会前会
精明的饭店销售总监会就某项活动组织预备会议，以便介绍饭店的会议服务人员和组织人员。这样的预备会议非常重要，并且要召开多次，以排除会议期间经常会发生的麻烦。从预备会议开始，就应该由服务经理而非销售人员来协调客户和饭店员工。如果饭店打算在会议业务方面有所发展，必须培养优秀的销售人员，他们的接触面要宽广，这样才能为饭店带来好的生意;同时还要培养优秀的会议服务人员，他们在机构内部的作用将使活动圆满成功。在大型的会议饭店，会议服务经理配有一名助手，可能的话，还需要多名专家。
威斯汀饭店的“经营诀窍”
每一次会前，饭店应该把所有与会议有关的员工集中起来，同客户共同召开一次充分的会前筹备会，并使之形成惯例。这种集中会议为双方提供了一次逐条审核会议议事日程的机会，以保证每个人都明确将要进行的工作，并对最后的细节做出决定。
威斯汀饭店的拉里•斯蒂芬曾经是底特律大厦的销售负责人，他介绍了一个被称为“经营诀窍”的计划，用以完善对会议团体的服务。
该计划由两个步骤组成：
第一个步骤是在协会主要代表抵达前的一至两天召开会前会。会上，会议策划人及其同事要同会议服务经理以及直接向团体提供服务的各部门负责人见面，并对即将实施的方案进行审核。
与会者来自方方面面。大型会议活动因有许多宴会、会议和复杂的布局，可能牵扯到的人员如下：
1. 会议策划人及其助手;
2. 负责团体服务的会议服务总监和经理;
3. 负责该团体的销售人员和销售总监;
4. 餐饮部经理、宴会部经理以及厨师长;
5. 饭店总经理，或许还有财务总监;
6. 展览服务总监及一名会议服务部秘书;
7. 下述部门的代表：
A. 前厅
B. 预订部
C. 宣传部
D. 保安部
E. 庶务部
F. 客房部
G. 总机室
H. 娱乐设施
I. 声像部
在会前会结束之前，要举行一个小小的仪式，为会议策划人及其主要助手佩戴贵宾 (VIP) 徽章。这样做有两个作用：一是将会议策划人与饭店员工区分开来，意为饭店尊重他们的职位并且了解会议的重要性。二是在紧急关头时，饭店工作人员可以轻易找到相关的负责人。
第二个步骤是会后会。是上述人员在会后集中起来对工作进行总结。
拉里•斯蒂芬的这个方案行之有效，可被用于任何规模和类型的饭店，无论是度假饭店、商务饭店或是汽车旅馆。以下将分步骤介绍经营诀窍的几个方面：
1. 会前会的日期和时间由饭店和协会的负责人商定，向所有相关部门发放备忘录并附上通知单。会议服务经理可以借此机会针对会议团体的任何不寻常特点及要求来配备人员。要认真考虑座位的合理布局、会议室的合理面积以及客户座椅的舒适程度等细节问题，使客户感到饭店在服务上会将他的会议视同于自己的会议。饭店应该为会前会准备饮料及食品。会议服务经理也应该提前一小时查验会议室的设施。这些因素将构成令人愉快和引人入胜的会议气氛。
2. 应该为所有部门负责人准备桌签，使客户可以在会上认识饭店方的关键人物。要为会议策划人及其工作人员准备印有姓名的贵宾(VIP)徽章。
3. 会议议程要为部门负责人留出时间提问，以便澄清与服务相关的问题。之后会议服务经理就会议任务逐项进行审查，典型的议事日程可以包括：
——检查会议活动单
——检查团体客人总帐
——最新的客户占用报告
如果有理解上的错误或者有需要变动的地方，客户将有机会做出更正。饭店应该指派一名秘书在现场记录下所做的更改。会后将变动的结果打印并分发给所有相关人员。
明细表上列有整个会议的方案，它是饭店内部的沟通媒介，不仅要发给出席会前会的所有人员，还应该分发到饭店的每个部门。要随时向各部门通报最新信息，使他们能够预测所需的人员配置。举例来说，如果某一天没有午宴或者晚宴计划，就应该提醒咖啡厅和餐厅排班负责人注意，可能会出现就餐人员严重超量的情况。同样，如果计划了店外的晚间活动，就该通知保安人员加强特别性预防措施。
如前所述，威斯汀饭店的经营诀窍对任何会议饭店都适用。良好的开端是非常重要的。这类精心组织的会前会程序能够避免许多无法预见的危机，也彰显出成功会议和杂乱无章的会议之间的区别。
关键人员花名册
会议策划人常常要求饭店为其提供专业人员和部门负责人的名单，以便在出现麻烦时可以找到恰当的负责人。许多会议服务经理也喜欢通过这些渠道获得办会方的要求。这是策划人和会议服务经理之间最明智的选择。
