1）成立策划小组
会展策划工作复杂，涉及面广，需要集合各部门的人才分头负责，集体决策，所以要成立会展项目策划工作小组。将会展策划工作小组分为以下成员：
①策划主管。策划主管主要负责沟通、协调各策划人员的工作，全权负责策划方案的制订或修订。
②策划人员。策划人员负责编拟会展项目计划。
③文案撰写人员。文案撰写人员负责撰写各类会展文案，包括会展常用文书、会展推介文书、会展合同等。
④美术设计人员。主要负责各种类型视觉形象的设计，包括广告设计、展示空间设计等。
⑤市场调查人员。主要负责进行市场调查及完成市场调查报告。
⑥媒体联络员。媒体联络员负责进行媒体宣传推广。
2）进行市场调查与分析
会展市场调查与分析是会展策划的基础，它是一科学的方法，有系统、有计划、有组织地收集、记录、整理和分析与会展相关的各种信息，从而为会展项目的确立和会展方案的设计提供科学依据的活动。只有在全面收集有关会展信息，并加以科学概括分析的基础上确立的会展策划，才能确保实现总体目标。在进行市场调查时，不仅要考虑本地区的优势和主导产业，还要考虑政府扶持的行业等。
会展市场调查与分析的内容十分广泛，主要包括以下五个方面：产业环境、目标市场、政策法规、同类展会、自身资源。
