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31轻会——让会议更轻巧

2022/9/16 来源:原创 关键词:31轻会 数字会展 数据管理

31轻会是31会议的四大核心产品之一。顾名思义,轻会的“轻”是指会议的类型的轻巧,也即人数规模适中,参会人员类别单一,注册和签到流程比较简单的会议。因此,31轻会就是为了服务此类会议的一款SaaS数字办会软件。

 

31轻会的服务对象

31轻会是一款适合各类会议活动的主办方和服务方全年自助使用的办会软件。这些用户每年举办多场规模不一的各类会议活动,特别适合使用31轻会产品。

企业内的办会部门(比如市场营销部、公关部、销售部、人事行政部)

事业单位的各个部门(主要是市场营销部和公关传播部门)

协会社团组织(主要是秘书处和会员活动部门)

MICE服务企业(会务部)

高校会展专业院系(专业教学培训使用)

31轻会支持用户对组织、账号和权限的管理。在企业的应用中,支持为不同部门不同岗位的人员开通属于自己的专属账号,支持管理员主账号和子账号设置不同的管理权限,例如企业管理员可以查看所有子账号创建的会议;子账号只能查看和管理自己建立的会议,看不到其他同事所建立的会议。

 

轻会适用的会议活动类别

企事业单位主办的各类活动,如,员工大会、周年庆、产品发布会、新闻发布会、经销商大会、供应商大会、沙龙和研讨活动等。

商协会/社团组织/校友会等主办的各类活动,如,年会、周年活动、研讨会、沙龙等。

以上活动有一个共同点,就是活动频率比较高,人数规模不大,参会人群类别比较单一,会议的议程和内容以及流程相对比较简单,需要快速创建和营销会议,实现会议的发起和管理。

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(图:轻会适用的活动类别和形式)

 

31轻会的产品功能

31轻会是适合用户自主使用的办会软件,可以根据模板生成活动微站、进行对外活动传播、邀约参会人、发出通知、收集参会名单、收取参会费用、参会人可查看电子票,在现场阶段可实现现场签到、现场互动,在会后可对数据进行管理等全流程管理。不仅适合办好一场会,也适合管理全年的会议活动。

 

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就单场会议活动而言,通常涉及会议活动的内容和议程策划、嘉宾邀请、会议营销、人员邀约、注册报名、会务筹备、会后总结等几大板块工作都可以由31轻会的以数字化来实现。从流程上而言,轻会可以实现根据单场活动的流程管理,在主办方的视角而言,从创建一场会议开始,然后配置一个参会人的注册表单,设置所购买的门票,选择一个会议网站和微站模板,完善会议活动的对外宣传,然后对外进行营销推广,可以以海报等形式进行对外邀约和分享,吸引参会人注册报名,包括对人员进行审核。到了会议的现场,参会人可以以电子名票或二维码等形式在现场进行报道,打印并领取证件,根据参会权限进入线下的会场或参加线上会议,观看在线直播,活动期间或结束之后回复主办方的问卷调研。整个活动结束之后,主办方可以查看会议的看板和统计报告。

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轻会在单场会议活动之中的核心应用

 

鉴于企业活动对于企业市场营销和运营发挥重要作用,31轻会还适合用户对全年的会议活动进行统筹管理,比如,查看全年的会议日历,活动分类,每个会议的注册报名人数,活动的营销推广效果,活动的营收,对于活动的发起组织而言,不仅可以进行统筹管理,还能分析多维度的数据,为企业节省成本开支,预测下一个年度的会议活动的计划。使用轻会可以创建多场会议,在一个平台进行管理,让不同部门的同事均可以发起并管理自己的会议,企业和机构的领导人可以查看全年会议目录,分析全年会议的举办情况,作为决策的数字依据。

 

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(图:轻会在年度活动管理中的主要功能)

 

 

31轻会产品优势

使用轻会,满足最普遍,最常见的活动场景,对于活动发起方和主办方有以下价值:

简单易用,不用计算机编程语言,只需演示或培训即可操作;

适合企业和社团高频次各类日常活动的全年管理;

覆盖最核心的会议场景,低成本实现活动数字化管理全过程;

一个平台,一个组织管理线上线下全年全流程服务管理。

 

31轻会是企业办会参展的助手,是企业营销与运营自办活动、外部活动、线上活动、线下活动的一站式、全流程软件。依托31轻会系统,轻松运营活动的10大关键流程、实现活动营销、流程、运营、数据管理的自动化、一站式、高效与专业。

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(图:31轻会解决企业活动营销中的问题和痛点)

 

31轻会可以集成什么?

