在AIGC浪潮的推动下，活动策划和市场营销领域正经历着前所未有的变革。Cvent，作为全球知名的会展科技企业，发布了一份《活动策划和市场营销人员的AI应用指南》（A Handbook for Event Planners and Marketers）。本指南旨在帮助读者探索和利用生成式人工智能的无限潜力，以创新的方式提升活动策划的创造力和市场营销的精准度。鉴于CVENT是美国企业，读者应结合自己的工作和国内的应用选择实用的策略和技巧，现将将要内容翻译并摘要如下（当然，本文也是利用AI辅助生成）：
生成式AI的定义与优势 生成式AI是一种能够基于现有信息模式创造新内容的人工智能技术，包括文本、图像、视频、音乐等多种形式。据Forrester预测，到2030年，生成式AI将以年均36%的增长率占据AI软件市场55%的份额。 （亚太地区AI行业使用热力图） 会展业中的主要应用场景 内容创作：AI辅助撰写邮件、报告摘要、生成吸引人的图像和插图等。 个性化体验：AI根据与会者偏好动态生成定制内容，提升参与度。 技术辅助：AI作为个人技术助理，自动化日常任务，提高效率。 类别 场景 描述 内容创作 头脑风暴 使用AI作为创意伙伴，提出主题、会议议题或独特活动形式的新鲜想法。 撰写吸引人的邮件 利用ChatGPT等工具快速撰写吸引潜在与会者的电子邮件。 突出活动项目 帮助组织和呈现活动项目，以新颖、易于理解的方式。 提供演讲者问答预告 生成主题预告，提前透露演讲者将讨论的内容。 创建引人注目的演讲者简介 为每位演讲者定制引人注目的介绍，避免通用的演讲者简介。 为活动网站撰写内容 结合活动细节和受众偏好，快速制作有说服力的网站文案。 开发会议描述 帮助撰写会议描述和参展商描述，节省时间。 活动营销 触及国际受众 使用AI进行实时语言翻译和文化间的交流。 最大化活动后参与度 利用AI协助设计调查问卷、整理反馈和创建内容摘要。 个性化邀请函 分析现有代表数据库，定制电子邮件邀请，提高参与度。 撰写社交媒体文案 为不同渠道提出引人注目的社交媒体文案建议。 再利用活动内容 使用AI工具寻找新的方式来再利用活动内容，例如作为信息图表或博客文章。 活动规划 安排日程 自动化重复任务并预测潜在的日程冲突，提高时间管理能力。 使用聊天机器人简化沟通 利用聊天机器人回答常见问题，减轻重复性沟通的负担。 组织思路 帮助追踪任务并设计高效的工作日程。 利用AI驱动的匹配提高网络机会 分析与会者资料和兴趣，提前提供定制化的人员名单。 评估活动 使用AI工具分析反馈，优化活动网络机会，提出改进建议。 记录会议 利用AI会议助手跟踪会议跟进、摘要和行动项。 提示词示例 指南的第三章是常见的提示词示例（请参考原文）： 类别 提示词（Prompts）示例 创建内容（Creating Content） 在[行业]开展新奖项评比活动，需要头脑风暴点子，吸引[受众]。回复不超过200字。 为新航空可持续性峰会构思{ }个可以选择的主题，面向所有欧洲航空公司及相关供应商。回复不超过100字。 帮我列举一个为期一天的{ }会议的5个关键要素，以吸引与会者。 提供活动参与者的常见问题解答，包括[场地名称]和[赞助商名称]。[演讲者姓名]是开场主题演讲者。活动日期为[日期]。常见问题解答应适合A4纸的一面。 提供3种与会者可以参与小组讨论的方式。 写一封{}会议的后续邮件给演讲者，感谢他们的参与，并请求他们分享任何希望作为活动后内容的材料。 分析三个关键的活动行业会议，并突出与会者喜欢的最佳事项。 为{ }牙医会议设计一个为期6个月的社交媒体活动，学习最新的口腔卫生知识。 为针对企业家的{ }技术会议生成三个活动标语。 研究（Research） 为在伦敦举办的约1000人参加的新会议提供3家视听设备供应商的建议。每家供应商用75字概括。 就团队活动而言，应该询问餐饮供应商的前5个问题，以确保他们适合我的活动需求。 为了无麸质参会代表就餐问题，应向餐饮供应商询问哪些关键问题。 制定一份与创新和多样性活动的会议内容的5个关键评估问题。 做一份直播活动时需要考虑的关键风险列表。 制定一份针对{}直播活动挑战的解决方案。 为户外露营（涉及生火、搭帐篷）的团建活动制定安全计划。 提供志愿者在我会议中工作时的简单合同。 赞助商和展商（Sponsors and Exhibitors） 为关于AI新进展的会议，请提出10个潜在赞助商。 列出赞助商可以在健康和福祉活动上共同创造内容的7种方式。 确定与赞助商共同创建会议内容时应设立的边界。 提供我必须提供给潜在展商的信息，以吸引他们参加我的会议。 