你真的会用邀请函吗？一旦学会使用这个功能，会议邀约和观众招募立马开挂，95%的主办已用了很多年了！来，跟我解锁邀请函的高效用法吧~

1、什么是邀请函？

邀请函是指在会展活动的营销推广阶段，主办方可以自主、个性化地设置带有二维码的邀请函，并通过邮件、社交平台等方式进行1对1定向邀请特定人员参会、观展，或直接群发、分享邀请函的形式邀请潜在参会和观展对象扫描邀请函上的二维码进行注册报名。
除了主办方自己使用之外，还可以将邀请函功能授予展商、展团、观众、观众团，发动更多的群体帮助自己实现扩邀。系统会对邀约渠道的邀约结果和数据进行记录和统计，对效果进行激励，对营销策略进行调整。

2、为什么要使用邀请函？

 邀请函的本质是一个营销策略组合（Marketing Mix），即包含了本次活动的核心信息（Product）、价格（Price）、促销和优惠（promotion）、邀请载体和渠道（Place）、邀请人及logo（Personnel）、报名流程（process）、欢迎参会的真诚（Persuasion）。

对于主办方而言

● 可以发挥自己和外部的各方力量进行展会扩邀，通过多种渠道、多种方式邀请更多的参会者和观众参会、观展。

● 可以与优惠码绑定，以更优惠的价格邀请潜在展会观众和参会人。

● 主办方可以查看每一张邀请函下载海报的次数、分享次数、pv、uv、成功邀请参会人数等，用于调整营销的策略。

● 主办方可以统计每个邀请渠道的转化效果，方便对邀请绩效进行奖励。可查看受邀参会人的明细。

对于展商、观众、参会人群体而言

● 可以获得自己的专属邀请函，比如对于展商而言，可以加入企业的logo、企业信息和展位号，邀请客户到场。

● 邀请函简单易用，可以一键转发完成邀约。

● 邀请函可与优惠码进行绑定，便于吸引更多人（自己的朋友和客户）参会、观展。

3、谁能使用邀请函？

● 在会议场景下，主办方和参会人可以使用邀请函功能，方便邀请更多人注册参会。

● 在展览场景下，除了主办方之外，展商、展团、观众和观众团体也可以使用邀请函邀请潜在观众报名观展。作为主办方，还有更多的邀请特权，比如，除了邀请参会者和观众之外，还可以分别对展商、演讲人、VIP、媒体等不同的会展群体发送注册报名邀请函。

4、如何制作一个邀请函？

以主办方为例，只需要以下4步可以制作并分发邀请函。

第一步，可以主办方工作平台的邀约营销->邀请函->我的邀请函，点击【新建邀请函】

第二步，按页面提示，填写邀请函内容

· 系统有多个邀请函模板可供使用，也可将常用的内容保存为模板，方便未来快捷创建。

· “跳转报名”是指收到邀请函的嘉宾（被邀请人）扫码后会进入报名页面，例如可以指定跳转到VIP报名页面，从而与被邀请人的身份类别保持一致。

· 设置邀请函的Banner图片、抬头、内容后，点击保存，系统可生成图片版本、html在线版本的邀请函，可在右侧预览内容。

第三步，可以选择下载jpg/pdf线下分发、复制url地址在线分享、微信分享、发送短信邮件等。

第四步，发送邀请之后，可以在列表中查看邀请的结果，可以跳转查看具体报名的参会人明细。

5、邀请函还有哪些功能？

● 主办方可以设置通过该邀请函报名的嘉宾可以选择的同期会/可购买的项目的范围。

● 主办方可以设置本邀请函报名的有效时间，不在有效时间内，无法进行报名。

● 主办方可以设置通过本邀请函允许报名的人数。

● 主办方可以设置通过邀请函报名的嘉宾是否可以跳过审核流程。

● 主办方可以设置通过该邀请函报名的嘉宾，被自动打上预先设置好的标签。常见如：接待标准、餐饮标准等。

● 不同的邀宾组成员各自管理、查看自己的嘉宾数据。

● 主办方可以将优惠价格与邀请函进行绑定。

● 邀请函可以配置邀请人的个人头像。……

6、邀请函有哪些使用场景？

场景1：主办方向特定嘉宾发送定向邀请函

在这种情况下，主办方必须“心里有数”，也就是说需要提前将需要邀请的嘉宾名单导入到DBMS（观众数据系统）中，并设置好筛选标签，在发送的时候可以选择需要发送邀请函的人员名单。如果是针对一个公司进行定向邀请，还可以设置该邀请函的报名人数。