如果会议服务经理总是亲临现场，并和会议策划人保持接触，就有可能把握策划人的每个要求。否则，就应该指定一名助手或培训部门负责人将客户的要求传递给会议服务经理，以便就将来的活动同这些联络人进行协调。关键人员花名册列出了会议策划人通常需要知晓的人的名单及职务。关键人员同会议服务经理之间的联络是必不可少的。
芝加哥贸易协会高级管理人员论坛和美国贸易协会高级管理人员组织的前会长米尼塔•威斯科特建议：
在会间，应该为会议指派一名饭店的工作人员，他要随时待命处理一切需要处理的问题。如果协会的高层管理人员能够同所有将要共事的饭店高层人员见面并相识，将有助于会议的顺利进行。
会议策划人希望饭店联系人处理好突发事件，马里奥特饭店连锁集团考虑到这类要求因而提出了“红夹克”服务。饭店有一批身着红色夹克衫的会议服务人员，经过培训后承担处理紧急事件的任务，这一计划确保会议策划人在需要时可以得到及时的帮助，也表明饭店对服务的承诺。这种提供保障的姿态会逐渐使饭店成为会议策划人的最佳选择。
总之，我们认为向客户提供饭店关键人员花名册是一种带有积极意义的举措，前提是要求客户在任何可能的情况下都能通过会议服务经理与店方人员取得联系。
饭店还应该为会议策划人指定一名全天候主要联系人。除关键人员的花名册外，一些策划人还要求为其配备步话机、寻呼机、呼叫器、移动电话，以保证同饭店工作人员随时联系。
会议活动单(宴会活动订单)
在计划最终确定后，应对每项活动都予以特别的关注。这可以通过会议活动单来做到。可以说，明细单为会议提供了一个全景，而会议活动单则是局部特写。
与明细单一样，会议活动单也被冠以不同的名称：活动表、工作单、宴会活动订单等等。由于对细节的要求不同，各个饭店的会议活动单同样具有差异。每个会议活动表格通常根据明细单来制作，并且充当值班员工的任务书。这是为会议活动提供服务的人员的工作依据。
理想的状况是，明细单应该在会前的两至三周完成，先将两份副本送至会议策划人，然后向饭店工作人员分发。发送会议活动单时应当附上信函，要求策划人审阅副本，在修改过的地方加以标注，并在签字后将其中一份于会议之前反馈给饭店。
无论会议活动是大会还是小型的委员会会议，都要形成文字，在会议活动单上应该详细地列明基本的座位布局、装饰布置、直观教具以及其他的特殊要求。会议活动单的副本应当在活动的前一周分发给饭店的各部门负责人。至关重要的是，方案的每项具体活动都应该有单独的活动表，以确保所有细节没有被忽视。
多数人认为会议服务经理的工作就是在团体抵达后为其提供服务，但是我们90%的工作是在团体抵达前就对详尽的团体资料进行筛选。我的工作是导引、刺激会议策划人提供信息，并且对那些信息进行筛选，随后通过明细单和会议活动单将信息传递给各部门的负责人。
应该制作日程总表，这将有助于确定在不同时间、不同场地、不同的活动中所需要的各种物品的总量。您可能在几张会议活动单中都注明需要转盘式幻灯机，但是在日程总表上才能看出同一时间内需要多少这类幻灯机。
如果策划人缺乏经验且不能恰当地预测自己的需要，他们会推脱责任，认为您没有给予适当的提醒。最终，您变成了替罪羊。制定计划时不仅要注意保护自己，还要考虑自己的建议和组织能力会为您带来的声望。客户会记得每次您所接办的会议是否顺利。这才是您要留给客户的记忆。
会议主题
每个会议策划人都努力使每次活动独具特色。在大多数会议中，反复参会的代表占有很高的比例，因此，策划人希望自己的方案有所变化。
多数会议策划人都钟情于主题性布局，但是很多人无力负担只用一次的主题性布局花费，或者自己缺乏创意，不具备这类专业人员。饭店如果能为客户开发出主题库，将有可能获得更多的订单。
要向多方寻求帮助，会议局和旅游机构可能会为主题晚会提供大量素材。航空公司可以提供招贴画和装饰品。在饭店协助客户开发出这类主题以后，标牌和工艺品一类的制品便可以按照折扣价收购并留待后用。饭店员工应该成为专业人员，能够提供专门知识、道具素材，或者至少也要提出建议。
客户们也会对此做出反应。结果是晚会越来越多，规模越做越大，效果也是越来越好，最终人人受益。
您可以促成更加成功和更令人激动的活动。所有的人都不会忘记在贵饭店所举办的那个盛大晚会。不论晚会出自何人的建议或创作，都不要忘记将成功的主题晚会拍摄下来，要保存这些晚会的照片，将其归档，将来借此激发客户的灵感。成功的饭店将开发出主题系列，也要同那些有意于此的供应商合作。
