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场地考察瞅什么?这些关键要素你得瞧!

2024/12/20 来源:原创 关键词:会展数字化 会展技术 数字展会

在活动策划的世界里,场地的选择不仅仅是一个物理空间的确定,它是一场成功活动的基石,影响着活动的每一个细节和最终的成效。一个精心挑选的场地能够显著提升活动的专业性,增强参与者的体验,甚至在不经意间为活动增添独特的魅力。


作为《活动营销50讲》的系列内容,本文将深入探讨场地考察的方方面面,从大型会展中心的宏观布局酒店和特色场地的细节考量,我们将一一解读如何通过细致的考察,确保每一个场地都能完美匹配活动的需求,从而为活动的成功打下坚实的基础。


大型会展中心


厦门国博会议中心


会展场馆,作为活动策划中的核心舞台,承载着活动的主体内容和交流互动。它们是专业、规模和效率的代名词。在这样的场地举办活动,不仅能够提供必要的设施和服务,还能为活动带来正式和专业的氛围。然而,对于会展场馆的考察同样至关重要,具体包括:


No.1

平面图与基础数据

平面图获取:确保拥有最新的场馆平面图,以便了解场馆布局和各个功能区域的相对位置。

展厅数据:详细了解每个展厅的面积、层高、是否有柱子等,这些数据对于布置展位和规划活动至关重要。


No.2

展厅间的连接互动性

展厅布局:评估展厅之间的连接性,考虑是否方便参展者在不同展厅间流动。

通道设计:检查展厅间的通道是否宽敞,是否有足够的指示牌引导参展者。


No.3

电梯和洗手间

电梯容量:考察电梯数量容量,确保在高峰时段能够满足大量参展者的需求。

洗手间卫生:检查洗手间的清洁程度和设施是否齐全,包括洗手液、纸巾等。


No.4

消防和应急措施

消防设施:确认场馆内消防设施的完备性,包括灭火器、喷淋系统等。

应急疏散:了解应急疏散路线警报系统,确保在紧急情况下能够迅速疏散人群。


No.5

室外场地、交通与路径

交通状况:评估场馆周边的交通状况,包括公共交通和私家车辆的可达性。

路径规划:规划从各个入口到展厅的路径,确保参展者能够快速找到目的地。


No.6

WiFi

网络需求:了解参展者和活动的网络需求,确认场馆是否提供足够的WiFi覆盖带宽。


No.7

功能区域

会议室:检查会议室的数量设施,是否满足会议和商务需求。

媒体室:确认是否有专门的媒体室,以及是否配备必要的设备。


No.8

餐饮

餐饮服务:了解场馆内的餐饮设施,包括餐厅、咖啡吧等,以及它们的服务能力质量


No.9

VIP相关设施

贵宾室:检查贵宾室的数量和设施,是否满足贵宾的需求。

VIP通道:确认是否有专门的VIP通道停车场,以及它们的隐蔽性和安全性。


酒店

北京北辰五洲皇冠国际酒店


酒店,作为活动策划中的温馨之所,不仅提供住宿服务,其会议室宴会厅也常常成为活动的举办地。在这样的地方举办活动,能够为参与者提供一个舒适和便捷的环境。然而,对于酒店的考察同样不可或缺,具体包括:


No.1

地理位置及交通

展馆邻近:选择与展馆相邻或直接连通的酒店,以方便参展者。

交通连接:评估酒店与展馆之间的交通连接,包括班车服务的可行性。


No.2

会议室

装饰与照明:考察会议室的装饰风格和照明条件,是否符合活动的氛围。

会议室布局:了解会议室的尺寸和布局,是否适合舞台搭建和活动布置。


No.3

会议室序厅与大堂

序厅利用:考虑序厅和大堂的空间,是否适合设置签到台、展览或休息区。

设施需求:检查序厅和大堂是否提供必要的设施,如电源接口、网络连接等。


No.4

液晶屏与投影和幕布

屏幕质量:检查液晶屏的显示效果和尺寸,是否满足演示需求。

投影设备:确认是否提供投影仪和幕布,以及它们的质量和适用性。


No.5

客房类型

房间等级:了解酒店的房型,包括标准间、豪华间、套房等,以满足不同需求。

家庭房:考虑是否需要家庭房或连通房,以适应携带家属的参展者。


No.6

客房设施

网络服务:确认客房是否提供免费的有线或无线网络服务。

洗漱用品:检查提供的洗漱用品是否符合标准,是否为品牌产品。


No.7

餐厅

早餐服务:了解餐厅的早餐服务能力,是否能够满足大量参展者的需求。

餐厅容纳:考察餐厅的容纳能力,确保在高峰时段不会出现拥挤。

就餐时间:最早开始就餐的时间,同期有没有其他团队用餐也是需要关注的。


No.8

VIP设施

私密空间:考察酒店是否提供私密的VIP空间,如行政酒廊、私密餐厅包房等。

专属服务:确认是否有专属的服务人员为VIP提供服务。




特色场地

特色场地是指除了酒店、会议中心、展览场地之外的另类场地,比如文创空间、创意工坊、户外空间、街区、博物馆等。再这样的地方举办活动也是一种不一样的独特的体验。但是对于考察的重要性更高,具体包括:


No.1

文化背景

场地特色:了解场地的文化背景和特色,是否与活动主题相匹配。

历史意义:考察场地的历史意义,是否能够为活动增添独特的氛围。


No.2

地理位置和交通

交通便利性:评估场地的地理位置,是否容易到达,以及周边的交通状况。

大巴停放:考虑是否有足够空间供大巴停放和交替,确保参展者能够顺利到达。


No.3

AV设施

设备需求:了解场地是否提供必要的音视频设备,或者是否有指定的供应商。

声学考虑:考虑场地的声学条件,是否需要额外的声学处理或设备。


No.4

餐饮

餐饮服务:了解场地是否提供餐饮服务,或者是否有合作的餐饮供应商。

宗教习俗:考虑是否能够根据参展者的宗教习俗提供特殊餐食。

通过这些详细的考察点,可以确保活动在各个环节都能满足需求,从而提高活动的整体质量和参与者的满意度。


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