这并不意味着无限制的访问。互联网带宽可能非常昂贵，大部分会议场所无法应对意料之外的海量需求。如果有500位参会者拿出他们的iPad同时访问高清视频，那么全国范围内也没有几家会场能够不经过特殊安排而满足这样的需求。如果某个团体需要特定的带宽，特定的IP地址或者其他的互联网服务，那么对此收费是合理的。但是一般来说，受控的访问应该是免费的，比如最小500kb/秒的下载速度————这对于访问邮件和有限的视频足够快了。
另外，会场需要让接入Wi-Fi的服务更加便捷，打开浏览器点击"OK"即可。由于用移动设备频繁地进行互联网访问，所以也要让登录界面在更小的页面下变得更加清晰，甚至使用自动感应技术来为更小的屏幕提供优化的移动登录页面。
十二、"室内定位系统"将会对活动和贸易展览的寻路及导航提供帮助
标准的GPS在室内无法工作，而标准的无限局域网(Wi-Fi)三角测量只能提供大约100英尺(30米)的精度，在整个展厅范围内，对会场进行精准定位或者对于个人搜寻来说都是不够的。
现在至少有两家公司(Wifarer.com和Sherpa-Solutions.com)的新技术有望克服这些困难，如今使用智能手机的用户越来越多，通过跟踪那些打开了Wi-Fi功能的智能手机从而提供非常精准的定位，精确度在1米之内。这些工具提供：
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精确定位
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使用优化路线穿越会场/展厅的私人导航
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朋友/联系人找寻及联络(经过允许)
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基于位置的内容交付(比如展览折扣或者视频)
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通过产品分类优化展厅视觉效果
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展厅"热点"及流量分析
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其他一些功能也将很可能开发出来
除了体育场和会议中心以外，这项技术在购物中心、机场、医院和博物馆也有广阔的前景。
在经济发展充满挑战的时期，虚拟会议和网络会议的使用在不断增加，而一些市场上出席会议的人数却在下降。然而，会议和贸易展仍然能给教育、网络和销售预算方面为你带来非常好的价值，活动提供了空前的机遇把买家和卖家聚在一起，建立关系、开展头脑风暴、彼此联络等。对于参展商而言，这总是一个最好的方式能在很短的时间内见到许多有资质的买家。而对于采购来说，这也是一次很好的机会来接触感兴趣的供应商，大家在同一个地点可让你分门别类的选择。这些活动、贸易展以及餐饮业都是建立在关系基础上的，并且活动和贸易展还是建设这些关系的最好途径。
尽管在线研讨会对于简短信息的交流是不错的，但是会议却能提供丰富的学习体验。与会者感觉出席会议并不像在办公室里那样心烦意乱，而且在走廊、前台和展厅的交谈对于交换信息而言也发挥了巨大的作用。与虚拟会议相比，会议本身能够提供更为丰富、更有目标以及更加专注的学习体验，就像世上并没有一种"虚拟啤酒"的东西，人们也无法感受它的味道一样!
作者介绍：科尔宾•保尔，注册会议专业人士，CSP，是一位专注于活动和会议科技的顾问、作家及演讲者。拥有20年国际城市间科技会议的经验，目前正帮助全球范围的客户利用技术来节省时间和提高生产力。连续四年被会议新闻杂志评选为"会议行业最有影响力的25人"。
