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生成式AI,如何在会展策划与管理中发挥价值

2024/1/24 来源:原创 关键词:生成式AI 工作效率 策划与管理 高质量指令 AI应用

将生成式AI(含广义的AIGC,包含大模型和跨模态)称为革命性并不夸张。我们会展从业者应将其视为类似于电力、蒸汽机和互联网的通用技术。UFI第31次晴雨表报告中还专门提到了生成式AI对会展业的影响,指出ChatGPT等生成式AI应用已经在各种业务功能中广泛使用。全球62%的受访者预计销售、市场营销和客户关系将受到AI发展影响较大,其次是研发(58%)和活动制作(45%)。经常有人问,生成式AI(AIGC)这么火,那么在会议行业是否有用?哪里有比较好的应用?

第一步要了解生成式AI能做什么?

 

AI可以完成:听、说、读、写、画

会议工作者是知识工作者,知识工作者最主要的工作对象和内容是人与人的交流,人与人交流最常见的技能是听、说、读、写、画,这几大领域的难度是递增的,目前,AI正在以快速的进化速度攻克这些领域。特别是听、说、读、写的能力已经全面追上人的理解和表达能力。

 

AI擅长完成:标准化、结构化的任务

AI特别擅长完成结构化的任务。结构化的任务是指输入和输出有明确界定且易于理解的任务,以及将输入转换为输出的预设步骤,例如各类数据报表或会议安排、会议纪要等。非结构化任务是指输入、转换程序或输出大多定义不清、不够明确或未知的任务,例如解决人际冲突、头脑风暴、服务设计或复杂沟通。

 

第二步是拆解AI可以完成的工作

 

根据以上原则,可以对会议策划与管理工作进行细分:AI不能或不应该做的任务、AI可以增强员工行动的任务、AI可以自动完成的任务,由于会议策划以复杂沟通为主,大部分工作不能被取代,少数工作可以被增强,极少数工作能完全被取代。

在一个超级会议项目管理流程之中,我们把会议策划和管理工作分为24大类,100个小类,400个细分类别,具体见《一个超级会议项目管理流程》(点击原文):

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我们发现,AI在上述24个大类上,均可以不同程度的参与或增强人的技能,提升人的效率。但是在不同类别以及更细的维度上,还不能满足需求。

为了更具体进行细分,我们把会议策划和管理类工作按照会议项目组的工作职能进行细分(如下图),看看AI可以做什么。我们发现图中绿颜色部分是AI可以参与增强人的人力的工作(尽管不是),按照工作类别细分占比在30%左右(按工作量不一定不是30%)。

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(绿颜色板块是AI可以胜任的部分或全部工作,约占1/3)

 

总之,一旦找到结构化的任务,大多数是AIGC可以代劳的任务,就可以思考AI如何能够增强或自动化其中的一些任务。引入AI后,每人每周至少可以腾出5个小时来执行额外的任务。根据以上的任务拆解分析,我们得出了一个结论,那就是文案类、数据分析、合同、采购RFP类等标准化程度很高的工作,有套路的工作,AI都可以胜任。

 

第三步是细化AI可以做的工作

 

包括,并不限于以下高度结构化、标准化的任务:

翻译:新闻翻译、行业报告翻译、往来邮件和文书翻译。

新闻摘要:根据现有新闻或报告材料,总结为一篇摘要、新闻简讯(国际会展观察系列)。

写作支持:通过人工或者AI支持下完善大纲,让AI帮助生成内容。

文字润色,错别字,总结提炼等。

策划支持:如何让GPT策划一场大会?(概念、议程设置、话题、嘉宾推荐、招展书、邀请函)

行政采购:HR的招聘描述撰写,会议通知,RFP描述。

概念验证:有没有其他人理由类似的观点,是否前人将你说的观点已经提炼为一个模式或效应(直接引用,避免重复)。

交叉对比:输入不同的观点和文字,让AI提炼区别和共同点。

行业研究:竞品、行业关键词、热点;客户挖掘等。

案例撰写:输入基础内容,让AI根据格式写案例。

提出质疑:让AI就某个新闻或报告提出不同的意见,回答产生的背景,是否存在幸存者偏差等等?

商务:项目总结支持、邮件、会展招展书和文书。

标书分析和拆解:前置条件,如何准备。

销售:销售话术、展区规划、招展书、展商权益设计。

  

第四步是了解如何让AI帮忙做工作?

 

以上每一类工作,都涉及到向AI发出指令(Prompt),因此在AI的时代,Prompt是第一生产力,善于向AI发出指令的人获得生产力和效率的提升。

 

Prompt固然重要,但是向AI提出好的问题的能力是产生Prompt的关键。因为好问题比完美的答案更有意义,也更有价值。好问题才能激发创新。通过正确提问,能有效发现和解决问题,促进产品、服务和组织运营等方面的创新和突破,和谐团队关系,提升沟通效率,最终增强企业竞争力。

 

如何提出高质量的Prompt?

