由中国会展经济研究会、上海市公共关系协会、上海市会展行业协会指导，31会议主办的2026中国会展业数智化与创新大会(简称“CEIDIC 2026”)，于2026年2月28日-3月2日在上海虹桥机场香格里拉降重举行。

本文为31会议产品经理胡喆英在数字办会实训课程上的演讲。

今天非常荣幸能为大家分享一站式数字化办会解决方案。本次分享将从行业实际痛点切入，探讨会展行业数字化破局的实现路径，同时围绕行业内重点关注的核心问题，直观呈现这套方案的实际落地效果。

去年，在与各大主办方沟通需求的过程中我们发现，当前会议举办的流程日趋复杂，涉及的环节持续增多。主办方需统筹酒店对接、嘉宾接待、行程管理等多项工作，这对主办方的专业能力与工作效率提出了更高要求。

对此，我们希望通过31系统，帮助主办方在适配各类复杂办会场景的同时，切实提升工作效率，释放工作人员的事务性压力。除引入AI能力外，我们也通过流程优化与产品迭代，进一步为办会工作降本增效。

2026年，我们的核心思路是以主办方与参会人为双核心驱动。对主办方而言，不仅要实现基础的办会功能，更要切实提升运营效率；对参会人而言，则要全流程优化参会体验，实现极致便捷。

基于这一思路，我们完成了注册、团体报名、同期活动三大核心模块的升级。

基于核心功能的全面升级，我们得以打造真正的一体化办会解决方案。接下来，我将从五大核心场景，详细介绍方案的具体落地路径。

以往我们的产品更多聚焦于报名管理环节，2025年客户调研中我们发现，市场存在大量商业售票的办会需求，因此去年我们针对商业售票场景完成了专项适配，核心支持购票人快捷为多人选票报名，以及先购票、后补录报名信息的业务逻辑——这一逻辑与景区购票、多人电影票采购的场景一致，应用范围十分广泛。同时，系统原有核心功能仍可全面支持各类复杂报名场景。

系统具备高度灵活的价格规则体系，可按时间、地区、参会人身份、币种实现差异化定价，满足不同参会主体的价格展示需求。针对国际会议，系统支持各类主流国际支付方式，完成了全场景国际支付链路适配，同时可自动为海外参会人开具境外合规发票。优惠规则方面，售票项目可灵活适配主办方各类优惠需求，优惠码可精准对应单张门票、单个商品的优惠，也可实现整笔订单优惠、多件组合优惠。

同时，系统可设置精细化限购规则，针对购票人、参会人限定可购门票/商品品类与数量；退款环节支持按参会人、按门票/商品维度办理部分退款，还可根据人群类别、邀约类型，为参会人划分对应的选票、选内容权益。

多人报名场景与景区门票的核心逻辑一致，购票人完成账号注册后，可一次性选择多张门票，并将门票绑定至对应参会人，参会人可直接选择购票人账号下的常用联系人。

购票完成后的门票绑定流程主要分为两种方式：第一种是会前补录参会人信息，适用于会前暂未确定参会人员的场景，例如企业为本次会议采购5张门票，可在临近会期时，再补录具体参会人员信息并完成门票绑定；

第二种是门票转赠，适用于存在二级分销商的场景，购票人可将门票通过链接或落地页转赠给任意第三方，无需提前知晓受赠人信息。受赠人打开链接即可领取门票：若其已完成本场会议报名，门票将直接绑定至其账号，无需二次注册；若未报名，可同步完成会议报名全流程。以上就是我们针对售票场景完成的功能优化。

2026年，我们将进一步探索线下实体与票种的深度融合，打造线上线下闭环，将纸质票与会议资料、伴手礼等权益虚实捆绑，实现一码通用，让售票与权益管理更贴合实际办会需求。我们可提前打印无绑定人员的实体门票，既可以设置为收费模式，对方完成付费后扫码绑定个人信息即可激活；也可作为免费VIP票发放，受赠人绑定信息后，卡片上的二维码将自动激活为可签到二维码，真正实现线上线下场景的融合互通。

第二大场景，是邀约与互邀体系。针对主办方的闭门会贵宾邀约需求，系统可实现精准触达：对于不对外开放报名的人群类别，可通过内部邀约形式定向开放报名通道；闭门会议可设置邀约码核验机制，参会人需输入正确邀约码方可报名参会。同时，系统支持主办方内部多层级邀约，例如本次线下大会，主办方先制定多层级邀约计划，下发至各大区销售部门，再由各部门逐级分配至每位销售人员，明确邀约任务。这种多层级邀约模式，可让主办方实时掌握全链路各层级的邀约进度。

