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第五届世界低碳城论坛

2017/9/15 来源:原创 关键词:身份证签到 RFID 国际会议 31会议 全程数字化

对于参会人数动辄数千且身份限制严格的国际大会,其面临的痛点让许多活动主办方苦不堪言,今天我们从9月7-8日,在深圳举办的第五届国际低碳城论坛作为切入点,参考产品与客户实际需求及并形成最终落地方案,让大会管理轻松增效150% 



第五届低碳城论坛活动管理痛点解析: 

· 近2000位嘉宾的定向邀约、嘉宾信息注册、验证签到、参会凭证领取……这些步骤靠人工完成,不但工作量巨大、在不断周转数据的过程中也极易出错。

· 到了现场验证签到环节,人工更是不可能辨识全部的嘉宾并验证。

· 嘉宾对应各主、分会场准入权限不同,人工无法分辨入场权限。

· 大量参会凭证需提前制作消耗大量人力物力,数千张凭证现场发放,容易造成混乱,工作人员极易找不着,更可能忙中发错。 


邀约及注册

 通过系统,数据可汇总一个后台,统一发送邀请函

参会嘉宾根据收到的短信及邮件中的链接进入大会注册页,输入邀请码并完善信息,即可完成大会注册


这些信息将统一汇入系统,并根据嘉宾身份自动为嘉宾分配主、分会场的入场权限,为现场的身份验证、签到和胸牌打印奠定基础。且嘉宾在注册日截止前可自行登录修改填写的信息,而不像往常必须要联系工作人员修改,大幅减小工作压力。


签到及现场胸卡制作 

到达现场后,中外嘉宾前往不同的通道签到。中方嘉宾走身份证签到通道,外方人员走护照通道。


在中方通道上摆着签到3宝:

· 身份证读卡器

· 胸卡打印机

· 摄像头


首先,嘉宾在读卡器上识别身份证 


在工作人员的电脑界面上就能立刻得到反馈信息;如签到反馈信息、嘉宾的身份信息等。


确认后,工作人员可现场将嘉宾头像采集入系统


完成后,胸卡打印机自动开始工作。

就这样,包含验证、签到,仅10秒左右,一张带个人身份信息、存有入场权限的专属RFID芯片胸卡就可以交到嘉宾手中了

因为参会胸卡实现了现场制作,所以2000名嘉宾无需挤在会议当天到会场领凭证。主办方在会议前一天就在3个指定酒店设立了酒店签到点,无论嘉宾下榻哪个酒店,都能快速验证身份并收获专属凭证,极大提高了会议签到效率和体验。


主、分会场入场验证

在主、分会场门口,都设立了自助胸卡签到机。嘉宾入场前需将胸卡在读卡器上“哔”一下,屏幕上就会反馈嘉宾的身份、以及准入信息(具有权限、不具有入场权限),工作人员籍此做出引导。

大会有十数个主、分会场,以往工作人员是无法知道每个会场的入场情况,很难及时做出引导。数字化之后就不同了,工作人员可以在后台清晰地看到各分场的入场人数实况,通过广播、短信等形式来引导嘉宾选择会场。

虽然参会嘉宾达2000人之多。实现全程数字化后,国际低碳城论坛高效、次序井然,让人大呼体验超级棒!

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