活动主办方在举办一场活动过程中,除了创建活动、管理活动的需求之外,还有很多其他的需求,轻会将主办方常用的以下系统集成到轻会系统平台中,用户只需要登录31轻会即可使用这些功能,方便又便捷,让主办方真正的感受到“会更轻松”。这些系统包括:

短信系统:直接在轻会之中利用第三方短信系统向参会人群发短信;

邮件系统:直接在轻会之中利用第三方邮件自动化系统向参会人群发邮件;

微信公号:直接在轻会之中托管微信公号;

问卷网:直接在轻会之中利用问卷网制作在线问卷;

易企秀:直接在轻会之中利用易企秀制作电子海报等营销素材;

目睹直播:直接在轻会之中目睹直播平台创建直播;

此外,轻会也对接了微信支付、支付宝、首信易支付渠道,还集成了企业微信,支持办公协同。

 

使用31轻会的流程和步骤

步骤1:在使用轻会之前,用户需要先确定会议的主办方,以及会议类型、会议的目标、营销的目标、ROI和数据、会议的内容和形式等相关的基本信息,以便确定轻会系统的适用性,并决定如何对系统进行规划和配置,包括,但不限于:

了解会议的分类(政府会议、学术会议、企业会议)和主办方的特征,找到适合轻会办会特征的会议类型。

了解客户是需要一场会议活动的管理以及全年会议活动的管理,是纯线上,还是纯线下的会议活动,或者是线上与线下结合的形式。

了解参会人有哪些分类,以及主办方对不同分类的参会人将会提供哪些服务,如果是涉及多个参会人群注册报名以及审核就不能适用轻会,可以用“大会易”。

了解是否有国际来宾以及国际化的语言、外币支付以及支付渠道等要求,目前轻会不支持国际会。

了解注册方式(参会人如何邀约、是否有团体注册、是否允许携带随从、媒体如何报名、是否有信息需要补填、是否有展览等等),目前轻会不支持同期会和会中有展的复合场景。

了解参会人是否需要经过审核,如果有,是否需要多级审核(如主办方审核、政审等),目前轻会只有一级审核,不支持多级审核。

了解门票种类以及是否会提供可购买的日程或增值服务。

了解直播需求以及观看直播人员的权限要求。

了解现场如何对现场的人员入场权限和证件要求。

了解证件如何制作,征件是否需要很容易地通过肉眼识别。

步骤2:根据会议和主办方的特点,设计整体的会议方案

根据会议特点,选择对应的会议类型。如果会议只是由同一个主办方举办,且会议中不包含某些相对独立的日程或分论坛,轻会就可以很好地满足用户的需求。反之,如果会议中包含多个由不同主办方举办的相对独立的日程或分论坛时,并且需要各自管理相关的参会人数据,则考虑使用大会易。

步骤3:根据会议、参会人分类和注册信息,规划注册表单和微站

需要区分不同的参会人类别,并了解提供给各参会人类别的相关服务和权益以及收集的字段有什么差别,并据此设计各参会人类别的注册路径及可供购买的门票和商品,目前轻会支持一种参会人身份的注册和一级审核。

需要确定参会人的注册信息收集需求和微站需要展示哪些信息,需要提供哪些终端的访问,资料的来源以及版权和使用规范,做好资料的准备。

步骤4:根据参会人注册的相关信息,制定邀约计划和邀约任务

根据收集到的会议情况,如参会人规模、是否有定向邀约的名单、门票/注册费和商品是否有优惠等等,并以此制定邀约计划以及实现计划的任务。

步骤5:管理收集到的参会人相关数据

收集到参会人的相关数据后,为了确保现场提供服务时不会因为数据不准确而出现问题,一般都需要对数据进行多次核对,某些特定的数据如行程、住宿等信息也需要等到会期临近后才能完全确定,此时可能需要要求参会人在会期临近时补填信息。

步骤6:搜集直播需求和准备

如果会议单纯(或者同时)采用线上直播的形式举办,则需要了解会议直播的要求,并做好创建直播、使用直播的相关培训。

步骤7:会议开始前,规划签到点和签到方式

了解关于会议现场的相关需求,需要收集哪些现场相关的数据,如现场签到区域及会场门口如何布置,是否需要了解会场或日程相关的热度,并以此规划需要多少签到点,每个签到点应该如何配置。

步骤8:根据会议及参会人特点,设计现场参会人互动环节

了解会议的特征,并据此设计符合会议场景的互动,如现场在线提问、调查问卷、抽奖等互动环节。

步骤9:会议结束后,提供相关统计报表

会议结束后,从会议注册到会议现场整个流程中的数据对于掌握会议的整体情况并分析如何改进会议效果都有具大的意义,系统将提供标准的统计看板和报表供主办方(用户)使用,并且也可以按照用户自身的情况,自定义统计报表,从而获得更优的效果。

步骤10:全年会议的管理和统计

如果使用年包租赁的用户,可以定期查看、分析在轻会平台创建和管理的会议列表,掌握每种类型的会议的数量、时间、形式、规模、收入等多维度的信息,为发挥全年的管理提供决策依据。

 

如何申请使用31轻会?

使用31平台之前需要先拥有一个用户的组织帐号,并通过31的认证。目前31轻会有免费试用版和企业付费版。可以在31会议的官网(https://www.31huiyi.com/)注册账号获得免费的试用版本,或直接联系销售人员获得商用版(付费租赁版)的账号,不同版本功能和权限有所不同。

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(图:轻会平台注册认证组织及管理成员流程)


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