随着全球化的深入发展，国际协会会议作为促进全球合作与交流的重要平台，其运作模式和效率受到了广泛关注。近期，国际协会联盟（Union of International Associations，UIA）发布了第12次国际协会会议问题调研报告（UIA Survey on International Association Meeting Issues –2024），旨在评估3年后，新冠疫情对全球旅行、会议行业以及国际协会会议行为的影响，挖掘了12个主要问题。

从2016年至2023年国际会议数量的变化趋势，可以看出在2019年达到高峰后，由于疫情的影响，2020年会议数量显著下降，随后几年虽有所恢复，但仍未达到2019年的水平（2023年举办的国际协会会议仅仅是2019年的6成，而且数量居然比2022年还要少）。

2016年：15109次会议

2017年：14823次会议

2018年：14810次会议

2019年：15835次会议

2020年：10041次会议

2021年：10404次会议

2022年：11200次会议

2023年：9491次会议

调研的目的是了解协会在规划和组织国际活动时的变，并为组织国际会议的各方提供对历年变化和当前环境挑战的感知。该调研对于理解国际会议的新趋势、优化会议组织流程、提高会议效率具有重要意义。

调研以英语、法语和西班牙语提供问卷，包含简单的是非题和多项选择题。调研对象为UIA的会员组织，共约1000个国际协会和国际组织参与了调研，覆盖了《国际组织年鉴》中不同组织机构类型范围。

主要发现

调研发现，绝大多数组织在2021至2024年间持续举办一个或多个重要的国际会议。会议代表人数分布有所变化，且多数组织预计在线/混合模式将成为长期运作的一部分。技术挑战、人工智能的应用、以及会议相关业务收入的预期变化也是调研的关键发现。具体而言：

问题 #1：举办国际会议的情况

2021年、2023年和2024年，均有99%的组织表示他们举办了一个或多个重要的国际会议，显示了持续的高参与度。

问题 #2：会议代表人数

2024年，25%的会议代表人数不超过50人，17%在51-100人之间，24%在101-250人之间，显示小型会议占主导。

问题 #3：在线/混合模式的预期

2024年，61%的组织预计在线/混合模式将成为他们重要活动的一部分，表明未来会议模式的转变。

问题 #4：技术挑战

2024年，58%的组织表示硬件要求是技术挑战之一，而4%表示互联网速度/质量是问题，显示对高质量技术基础设施的需求。

问题 #5：人工智能的应用

59%的组织表示使用人工智能解决方案，17%不使用，24%不知道，显示AI在会议中的应用正在增加。

问题 #6：会议业务收入预期

2024年，41%的组织预计收入无变化，13%预计增长低于25%，而23%的组织不知道收入将如何变化，反映对未来收入预期的不确定性。

问题 #7：会议和访客局（CVB）的咨询情况

2024年，38%的组织表示他们不熟悉CVB提供的免费服务，而11%和13%的组织在过去五年中咨询过CVB或可能会在不久的将来咨询CVB。

问题 #8：期望从CVB获得的免费服务

2024年，16%的组织期望从CVB获得帮助找到合适场地的服务，15%期望财政援助，显示对CVB服务的多样化需求。

问题 #9：会议地点选择的关键因素

未提供具体数据，但提到了设施和技术、住宿和代表物流、服务和支持、餐饮等关键因素。

问题 #10：国际或国家旅行参加会的关键因素

未提供具体数据，但提到了签证问题、旅行的便捷性、费用、健康/安全/安保问题等因素。

问题 #11：过去2-3年的积极发展

59%的组织表示使用人工智能解决方案，显示技术在会议规划中的重要性增加。

问题 #12：关于国际协会会议的其他评论

2024年，34%的组织表示他们可能会在不久的将来咨询CVB，而38%表示他们不熟悉CVB提供的免费服务，显示对CVB服务认知和利用的差异。

这些问题和数据提供了对国际协会会议当前状态和未来趋势的深入了解，以及组织者在规划和执行这些会议时面临的挑战和机遇。

主要观点

调研显示，尽管技术允许在线参与，但代表们更倾向于亲自出席。此外，组织面临着吸引新成员参与会议的挑战，以及在学术年与重大活动冲突时选择会议日期的困难。

未来趋势

调研预测，在线/混合会议模式将成为未来会议的常态，同时，对环境影响的考虑将促使组织在选择会议模式和地点时更加谨慎。人工智能的应用将进一步扩展到会议规划的各个方面。尽管面临诸多挑战，国际协会会议仍然是国际合作不可或缺的一部分。组织需要适应新的会议模式，利用技术提高效率，并在会议规划中考虑环境影响。

