宝马(BMW)是享誉世界的豪华汽车品牌，作为行业领跑者，已经占据豪华车领先地位的宝马丝毫没有停下追逐科技的脚步：不断开发的新能源车、自动驾驶功能似乎都在向我们证明这一点。但对科技的追逐并非局限于自身产品，在2017年宝马所举办的经销商上，宝马也摒弃了传统大会中所用人工邀约、签到模式，选择了31数字会务其打造了一场高端专业且科技感十足的经销商大会，一起来看看他们是怎么做的吧！

会前宝马经销商大会主办方向我们提出了一系列他们在以前举办会议活动时所遇到的问题：

· 传统人工电话邀约及EXCEL表格统计效率低

· 酒店预订分房工作繁琐复杂，且修改频繁

· 对报名及现场参会者身份需要有所限制

· 要为参会嘉宾在会前注册提供极佳的体验

而31会议又是如何办他们解决这些问题的呢？

 定向注册邀约，人码绑定验证身份

会前，31会议为2017宝马经销商及合作伙伴大会搭建了官方网站，并嵌入了注册码的功能。如果对我所说的注册码应用场景不太清楚，我们可以看上面这一张图。 

邀约环节流程图

当主办方事先获得了参会嘉宾的基础信息后导入后台，生成与参会者一一对应的邀请码，随后向参会者发送邀约邮件/短信，内附邀约码及报名官网。 

31会议所提供的定制官网

参会者进入官网后输入专属注册码，随后弹出信息补全页面，在这个环节中系统根据注册码与参会者自动匹配后写入姓名、公司名称等基本信息（不可更改），参会嘉宾在这一步骤中需要进行信息补全及核对。酒店选择环节参会嘉宾可以自己选择入住酒店及同住人，优化注册体验，同时也为之前需要协调安排房间的主办方节省了不少时间。

当参会者确认信息无误后提交，提交后系统自动发出注册成功含有签到二维码的邮件以及短信通知。注册系统的优点在于打破了传统电话邀约及统一报名的局限，嵌入式的酒店及同住人的选择更加人性化。同时，完成报名的参会嘉宾信息直接进入后台通讯录中，代替传统的EXCEL表格统计方式，筛选导出更加便捷，最重要的是这些工作是支持多人协同操作的！ 

机场、酒店、会场三合一数字化签到

机场签到示意图

由于参会嘉宾来自全国各地，为保证其顺利安全到达活动地点，主办方在上海浦东机场、虹桥机场、虹桥火车站设有专人接机\接站。传统接机/接站采用表格画钩方式，但遇到参会者集中到达时，会出现拥挤排队的现象，用这种方式不仅效率低，客户体验也并不好。本次经销商大会主办方选择电子签到的方式通过扫描嘉宾收到的签到码完成签到计数，在扫描后屏幕上会同步出现该嘉宾所入住的酒店及分配的大巴车号。这一设置的好处还体现在电子签到可以实现全程数据同步可以看到各个站点嘉宾接送情况，同时各酒店可以实时监控已接机的参会嘉宾，提前准备签到资料以及房间安排。

酒店签到

参会嘉宾在酒店扫描签到二维码确认身份后，即可收到现场打印的胸卡。本次的参会嘉宾有3000+人，并分散于上海的6家酒店内。区别于常规普通人工签到，本次签到环节全程数据同步，全网数据连接，主办方可实时查看各酒店签到情况调整运营策略。

会场签到

在大会召开当日，参会嘉宾出示前面签到获得的胸卡，验证身份后即可进入，杜绝了非公司员工混入的情况。在这一环节电子签到的价值不仅体现在签到的便捷性上，实时更新的入场情况方便内场人员增加\减少座位，避免出现人多座少的尴尬情况。

全网连接，数据后台实时监控

对于像宝马经销商大会这类嘉宾入住酒店多、分会场多这类人员很分散的会议，经常会面临数据总控的问题。主办方无法实时了解每一个酒店、每一个分会场进场情况，这时便凸显出总控数据后台的重要性：31会议助手后台可以实时查看多个签到点并精确到每台签到仪器的签到情况，为现场活动运营提供了精确地数据支持。

宝马用其细致专业的服务态度赢得了客户的赞赏，值得一提的是本次活动中31会议所提供的数字会务为参会者所带来的舒适体验也和宝马一贯坚持的以客户为导向的企业理念不谋而合。至此，一场成功的经销商大会画上圆满的句号。