为了收集到一些比较集中的信息,很多情况下,大家会选择开一个或几个会议(座谈会)————会议调查法。但就是这小小的会,也有很多需要注意的问题,不然有可能不但收集不到真实信息,反而适得其反,动摇了人心。
一般来说,会议调查法就是用会议组织的形式,召集一些了解情况的同事,请他们来谈一谈对于某些特定问题的看法和认识,或者提出建设性的意见。会议调查法相对其他方法更加直接,效率也很高,再加上参会者都是对问题了若指掌的人,所以得到的答案准确度也会更高。
会议调查法需要注意的问题:
一、选择适合的参会者。
参加会议的人不能随便抽取,一定要是对情况深入了解的人,如果随便找一些门外汉,实际上对调查并没有真正的帮助。
二 、选多层次的参会者。
挑选参会者要注意领域的多元化,在各个不同层次、各个不同部门或者行业、各个不同年龄段的人员,只有这样做,才能够综合社会上的各类人群,得到综合性的回答。
三、会议气氛要轻松自由。
虽然说调查型会议听上去很枯燥,但一定不能让气氛变得凝重。会议调查着重的是让参会者畅所欲言,要用民主坦诚的态度来对待 所有人的发言,给别人一个说话的机会。尤其要注意随时调节气氛,可以用语言或行为来增加轻松的感觉,这样又利于缓解紧张,引起众人的讨论。
四、注意会议的规模。
针对不同的主题,召开的会议规模和次数要做相应调整,是一次开完还是分几次开。发言应该按照什么样的顺序才不会混乱不堪。另外就是要将调查内容提前告诉参会者,请大家做好准备,这样才不会在会议过程中出现大面积冷场的情况。