简述：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。......
（一）.确认会议住宿的程序
通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。
1.与饭店或酒店确认预订
住宿安排是相当复杂并耗费时间的工作，需记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决各种住宿的特殊问题，以及将住房报告转给饭店，所有这些工作务必尽量快速与准确。在到达预订截止日期財，组织方要尽快与饭店沟通，将最后的订房数予以确认。这样既可保证会议的住宿需要，又可避免不必要的支出。同时,主办方要熟悉饭店、酒店的作业程序，例如如何处理截止日期以后的住房预订。
2.会议娱乐活动
会议期间还应考虑与会者的文化娱乐、参观购物的需要。会议地点要尽量安排在娱乐设施齐全、购物方便的地方,应向与会者提供参观、购物的路线和安排一定的时间和车辆。
(二）.住宿安排注意事项
1.选择会议住宿地点的要求
在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时,要充分考察其基本设施是否齐全，(文章由善达会议策划公司整理编辑），(文章由善达会议策划品牌整理编辑)，安全性如何，价格是否合理,位置是否交通便利,环境是否安静、整洁,然后综合考虑选择。如果由与会者自己支付住宿费，就需选择几家价格、条件不等的招待所、饭店、宾馆或者是同一家宾馆不同标准的客房供其选择。
2.会议住宿的房间安排
如果住宿由主办方支付费用，主办方可根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
(1)嘉宾和主办方的领导要特殊照顾。
(2)年龄较大的与会者和女性与会者应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
(3)注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。
(5)预订住宿地点的工作一定要留出提前量,预订数量上应略有富余。
