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扒一扒!7000人涌来,联塑30年庆典如何指挥若定

2016/8/26 来源:原创 关键词:千人大会

庆典晚宴总注册登记人数近7000人,实际出席并签到人员6000余人,签到率约83%

接机接站签到点:秩序人数约1000余人
临时现场制证:签到230人;
机场/大巴车签到点:注册人数约1300人;
贵宾专车签到点:签到人数约2200人。
A酒店签到点:注册签到人数209
B酒店签到点:实际签到334人,
C酒店签到点:注册签到381人,
D酒店签到点:注册签到533人,

............

 
7000人,来自五湖四海,从机场、车站、酒店等超300签到点云集而至,却秩序井然、管理人员对各路情况门清、指挥若定,从数量、人员都如数家珍。这就是万众瞩目的联塑30周年庆典,也是全程搭载31数字化解决方案的联塑30周年庆典。
 
 
8月16日,广州亚运城众星云集,星光璀璨,万众瞩目的联塑30周年 "幸福与您同行" 庆典晚会在此隆重举行。此次晚会邀请了众多国内演艺界一线明星实力助阵,共同为联塑30周年盛典献上了一场饕餮盛宴。晚会现场气势恢宏,包括联塑集团领导、优秀员工、重要合作经销商等在内近7000人共同见证了联塑30周年这一辉煌的荣耀时刻。
 
31数字化解决方案
 
1、微官网:庆典微站开发。
2、签到APP:定制开发手机签到APP。
3、在线信息收集:线上注册报名系统完成嘉宾信息收集
4、电子票:电子票及庆典流程及通知短信超3万条发送到各嘉宾手中。
5、胸牌制作:3000张参会嘉宾胸牌制作、发放。
6、多点同步签到:接机签到、酒店入住签到、晚宴签到、大巴车接送签到、用餐签到等;各点数据同步,数据实时更新
7、现场制证:对临时来宾完成现场注册签到、现场同步制证。
 
一、微官网
7000人,包括300去位邀请的重要嘉宾,如果庆典各项事宜没有一个信息窗口,会造成极大的沟通成本,影响庆典的传播影响力和嘉宾体验。31为庆典开发的微站就担起了此重任。
 

1、微站内容模块

 
活动介绍、周年庆日程、参会须知、自主在线报名的送机登记、地图导航、联系我们,还包括让嘉宾明细个人活动行程、存放电子票的个人中心。
 
 

2、个人中心

 
在个人中心内,宾客通过手机号码验证,可查看个人信息、活动行程,包括:入住酒店、酒店地址、住店工作人员联系方式、晚宴桌号等,以及随车导游联系电话及车号(有一键拨打功能),让嘉宾对自己的活动安排一目了然,全程无忧。
 
 
3、联系我们
 
在联系我们模块,能看到全部负责人的联系电话,何方、何环节该联系谁都门清,让嘉宾神情气爽、安心赴会!
 
 
 
 二、会者信息收集
通过31报名注册系统,可安排嘉宾和员工在线报名填写相应注册表单、或是直接将已有的名单导入等形式,快速完成名单收集,让管理人员对与会人员情况、数量一目了然,为后续签到、短信通知发送做好铺垫。
 
 
三、短信、通知及电子票发送
31报名注册系统支持,支持短信已模板的形式,抓取名单中现有的各字段值,一键发送给所有嘉宾,每位嘉宾看到的都是其专属短信。一下是短信模板,除了姓名字段外,还可以抓取酒店、房号等多字段,极大地节约了短信发送需要的人力、时间。
而电子票发送则更轻松,则仅需要工作人员点击31报名注册系统上的"一键发送",分分钟即可将数千份带有专属二维码的电子票发送到各位嘉宾和员工的手机上!
 
 
四、多点同步签到
大巴签到
 
以大巴签到为例,在大巴区,参会嘉宾或员工只需扫描电子票,就可通过签到APP迅速找到自己的接送巴士和晚宴餐桌,不会有丝毫迷茫。
 
而导游则可以通过签到APP查看到未上车人员和电话,及时联系上未上车人员。
 

 

接机签到

 
于此相似的有,机场、火车站签到,接机工作人员扫描电子票后能快速了解到贵宾安排下榻的酒店,迅速准确的将贵宾送到目的地。
 

 

酒店签到

 
而在官方指定酒店签到点,嘉宾扫描电子票签到后,工作人员可通过签到APP反馈的编号信息快速找到提前制作完成的胸卡,发放给嘉宾。主办方则能通过各酒店签到点获取的信息,准确无误的同酒店完成结算。
 

 

晚会签到

 
而在晚宴现场,对于一些班机延误未能前往酒店签到领取胸卡、及部分临时来宾,31提供了现场制证;嘉宾只需扫描电子票或直接现场注册审核后,系统既能现场自动打印嘉宾胸卡,即时发放参会胸卡到嘉宾手中
 
如果说每个成功的男人背后有个伟大的女人,那么每场成功的会议背后都会有一套伟大的系统,而那套系统大多是集报名注册、电子签到、胸卡打印、现场互动为一体的31会议数字化系统,不止于联塑30周年庆典,世界互联网大会,中国网络视听大会、恒大20周年庆典们都在用。
 
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