为了让AI能够更好地理解要求的任务,请尽可能清晰地陈述你的问题或需求(使用5W2H或SMART方法,产品经理思维法(我是谁,我在哪里,我要做什么)。

确保问题明确:为了让ChatGPT能够更好地理解您要求的内容,请尽可能清晰地陈述您的问题或需求(5W2H,SMART方法,产品经理思维法(我是谁,我在哪里,我要做什么))。

保持简洁明了:请尽量使用简单明了的语言,避免使用模棱两可或含糊不清的措辞。

不要过于复杂。尽量避免在同一个问题中包含多个问题或子问题。

提供上下文信息:如果问题涉及到某个特定领域、行业或背景,最好提供相关的上下文信息,这将有助于ChatGPT更好地理解您的问题。

要善于给出背景信息(而不是直接开放问题或是是、否封闭提问),要模仿人的聊天,并善于追问。比如,你要问:我们大会为期4天,每天上午是全体大会,下午是五个平行分论坛,请帮忙出大会的议程,议程包含最新的xxxx话题,并推荐演讲人,议程以表格形式呈现(时间,主题,演讲人)。

给出具体的示例或场景,如果您能够提供与问题相关的示例或场景,将有助于ChatGPT更好地理解您的问题,并提供更准确的答案。

给出合适的示例:如果您能够提供与问题相关的示例、范文或场景,将有助于ChatGPT更好地理解您的问题,并提供更准确的答案。

提问的结构化思维:拆解问题和任务,一个任务完成一个问题,多个问题分多个任务。

身份建议,给予小费激励:假设你是XX专家,请你列举有关XX领域的关键词。“你我担当的角色-你要做什么-我的要求-你不要做什么-我的输入/请求是”

文本类型的指令:请改写为专业严肃性的产品说明。

避免使用专业术语或行话,专业术语提供备注。如果您的问题涉及某个特定领域或行业,但不确定ChatGPT是否理解相关术语(中英文备注,比如PCO和DMC),请尝试以通俗易懂的语言表达。

多步骤对话和引导,让他翻译,让他思考,对比,然后让GPT根据对话信息,总结为一篇新闻稿、简讯、报告摘要等等(一篇好的新闻和转翻译是多步骤完成的,不是一步)。

学会质疑:你确定xxxx这个概念是xxx提出的吗?据我所知,还有谁提出类似的(观点、思考、想法等)……?

学会让GPT左右互搏:请分析这个数据指标,请指出其合理性和缺陷……

让他提供给参考来源:你得出的 结论是哪本书、哪个链接、哪家公司、哪个名人说的?

  

让AI成为私人研究助理,成为Master

 

要驯服AI,必须成为AI的主人。

学会提问的方式,反复交叉谈话,使用质疑和反问。

学会让AI反对AI,让一个AI修正自己的观点,让一个AI修正另一个AI的观点。

同样的问题,使用不同的AI,找到最合适你的,彼此最熟悉的。

注意,没有一款AI能完成所有的任务,需要拆解和组合来完成;外事不决需要同时问多个AI。

自己必须成为某一个领域的专家,才能引导和掌控。

会展行业是否应该提倡AI的使用?

 

是的!根据我的经验和观察,宜早不宜迟,从老板和领导开始!

以我的经验,每周可以节省至少3-5小时的工作量,文案质量可以提高30%(错别字大大减少)。通过AI辅助支持,2023年,文字产出增加了1倍。通过AI支持,每周翻译大量英文的行业新闻和评论,通过AI提取摘要,辅助做好研究。如果一个五个人的团队,每人提升10%的效率,那么总体效率是(1+10%)的5次方,也就是1.6倍。在FBIF辛巴的团队,联合创始人和首席人才官Mote号召全员使用各自的AI。在31会议内部,市场营销、售前、销售、产研岗位全面提倡使用AI。

AI的使用,随着AI的应用深化,不断完善,我们应该是随着AI共同进步而进步,一同进化。

 

会展行业也在开发垂直的AI应用

 

AI应用,从通用AI到专业AI结合,通用和垂直类应用并存是常态,各有优势。在会展策划领域,PCMA(专业会议管理协会PCMA)联合一家技术公司开发了一款名为Spark的应用。

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Spark的能力主要包括以下四类:

内容生成:AI可以用于生成高质量的内容,包括活动描述、Linkedin帖子、演讲者简历、电子邮件撰写以及视频剧本等.

内容再利用:AI可以帮助将现有材料高效地转换为多种格式,如社交媒体帖子、博客、活动宣传和教育活动,从而最大化内容的覆盖范围和影响力。

创意构思:AI可以增强团队的创意过程,生成创新的想法和解决方案,包括活动口号、会议问答、创建投票、目标观众画像、网络活动构思和礼物构思等。

内容分析:AI能够快速解析大量内容,提取关键洞察和模式,为决策和战略提供支持,包括战略洞察、挑战与解决方案、主题分类、情感分析和视频/播客分析等。

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有没有一些国产比较好的大模型?