我应该在展商手册中包含哪些信息？ 提供5个令人信服的理由，在虚拟活动中吸引赞助商的参与。 使用提示词的技巧 第四章是关于编写优秀提示词的技巧，以下是列举： 1. 明确具体：确保你的提示词清晰而简洁。使用完整的句子，避免使用模糊的语言。指定你希望AI集中讨论的主题。 2. 设定语调：语调很重要。通过指定你想要的语调，你可以将任何响应从机器感提升到人类感。例如，你可以指定是否需要专业、俏皮或学术化的回应。 3. 提供背景：在开始时提供背景信息，以帮助模型理解你的提示词所要表达的上下文。例如，包括与会者类型、行业领域、活动地点等信息，将有助于为AI生成准确响应提供更完整的画面。 4. 尝试实验：你需要尝试你的提示词，因为AI不太可能第一次就完全正确。如果它的初步回应不是你想要的，尝试重新表述你的提示词。根据AI的回应，完善你的提示词以获取所需信息。 5. 分解复杂问题：与其问一个复杂的问题，不如将其分解成更小、更易消化的部分。这将帮助AI集中于每个组成部分并提供更准确的答案。 6. 使用例子和澄清：在必要时提供例子或通过额外信息澄清你的请求。这可以帮助AI更好地理解你的意图。 7. 避免是非问题：避免提出可以用简单的“是”或“否”回答的问题。提出开放式问题，鼓励详细回应。 8. 指定回应长度：除非你指定了你想要得到的回应长度，否则你最终可能会得到太多或太少的信息。最好在提示词中提及所需的字数或句子数量。 9. 审查和编辑：收到回应后，始终审查其准确性、相关性和与目标的一致性。确保你总是编辑并加入自己的特色，特别是在创建内容时。 10. 记住：需要来回沟通以确保ChatGPT回答了你的问题。不要使用ChatGPT的回应作为现成答案；需要进行编辑。ChatGPT提供的回应是以美国英语进行的。根据需要更改以适应本地化。像与同事交谈一样提供提示词；自然地说话并使用完整的句子。（可以在word里面安装AI文本润色工具，一键润色，比如islide等，此外AI翻译水平较高的有DeepL，编者注） 这些技巧有助于用户更有效地与AI工具进行交互，以获得更准确和有价值的输出。 如何开始使用AI工具的建议 Timea Kadar是伦敦商业协会（London Business Society）的董事。她分享了自己关于如何将人工智能工具集成到市场营销工作流程中的专业建议，并且提供了一些使用AI工具的顶级技巧。她的见解和建议反映了她在活动策划和市场营销方面的专业知识和实践经验。以下是她得的建议： （Timea Kadar，London Business Society的董事） 将AI工具集成到你的工作流程中：要充分利用AI工具，重要的是将它们集成到你现有的流程中（31会议是将大模型集成到自己的会议管理系统内，编者注）。 将提示词视为简报：你给AI的提示词信息越具体，输出就越好。“你必须像教助手一样教AI，”Timea说。“所以包括像参会者的人物设定、主题或主题、参会的好处、关键收获、议程、推荐信等细节。这和你为代理机构编写简报时需要提供的信息是一样的。” 保持开放心态：演示可以是了解可用工具以及AI一般能做什么的好方法。正如Timea所说：“通过演示，你不仅能了解那个工具，还能拓宽你对AI能做什么的视野。” 一次尝试一个工具：同时，Timea警告不要过于兴奋。“我会一次引入一个工具。选择一个要优化的领域，并找到一个工具来帮助你解决这个用例。” 不要完全依赖AI：“当我们感到不知所措时，我们可能会接受AI工具给出的任何东西，因为那样更容易，”Timea说。“但我们总应该问，‘这能做得更好吗？有什么问题吗？我还能加些什么？’” 了解特定工具的限制：“不仅仅是了解AI的一般限制；也要知道你所使用平台的限制，”Timea说。“例如，ChatGPT不会向你展示最新趋势。它不能给出特定内容分享次数的统计数据。” 反复检查：虽然AI可以自动化许多任务，但重要的是不要不假思索地接受它产生的输出。“你总是需要进行事实核查，当涉及到研究时，检查来源。” 不要害怕AI - 拥抱它：市场营销人员不必担心AI会取代他们。Timea说的最大收获是：“AI不会取代我们。它会取代的可能是我们可能已经不喜欢的工作方面。那些曾经让我们在一天结束时感到筋疲力尽的方面。” 这些建议为活动策划者和市场营销人员提供了如何开始将AI工具集成到他们的工作中，并充分利用这些工具的实用指导。 推荐AI工具及其功能描述 这份指南推荐了一些AIGC工具，这些工具覆盖了从内容创作、图像和视频处理到日程安排和自动化等多个方面，展示了AI技术如何帮助活动策划者和市场营销人员提高效率和创造力。 