场景2：主办方向潜在嘉宾发送邀请函

这种场景也称为非定向邀请，即主办方将邀请函通过社交媒体分享、通过邮件和社交媒体群发邀请函，吸引潜在感兴趣的观众和参会者报名参会。

场景3：将邀请函用作渠道

当主办方需要记录每一张邀请函所带来的的注册报名数据转化，并对邀请人或分发邀请函的媒体渠道的最终邀请结果（转化为注册报名的数量）进行奖励的时候，每一张邀请函（邀请人或媒体）就是一个邀请渠道（渠道可以是主办方内部人员，也可以是外部第三方，也可以是第三方媒体，如网站、广告等），系统可以统计通过该渠道而来的数据统计，根据相应的奖励标准对转化数据进行激励。

场景4：邀请团体注册、展商注册、展团注册

对于主办方而言，除了通过邀请函向参会人和观众进行邀请之外，还可以面向展商、展团、观众团、参会团等不同的躯体进行邀约。在新建邀请函时只需要确保邀请函跳转的报名链接地址与被邀请人的身份保持一致，也就是说，当你要邀请团体，那么与邀请函绑定的连接必然是团体的注册链接。

场景5：扩邀（通过展商和观众群体邀请观众）

在这种情况下，可以发动已经注册报名的展商、展团、观众、观众团、参会人的力量，通过他们的力量来邀请更多的观众和参会人。在这种场景下，依然是主办方创建海报，开放给指定的邀请人（比如，展商、展团、观众、观众团、参会人），邀请人登录后可在其个人中心里看到这张邀请函。

主办方可在邀请人的个人中心里的说明积分激励政策、使用方法等。邀请人可以复制邀请函url地址并分发出去；或者选择下载海报图片，通过图片的形式进行传播，邀请他人参会。邀请人可以看到自己邀请的成果，包括成功邀请的人数、邀请人员详细名单等。

场景6：优惠码绑定邀请函

为了向受邀人表示感谢和优惠参会，主办方可以通过将邀请函与优惠进行保定，具体而言是首先创建优惠码并将优惠码与邀请函进行绑定，绑定好之后，邀请人可以分享邀请函、复制url地址、下载邀请函分享给参会人，或者通过短信邮件发送给参会人。参会人通过带优惠的邀请函的链接进入报名时，可直接享受优惠价。

可喜的是，优惠码不仅可用于主办方的邀请，也可以开放给展商、展团、观众、参会人作为邀请人的时候以优惠条件开展邀请。主办方可以通过这种方式，鼓励更多的会展的参与群体参与扩邀。同时，主办方可以查看最终是哪些参会人领取了优惠，在主办方的扩邀统计报告中，也会包含优惠码任务邀请而来的参会人数据。

7、如何提高邀请函的效果？

● 个性化内容：根据不同的受众群体，定制邀请函的内容和设计，绑定特定人群的注册报名链接，使其更加吸引人。

● 可信的表达：还可以尝试将邀请人自己的头像设置为邀请函的封面。

● 强调价值：在邀请函中清晰地突出活动的独特价值和吸引点，让受众感到参加活动的必要性和收益。

● 创造紧迫感：设定限时优惠或早鸟注册奖励，激发受众尽快行动的欲望。

● 多渠道社交分享：支持邀请函以多种格式和形式以群发、社交分享的方式传播，鼓励邀请人将邀请函分享给他们的朋友和同事，扩大活动的影响力。

● 跟踪反馈：通过跟踪邀请函的转化率和参会人数，及时调整和改进邀请函的策略和效果

● 奖励转化率：对成功邀请的结果进行直接和有效的激励。

8、邀请函的注意事项

● 目标受众明确：在发送邀请函之前，确保你明确了目标受众，以便针对性地发送邀请函。

● 渠道选择合理：选择适合目标受众的邀请人作为渠道进行邀请函的发送，例如利用展商邀请其客户观展，就自动转化为高质量的观众。

● 内容简洁明了：邀请函的内容要简洁明了，突出活动的关键信息和价值，让受众一目了然。● 图片和设计优化：使用高质量的图片和吸引人的设计元素，增加邀请函的吸引力。

● 及时回复和跟进：对于收到邀请函的受众，及时回复并跟进他们的注册情况，提供必要的支持和信息，因为有时候仅靠一张邀请函也不是万能的。

通过合理利用邀请函功能，主办方可以更加高效地邀请潜在参会者和观众参加会展活动，提升活动的影响力和参与度。记住以上的技巧和注意事项，祝你成功！