总结

2024年国际协会会议问题调研提供了对当前国际会议行业状态的深入了解，揭示了组织在规划和执行国际会议时面临的挑战和机遇。随着技术的不断发展和全球环境的变迁，国际协会会议的组织者需要不断创新，以适应这些变化，确保会议的有效性和可持续性。

附录：调研问题

您的组织是否举办一个或多个重要的国际会议？

2. 通常有多少代表（不包括陪同人员和工作人员）参加您的重要国际会议？

3. 您是否期望在线/混合模式长期成为您的重要活动（不仅仅是董事会或委员会会议）的一部分？

4.技术挑战是否是一个问题？

是，寻找合适的平台/服务有困难：2021年（11%），2023年（N/A），2024年（28%）

是，互联网速度/质量有困难：2021年（19%），2023年（N/A），2024年（4%）

是，电话/VOIP质量有困难：2021年（4%），2023年（N/A），2024年（8%）

是，硬件要求有困难：2021年（5%），2023年（N/A），2024年（58%）

否，技术问题不多：2021年（55%），2023年（N/A），2024年（3%）

我不知道：2021年（6%），2023年（N/A），2024年（16%）

5. 您的组织是否使用人工智能（AI）解决方案？

6.与2023年相比，您认为2024年您的活动相关业务总收入将如何？

7.您在过去五年中是否咨询过（城市、地区或国家）会议和访客局（CVB）？

8.您期望从（城市、地区或国家）会议和访客局（CVB）获得哪些免费服务？

9.您现在认为在会议中心或其他会议地点举办活动时哪些因素/方面重要/关键？

设施和技术 (Facilities and Technology)

会议空间：大小和可配置性

场地：合适大小和房间数量

容量和质量：足够的空间

标识、楼层图和房间引导：帮助找到房间

网络、餐厅和休息区：靠近会议室

视听服务：Wi-Fi、互联网、混合会议/视频会议

同声传译室：

儿童看护空间：

社交活动/社交网络区域：

可持续性和环境问题：

安全/安保：

无障碍/残疾人特性：会场所有区域

住宿和代表物流 (Accommodation and Delegate Logistics)

附近酒店/步行可达选项：

场地：通过公共交通可达

服务和支持 (Service and Support)

客户体验：

员工响应性：

财务问题（Financial concerns）

场地成本：

主办城市的补贴和补助：

场地和酒店的可负担性：

风险/保险：减员/取消/重新安排政策

餐饮 (Catering)

房间和餐饮选项的灵活性：

素食和特殊饮食选项：

附近餐厅：

10.您现在认为哪些因素对于国际或国家旅行参加会议至关重要？

签证问题或免签访问

物流：旅行计划/预订的便捷性

费用：性价比

健康/安全/安保：疾病/大流行问题、疫苗接种要求；地缘政治问题；战争和恐怖主义

时间/日程/日历：许多回应提到了人们已经很忙的日程安排，这给旅行安排和参加事件的理由带来了压力。旅行需要多长时间，转机有多复杂？

会议内容：参加是否有实际好处？是否有充足的时间和空间进行网络交流？

交通方式：铁路/火车代替飞机；目的地的公共交通；使用私家车。

环境问题：更倾向于选择比飞行更环保的交通方式；CO2抵消；意识到碳足迹；可持续性。

“如果我们要旅行一次，最好在同一周内安排几个会议，以避免因财务和环境原因而进行过多的旅行。”

11.过去2-3年中，您的协会或会议活动中出现了哪些积极发展？

这个问题的回应涵盖了多个方面，包括对虚拟会议和混合活动的热衷、技术发展带来的会议架构/规划的积极变化、成员和合作伙伴对当前技术的适应性增强，以及一些组织在尝试使用当前技术时遇到的挑战和专业服务成本的高昂。以下是一些具体的回应：