 

没有任何一种AI可以完成一个人在工作中的所有任务,所以需要组合使用!如果说2023年是AIGC爆发元年,2024年是AIGC的应用百花齐放(也是大卷之年)。

就文案类而言,国际主流的ChatGPT 4由于需要付费和爬梯,建议可以使用ChatGPT 3.5,此外比较好的还有Claude。国内除了百度文心一言、讯飞的讯飞星火之外,去年融资比较大的主流AI有以下五款,均能免费试用薅羊毛,其中月之暗面(Kimi Chat)能力较高(PC版本容易宕机,使用移动端APP速度更流畅),智谱AI(chatglm)性能据说可以达到ChatGPT 4能力的90%。

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关键是上述AI以国产语料为训练基础,语言表达和文学功底可能更符合中文语境。如果你要翻译和分析一份英文报告的内容,可以上传给Claude,如果要了解国学,还是问国产的比较好。比如,当你拿到了一份国际会议的biding proposal 或RFP,完全可以丢给Claude,让他分析标准、要求、准备事项、标书大纲等等,其能力基本能够达到很专业的水准,分析能力可以达到五年以上行业从业水平。

还有一些是基于现有软件上做叠加应用,比如 WPS AI,Islide AI,Processon AI,Canva AI ,问卷网的AI ,CRM的AI本身都是各自领域的专业工具,叠加了AI能力之后会增强自己的能力和优势,因此SaaS+AI是一个未来的快捷应用方向。

 

面对AI来袭,国际同行在做什么?

 

PCMA(专业活动管理者协会)宣布在2024年推出了名为“通过AI增强活动”的认证课程(Enhancing Events with AI certificate),旨在为会议活动专业人士提供深入的人工智能(AI)应用培训和认证。这门课程为希望将AI的潜力和魔力融入其活动策划中的专业人士设计,旨在超越基础理解,带领学员深入了解实用的AI平台,并展示如何利用这些平台来革新活动策划、营销和执行过程。通过这门课程,学员将能够在快节奏、技术驱动的行业中领先一步,成为AI的早期采用者和实践者,从而提升活动体验、节省时间并增强在组织中的价值。

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课程不设硬性先决条件,但建议学员具备面对面和虚拟活动策划的基础知识。PCMA建议学员在参加本课程前完成“活动与会议管理基础”(EMMF)和“虚拟活动与会议管理”(VEMM)认证课程,以确保对面对面、混合和虚拟活动的全面了解。课程由Nick Borelli主讲,为期五周,价格为695美元。课程内容包括理解AI的基本概念及其在活动行业的应用,探索实用的AI平台和技术,识别AI在活动营销、观众参与和体验方面的实际应用案例,以及学习如何利用AI提高自动化管理水平和提高运营效率。此外,课程还将教授如何利用AI进行数据分析,以衡量活动成功并为未来的活动策略提供信息。

 

在人工智能(AI)成为全球关注的焦点之际,MPI学院推出了一门名为“AI增强型活动专业证书(AI-Enhanced Event Professional Certificate)”的新课程,专注于AI在会展活动管理领域的应用。该课程旨在为会议和活动专业人士提供如何最佳利用AI设计有意义和沉浸式体验的知识。

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该课程将充分利用30余位行业思想领袖的知识,自2024年1月31日起,对MPI会员收费305美元,非会员收费405美元。随后在2024年的4月、7月和10月还将有三次注册机会。课程将包括六个模块,涵盖AI在活动中的应用、AI工具和技术、通过AI实现个性化和参与、数据分析和改进,以及设计AI增强型活动,最后还有一个展示环节,参与者将展示他们在活动设计中实际应用AI的能力。

课程遵循六个学习目标,与模块相呼应,使参与者能够:

描述AI的基本概念。

识别在活动设计中融入AI的机会。

利用AI工具和技术来增强活动规划和执行。

使用AI开发策略,为参与者提供个性化体验。

分析数据驱动的洞察以改进活动结果。

将AI应用于活动设计的真实案例研究。

面对AI来袭,中国的同行在做什么?

 

为了促进数字会展技术创新应用的普及,探索数字会展新模式,加快会展企业数字化转型升级的步伐,中国会展经济研究会与浙江省湖州市德清县人民政府将于2024年2月29日至3月2日在德清国际会议中心联合举办“中国会展业数字化创新大会暨德清会展业发展大会”(China Events Industry Digital Innovation Conference,简称CEIDIC)。

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面对AI来袭,CEIDIC在行动!

CEIDIC聚焦会展数字化,其中一个亮点是在3月2日上午开设了 AI应用专场,邀请人工智能、新媒体、大数据应用等领先企业,分享跨界经验和在会展的销售、营销、公关活动等领域的最新应用。详细日程下周发出,请耐心等待!

让我们携手推动中国会展业的数字化转型,开拓更广阔的发展空间!

(扫描下方二维码,立即报名参会)

 

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