除此之外，主办方还可依托参会人、展商、合作团体实现参会规模扩邀。系统可为相关人员生成专属邀请函，邀请函可绑定优惠权益，由相关人员分享至潜在参会人群，系统将自动追踪邀约转化效果。如有需要，可参考李曼养猪大会的模式，为邀约人设置实时邀约奖励，也可为其分配门票、活动的折扣额度，提升扩邀积极性。所有扩邀规则与奖励触达机制，均可根据主办方的实际需求灵活配置。

2026年，我们将重点推广实体邀请函（碰一碰卡）功能。大家可以尝试使用手边的碰一碰卡，触碰后即可跳转至邀请函页面，完成会议报名。

这张实体碰一碰卡，不仅具备更强的仪式感，更是专属的会议纪念品。传统邀请函多为纸质文件、线上链接或邮件形式，而实体碰一碰卡可作为永久留存的会议纪念，其触碰跳转的内容支持灵活修改，因此也成为主办方与参会人之间的永久连接入口。后续主办方举办其他活动，可直接修改卡片内的跳转内容，也可将其设置为官网各类活动的统一入口。

主办方的邀请函管理页面可创建内部邀请卡，相较传统邀请函，实现了四大核心功能升级：

第一，渠道溯源功能，不同渠道可发送专属邀请函，主办方能够针对单张邀请函监控转化效果；

第二，单位定向邀约功能，可设置单张邀请函的报名人数上限，例如向八彦图公司发放最多支持5人报名的专属邀请函，定向邀请企业成员参会；

第三，标签绑定功能，可在邀请函内预设标签，例如为八彦图公司的邀请函标注A级接待等级、含用餐权益，通过该邀请函报名的所有参会人，将自动同步对应标签权益，大幅简化主办方后续接待管理工作；

第四，专属权益管控功能，可限定通过特定邀请函报名的参会人，享有闭门会议等专属活动的参与权限，实现邀请函与会议注册、权益体系的灵活联动。

除主办方官方邀请函外，参会人、团体、展商可进行扩邀。完成注册后，进入个人中心，即可看到“邀请朋友”菜单，系统会生成个人专属邀请函。通过该邀请函邀请他人参会，可设置两种模式：一是通用优惠邀请，受邀人可享受邀请函绑定的折扣权益；二是定向专属邀请，邀约人可在邀请函内填写受邀人完整信息后定向发送，让邀约更具仪式感。

该功能可充分调动参会人与合作团体的力量，帮助主办方实现参会规模扩邀，提升大会整体注册率。

参会人个人中心的优惠邀请操支持两种优惠分发形式：第一种是直接发放优惠码或绑定优惠码的邀请函；第二种是优惠额度模式，即为主办方可为邀约人分配固定数量的免费/优惠名额，无需提前生成优惠码，未使用的名额到期后将自动返还。

该模式的核心优势，是能够提升邀约人与受邀人对优惠名额的重视程度，避免传统固定优惠码长期有效导致的邀约效率低下问题。第三个界面是邀约人个人中心的邀约数据统计界面，主办方后台也具备完整的全链路邀约数据统计能力，可全面监控所有邀约链路的转化情况。

该功能主要解决办会过程中参会人身份调整的核心刚需，目前支持两种调整路径：

第一种是主办方后台操作调整，主办方可直接在后台修改参会人群类别，例如将普通嘉宾升级为VIP嘉宾，也可为参会人追加权益包，例如新增晚间闭门会议参与权限，操作后将实时同步更新参会人的凭证信息，简单高效；

第二种是参会人全流程自助升级，该模式适配多种实际办会场景：

一是补差价升级，参会人如需将单日票升级为全通票，无需注销原订单重新购票，仅需补缴差价即可自动完成身份升级；

二是邀约联动升级，针对大会多邀约场景，若参会嘉宾收到更高等级同期会的邀约，其参会身份将自动完成升级；

三是会中动态升级，针对会期内的参会需求变更，参展观众完成目标会议的付费报名后，系统将自动完成其参会身份的转换。

参会人自助升级模式，无需与主办方反复沟通确认，大幅降低了双方的沟通成本与事务压力。

我们实现了会议酒店预订的全场景覆盖，基于单场会议打造专属预订体系，支持参会人自助完成订房与付款，也支持团长、展商为团员统一办理订房。该功能可与会议注册体系解绑，支持独立使用：若参会人家属、随行人员未注册为会议参会人，但有入住需求，可将其纳入入住人名单，主办方能够查看完整的入住人员清单，实现住宿统筹管理。同时，酒店预订模块的收费与开票体系，可与会议注册体系完全独立，支持直接配置酒店方收款账户，由酒店方开具住宿发票，与会议注册费的收费、开票流程完全区隔。