虚拟会议和混合活动：许多组织对虚拟会议和混合活动表示热情。一些组织报告说，他们使用纯在线活动来举办较小型的会议，如理事会或委员会会议，以及工作组会议，包括那些计划面对面活动的会议。与会者指出，当提供在线选项时，参与度有所增加，包括录制的会议和海报会议。

面对面会议的趋势：一些与会者提到了参与者希望亲自见面的明显趋势，以及随着大流行情况得到控制，出席人数的增加。

技术发展：几位与会者提到了技术发展带来的会议架构/规划的积极变化，以及整合新的沟通和信息工具的必要性。这些好处包括减少传统任务上花费的时间和降低成本。

技术适应性：与会者注意到成员和合作伙伴对当前技术的适应性增强，从而允许新的会议、规划和协作方式，这些方式更有效、更高效。

技术应用的挑战：一些人提到，对一些当前技术的自己动手方法并不总是成功的，而且专业服务的成本是令人望而却步的。

12.您是否有关于国际协会会议的其他评论要分享？

这个问题的回答涉及了多个方面，包括对成员参与度的挑战、会议日期选择的困难、对减少国际旅行碳足迹的意识、组织者提供签证和旅行文件信息的重要性、国际会议的高优先级和安排上的挑战、本地组织委员会的重要性、与CVB合作的需求、会议地点选择过程、会议收入的变化、对AI技术的应用、以及对会议的内部沟通和外部吸引力的看法。以下是一些具体的回应：

成员参与度：主要挑战是让成员协会的成员参与会议，吸引新成员参加，而不是越来越老化的代表群体。

会议日期选择：选择日期很尴尬，因为它必须适应学术年，但不幸的是与重大事件冲突，推高了住宿成本。

环境意识：提高对减少国际旅行碳足迹的意识很重要。

签证和旅行信息：组织者提供关于签证、旅行文件和当地交通法规的实用信息很重要。

会议资助：需要提供高额补助金以帮助与会者参加国际会议。

会议组织挑战：国际会议仍然是一个非常高的优先事项，但越来越难以安排。

本地组织委员会：重要的是有一个与负责会议的协会保持密切联系的本地组织委员会。

与CVB的合作：需要CVB帮助规划会议的社交活动，以及寻找各种类型的供应商（交通、技术、印刷等）。

会议收入变化：尽管年度会议的总收入显著增加（75%），但由于翻译/口译和混合设施的额外成本，总收入显著下降（预计几乎无法实现盈亏平衡）。

AI技术应用：会议组织者在网站上使用AI聊天机器人帮助回答基本问题，以及通过分享目标目的地的所有可能的吸引力（包括历史、文化和旅游吸引力/优惠）来激励旅行和参与。

会议地点规划：东道城市/国家负责规划会议地点，因此不需要咨询CVB。

会议趋势：尽管技术允许在线参与活动，但代表们报告说他们更愿意亲自参加。

这些回应提供了对国际协会会议当前状态和未来趋势的深入见解，以及组织者在规划和执行这些会议时面临的挑战和机遇。

关于调研

自1985年以来，国际联盟（UIA）持续对国际协会会议的关键问题进行深入调研，以把握会议行业的发展脉络和国际协会的动态需求。这些调研分别在1985年、1993年、2002年、2009年、2013年、2015年、2018年、2020年、2021年、2022年及2023年进行，形成了一个跨越近四十年的时间序列。特别值得注意的是，最近四年的连续调研，不仅体现了UIA对国际会议趋势分析的重视程度，也反映了在全球化和数字化背景下，国际协会会议面临的挑战和机遇日益增多，需要持续的关注和适应。这种连续性的调研为国际协会提供了宝贵的数据支持，帮助它们在不断变化的环境中做出更加明智的战略决策，同时也为会议行业的研究者和实践者提供了丰富的参考资源。

关于UIA

国际协会联盟（UIA）是一个成立于1907年的组织，由信息科学先驱保罗·奥特莱特和诺贝尔和平奖得主亨利·拉方丹共同创立，旨在促进组织间的合作并提供国际协会、会议和全球问题的综合信息。UIA通过其数据库和研究，为理解全球议题的复杂性提供工具，并支持国际协会的工作，同时与学术界合作，服务于全球治理和国际合作的领域。