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会议日程管理太难搞?用对系统是关键!

2021/5/6 来源:原创 关键词:会议管理系统 学术会议 日程管理 会议邀约 个性化定制

要说复杂程度前三的会议,那必然有学术会议一席之地。学术会议常持续3-5天,演讲嘉宾多则上千,需要安排的日程非常多,这就让会议的日程管理难度格外引人注目。31会议日程管理系统,在信息化时代,成为解放打工人的高质量、一键式多功能管理系统。

 

多维度日程同步展示,日程编排自动查重

 

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学术会议包括论坛、主题演讲、专家研讨会等多个不同种类的会议,集中在几天内,时间安排难免有冲突,会场所在的不同地址也要清晰明了。31会议日程管理系统在进行日程编排后可根据时间、会场等维度自动生成日程表,并实现手机端的同步展示。当会场、讲题、演讲时间重复等日程编排冲突出现时,系统会自动提示,方便工作人员进行调整。同时,系统华科自动生成word版本的日程,工作人员可直接根据word版本进行大会手册的制作。

 

多维度检索参会日程,个性化定制随心意

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学术会议的参会嘉宾都是某行业内的重要人物,因此,在整个过程中要格外注意嘉宾的体验感和参与感,要让嘉宾轻松参会、节省精力,将主要精力放在会议中。31会议日程管理系统支持多维度日程检索,参会嘉宾可一键关注意向日程,还可根据个人习惯自动生成个性化参会日程表,实现高效参会。在日程开始前,系统还会进行自动提醒参会嘉宾,避免其错过重要议题。关注每一处细节,用高质量的服务提升嘉宾体验感,为大会成功举办助力。

 

嘉宾精细化邀约,动态行程在线管理

 

既然嘉宾如此重要,那做好会议邀约便是工作的关键第一步。31会议日程管理系统支持参会嘉宾的精细化邀约,会务组可选择嘉宾进行演讲邀约,支持中英文双语日程显示,嘉宾也可在后台选择接受/拒绝 ,邀约状态可实时查看。当嘉宾选择接受后,无需人工操作,后台自动将该日程写入日程表中,且未获确定日程会以隐藏方式呈现。

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邀约成功后,就要时刻关注嘉宾的动态形成。系统后台可展示嘉宾来程、返程抵离动态,可向嘉宾发送行程通知并实现行程确认,支持在不同节点一键触发模板短信、邮件通知,高效连接线上线下。

 

31会议日程管理系统,大大提升了学术会议的管理效率,帮助主办方节省了人力物力财力,一举多得!


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