后续我们还将开放酒店协作方端口，支持酒店作为协作主体接入系统；同时将上线参会人拼房口令功能，支持两位参会人通过拼房口令合住，有效降低会议房损。

主办方后台的酒店管理页面，可管理各酒店房型的间夜库存等核心信息；参会人酒店预方面，预订人为当前登录账号，入住人可灵活选择：购票人可添加已报名/待报名的参会人，团长可添加旗下团体成员，同时也支持添加外部入住人员。

此外，主办方后台可查看完整的入住人管理清单、酒店订单管理列表，以及酒店发票与收款配置页面。后续我们将为酒店方开放专属账号与角色权限，酒店方可查看旗下房源的相关数据，完成独立的运营管理。

除上述四大核心场景外，我们还完成了同期会与多机构团体管理体系的全面升级。正如前文所提，2026年我们办会产品的核心目标，一是解放主办方，从基础功能实现升级为运营效率提升；二是纳入大会全流程更多协作角色，包括同期会承办方、合作团体、财务人员、酒店方等。

针对同期会，我们打造了同期会独立管理系统，本次大会的报名体系，就采用了同期会架构。对参会人而言，注册报名、个人中心的使用体验完全一体化，无操作割裂感；对主办方而言，可将不同同期会的数据分类下发至对应承办方，由各同期会承办方独立完成报名审核、价格制定、数据管理与消息通知，实现“统一报名入口、统一参会体验、分级协作管理”的注册报名模式。

除同期会注册报名管理外，系统还支持同期会申办全流程管理。申办方可在会前接入系统，提交同期会申办材料，自主完成演讲嘉宾邀请、日程编排等工作，大幅减轻主办方的统筹压力，浦江论坛已成功应用该模式。同时，系统支持依托同期会开展邀约工作，进一步提升大会整体注册率。

多结构同期会管理方面，目前应用最广泛的模式是由主办方统一创建所有同期会，承办方可登录后独立管理本同期会的报名数据、审核流程、日程编排与消息通知。

第二种模式就是浦江创新论坛的模式，会前各同期会承办方可直接接入系统，提交申办材料，由主办方完成线上审核；审核通过后，承办方可继续自主邀请演讲嘉宾、申报会议日程，无需与主办方反复沟通修改材料，大幅提升协作效率。

针对多机构团体管理，我们也完成了全面的功能升级。大型会议中，需由团长统一为团体成员完成报名、缴费，以及现场签到、领证等全流程操作，该模式可大幅降低主办方的数据管理压力。

2025年，我们新增了多项团长协作功能，例如团体预审核流程，大型会议可由团长先完成旗下成员报名数据的准确性核验，核验通过后的规范数据再提交至主办方进行终审，有效减少主办方的审核工作量。此外，系统支持多层级团体架构，以两级团体为例，可向一级团体管理员完成全面授权，由其管理下属二级团体的邀请名额分配、接待资源调配等相关工作。

两级团体管理方面，一级团体可直接创建下属二级团体，为其分配不同身份类别的邀请额度，同时可调配车辆、酒店房型等接待资源。

总而言之，这套一站式数字办会解决方案的核心价值，主要体现在两大维度：第一，全面提升主办方运营效率，从同期会申办到多结构团体协作，全流程精简操作环节，实现办会效率的实质性提升；第二，全链路优化参会人体验，从灵活售票、酒店预订，到规模扩邀、身份自助升级，让参会人实现全流程自助操作，同时大幅降低主办方的事务性工作压力。

我们的最终目标，是通过这套解决方案，整合主办方、参会者、服务商多方资源，沉淀行业数据资产，推动会展行业全链路数字化标准的建立，携手共建会展行业数字化全新生态。

限于时间，本次仅围绕2025年行业重点关注的核心功能展开分享，大会系统的功能远不止于此，期待未来能与大家开展更多合作。谢谢大家！