展会有没有观众的内涵，是指观众的数量和质量是否达到参展商的满意。在武汉这样的展览二线城市，一般而言，一个1万平方米专业展（举办3天）的专业观众人数不能低于3500人。其中，具有采购意向的专业买家不能低于700-900人。否则，参展商的满意度偏低。

因此，有素质、有经验的展会主办方，对于做好展会的共识是：第一是观众，第二是观众，第三还是观众。此乃金句名言，也是规律总结。

学无止境 | 念念不忘观众邀约 

本人于2000年后入行，在展览项目的经营管理实践中，一直重视观众邀约业务，而且是亲力亲为。

记得2005年首次参加中国会展业的年会活动，就是冲着活动中有知名公司牵头举办的观众邀约分论坛。但那家公司高管在论坛上的演讲避实就虚，没有干货。对于我的当场提问，讲者顾左右而言其他，令人大失所望。

2013年在上海创办“中国会展集训营”，首期培训主题是“展会专业观众邀约”。本人主持研讨，也是6位讲师之一。其时，参训业者虽不足50人，但两天培训干货颇多，学员反映很有收获。

此后，在培训咨询和教材编著中，本人对于展会观众邀约的问题念念不忘，凡悉良例，必会探究；凡遇先进，必会请教。

2022年8月，“中国会展集训营”创办线上研修班，由本人主讲展览项目管理的系列课程（分为20节课）。研修班采用华中科技大学出版社2021年出版的《展览项目管理》一书（张凡 张岚 编著）。观众邀约是其中第六章“营销管理”的重点教学内容。

新汇报 | 观众邀约再认知

兹将近年来本人对于观众邀约的认知加以归纳，一方面就教于同仁，一方面为修订《展览项目管理》一书做些准备。

无论专业展、消费展，还是政府展、商业展，展会主办方做观众邀约，天经地义，不可或缺。

不做观众邀约的主办方，对不起参展商，得罪衣食父母，有悖于经贸展览行规，也有违商业道德。 

展会邀约观众，主办方必须要有投入。投入包括人力、技术、资金三个方面。在展会成本中，除展馆租金外，邀约工作投入占比第二。根据案例，以观众到达展会现场为标准，专业展观众人均邀约成本为150-200元（新展更高），消费展观众人均邀约成本超过300元。

展会的目标观众（即互联网所说的私域流量），指参展商欢迎的买家及相关受众。管理上路的主办方，定会建立观众数据库汇集私域流量（库中观众信息须精确到人，而且要有画像——姓名、单位、职务、联系方式、入库信息来源等）。

成熟的专业展，其观众数据库的信息容量应5倍于展会现场登记观众的实际人数。在此基础上，每届展会需要根据项目需求调整和市场变化，按5:1要求不断充实数据库的信息容量。

消费展的观众群体一般难以固定（如参观家装展并有采购意向的市民，当自家装修完成后，就不再会参观家装展），故需持续引流即不断“拉新”。其维护观众数据库的价值大大低于专业展。

由此可见，对于观众流量问题，专业展着重于稳固流量即“固流”；消费展则须每届依靠“拉新”而“引流”。故此，后者邀观投入高于前者。

对于老项目而言，展会的内容生产（集中于配套活动创意、自媒体报道），主要是为吸引观众。主办方为分发内容生产的信息所选择的媒体或媒介，取决于观众接受信息的习惯。不同性质的展会（专业展与消费展或政府展与商业展）、不同主题的展会、不同辐射范围的展会（国际展、全国展、区域展或城市展），所选择的媒体或媒介大有不同。

B2C的华夏家博会的引流营销

专业展自媒体的内容以图文形式为主，旨在适应专业观众的专业性阅读需要。消费展自媒体的内容则可图文+视频形式，甚至可以视频为主，图文为辅。

团队化、流程化和工具化，是主办方管理观众邀约工作的基本方法。

团队化，指邀约工作需要配置专班，同时要明确业务主管。没有专人专班，以兼职方式，肯定不行。

流程化，指邀约工作须制定计划、明确目标、编制预算、细化程序、明确考核、把握进度，以及与销售、营销内容生产业务部门的配合。

工具化，包括使用CRM系统、电话呼叫中心、维护数据库、线上导流、评估邀约效果等。

推行“三化”管理，专业展的技术性高于消费展；消费展的繁杂程度超过专业展。

在项目团队中，邀观业务主管是核心人才，价值远高于销售骨干。

邀观业务主管需要熟悉展会主题所服务的行业，需要理解展会发展趋势，需要掌握邀观业务方法，需要带领工作专班并辅导新人，需要具有数据分析能力，需要具备沟通能力。

目前，独当一面的优秀邀观业务主管严重短缺，人才难得。

31后记，上文张凡老师已经分享了这么多，观众邀约是一场展会的重中之重，展会观众邀约主要还是靠主办方人力、技术的投入运营，以及流程的优化，但不妨用借助下观众数据库管理系统，把历年的观众数据库运营好，利用信息化手段，精准高效地实现观众邀约和展会营销宣传、数据孵化等，会更事半功倍。

观众数据库管理，发挥好私域的最大价值

历年观众邀约后产生的观众数据将进入主办建立的数据库，通过数据库完成统一管理和二次营销，打造私域流量。一款易用好用的观众数据库管理系统对于主办而言是有必要的，31观众数据库管理系统，为主办方、项目经理提供观众数据管理平台，实现了观众数据的一条龙无缝流转。通过31展览云的DBMS可以管理某一届的展会观众数据，而通过VDBMS可以实现多展、多会、多届的观众数据进行协同管理、查找、筛选、清洗、打标签。

查到某个观众，不仅可以查看此人的身份，还可以查看此人历届参加的展会、会议活动（以标签显示）。也可以筛选某一地区参加某一展会两届以上的观众数据，通过筛选出这些数据，就可以进行精准营销，比如群发一个新的活动邀请函。

又有展、又有会、展会和会议好有多届，使用了一个平台进行管理，可以让各个展会的观众数据如涓涓细流自动汇聚在一个平台实现一站式精准协同管理。

本文转载自“张凡的会展洞察”微信公众号，作者已授权，如需转载，请联系原作者。