工具名称 功能描述 Cvent AI Writing Assistant 自动化活动内容创作，帮助生成与受众共鸣的个性化、引人入胜的活动内容。（用31会议平台集成的AI 文案工具亦可，这一类最常见，国内通用的还有Kimi,讯飞星火、通义千问、天工、智谱清言等等，编者注） Aragon 将自拍照转换成专业头像，适用于发言人没有专业头像的场合。 Audiopen 将非结构化的语音笔记转换成清晰的文本摘要，特别适合喜欢大声思考的人。 Audo Studio 为现场采访的播客主持人设计，用户可以一键去除背景噪音、减少回声并调整音量。 Beautiful AI 快速创建专业外观的演示文稿。 Calendly 一个日程安排自动化平台，可以帮助减少在来回电子邮件上花费的时间。 Canva 一个设计工具，利用AI帮助为社交媒体、电子邮件营销等渠道创建高质量的图形、图像和其他视觉效果。 ChatGPT 3.5 一个AI系统，能够理解并处理自然语言输入，如语音和文本，并提供对话式回应。 ChatGPT 4.o OpenAI最先进的系统，其知识不仅限于2021年，能够访问互联网以改善服务。（还有Claude,编者注） Clone Dub 一个AI配音平台，可以快速轻松地提供配音视频，保留音乐、声音和原始演讲者的声音，支持超过20种语言。 Drift AI驱动的平台和聊天机器人，自动听取、理解并从买家那里学习，以创建个性化的在线体验。 Gigapixel AI 通过放大和增强提高低分辨率图像的质量，适合使用供应商发送的低分辨率图像的场合。 Kaiber 一个AI驱动的视频生成工具，使用户能够从自己的图像或文本描述中创建视觉效果，提供多种风格如动漫、概念艺术和印象派。 Murf AI 文字转语音软件，允许用户从文本立即转换为语音，拥有20种语言的120多种真实文字转语音声音。 Otter 提供自动语音识别和音频及视频文件的转录。可以记录和转写现场会议，帮助捕捉、组织和分享会议、采访、播客等的笔记。（国内通义听悟、讯飞听见，编者注） Runway 将静态图像转换为视频，旨在帮助用户创建、编辑和协作内容。提供一系列AI驱动的创意工具，如文本到图像生成和图像到图像生成。 Synthesia 一个AI视频生成平台，帮助你使用AI头像创建视频，并将文本转换为旁白（国内有可灵，编者注）。 Tray.io 一个AI驱动的集成平台，帮助你连接应用程序并自动化流程。（国内有扣子等，编者注） 使用AI的局限 第七章讨论了AI工具的一些局限性，并提供了解决这些问题的方法。以下是提及的局限及其概述： 1. 数据隐私：使用AI工具时，需要小心处理个人代表信息，以避免信息泄露到公共领域。输入到工具如ChatGPT的所有内容都可能成为其训练数据，从而进入公共领域。 2. 偏见：AI只能从可用信息中学习，它无法识别信息的正确性或真伪，也无法纠正数据中固有的偏见。如果调查程序本身存在偏见，AI数据分析的结果也会包含这种偏见。 3. 平庸的内容：- 如果你和你的竞争对手使用相似的提示词，AI生成的内容可能会非常相似，导致内容质量平庸。应避免直接复制粘贴AI生成的内容，而应添加品牌的风格、观点和语调。 4. 版权侵犯：使用AI进行内容创作时，需要确保不侵犯版权法或商标权。引用任何来源是最佳实践。 5. 安全风险：恶意使用AI生成的内容（例如假新闻或诈骗）是一个日益增长的担忧。提高团队对AI恶意使用的意识，并加强网络安全措施以检测和减轻基于AI的威胁是必要的。 6. 幻觉（Hallucinations）：AI可能会产生“幻觉”，即生成假信息但将其呈现为事实。在重复这些信息之前进行检查可以避免尴尬和误导。 7. 伦理问题：尽管大多数国家在撰写本文时还没有关于AI的法律，但透明和道德地使用AI，并明确AI在帮助创建内容时的角色，将有助于建立与受众的信任。 这些局限性提醒我们，尽管AI工具提供了巨大的便利和效率，但它们并不是万能的，需要谨慎和有意识地使用。 结论和启示 生成式AI在会展业中的应用前景广阔，能够显著提升工作效率、增强与会者体验，并为会展策划和市场营销带来创新动力。然而，同时也需要注意数据隐私、偏见、版权等问题，确保AI工具的合理使用。 会展业正处于技术革新的前沿，生成式AI的融入为行业带来了前所未有的机遇。通过合理利用AI工具，行业从业者可以释放创意潜力，优化工作流程，并为客户提供更加个性化和难忘的会展体验。未来，随着技术的不断进步，生成式AI有望成为会展业不可或缺的一部分，推动行业的持续发展与创新。 推荐阅读：
2. AI应用工具导航：https://ai-bot.cn/
