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主持圆桌会议的技巧

2013/9/23 来源:原创 关键词:嘉宾 一个 论坛 观点 分钟 时间 阶段 主持人 问题

  你参考过90%的活动中的圆桌讨论都是无趣的,因为他们不懂这些

  尊敬的各论坛主持人的嘉宾们,非常感谢您在百忙之中参加支持我们的创意领袖峰会。用您的专业和经验给现场的所有参与论坛的嘉宾,以及场下的所有的听众有一个完美的体验和感受,可以这样说如果一流的演讲嘉宾是后面的"零",而一个优秀的主持人就是前面的"一",如果没有一个优秀合格的论坛主持人,再好的嘉宾也无法发挥出他们的价值。虽然要成为一个优秀的主持人需要专业的训练,但是如果您能够做到以下几点。我相信您就能够有一个完美的演出。

  事先的工作:

  1:嘉宾的互相引见

  嘉宾的互相介绍和沟通,由于时间有限,很多失败的论坛主要是在于事先沟通很少,在有限的时间浪费在嘉宾场上的互相介绍上,由于很多嘉宾并不是很熟悉,如果能够事先通过邮件,电话,或者可以见面的与不同的嘉宾沟通,并将嘉宾之间的观点,甚至一些信息介绍抄送给参与论坛的每一个人,这将会非常有益于气氛的调动。

  2:论点准备和结论观点

  论坛与演讲不同在于,首先有一个观点,嘉宾之间可以就这个观点来进行讨论和深入,同时不断的进行碰撞的过程,最后在论坛结束后,最好能够形成一个观点,成为本场论坛的结论。如果没有一个清晰的论点,所有的嘉宾将无法的深入沟通。如果结束后没有一个清楚的观点,那本场论坛的价值将很难在后续的媒体报道中放大。

  3:流程的设定和设计

  一个专业的流程设计是必要的,否则论坛将一团糟糕。流程的目的是在活动开始进行中,让每一个参与者知道它的环节和阶段,一般来说是分为开场介绍阶段(主持人互相嘉宾介绍),论点抛出阶段(背景意义和内容),争辩深入阶段(不同方的观点和补充)、观点形成阶段(大家达成了一个观点或者解决方案)。我们建议尽量将更多的时间是放在第三阶段即争辩阶段,这是所有环节中最最受欢迎的地方,也是最精彩的地方。如何在有限的时间内快速过渡到这个阶段,这就需要各位嘉宾的提前沟通,并且尽量使用公关的手段,能够提前将所有的嘉宾的介绍,以及论点的背景资料在活动开始之前通过网络、微博、电子邮件传播来达到预热,可以让所有在场下参与者都能够有了解,今天的嘉宾和背景是什么,如果公关做得越出色,将会越快的过渡到这个阶段。所以,流程的设定和设计非常重要。

  大会建议的流程:(圆桌讨论30分钟,5位嘉宾为例)

  第2分钟的时候:快速的由主持人介绍一下所有嘉宾以及今天的背景资料和论点。

  第6分钟的时候:每一位嘉宾都有发表一下他的观点和见解,每一位控制在1分钟以内,简单干练。注,此时应该完整的形成了论点,并且每一个嘉宾都已经列出自己的观点。

  第10分钟的时候:开始最精彩的自由辩论,每一位嘉宾的发言最好不要超过1分钟,各别精彩的也不能超过2分钟,如果是有四个人的话,15分钟的时间平均每一人都可以有三至四次来表述自己观点的机会。这将会不断的深入的一个过程。

  第25分钟的时候:最后五分钟运用在总结归结观点和论点,就此问题是否有切实可行的解决方案有什么办法。将大家所有的观点来归纳起来,最后一致形成了一个论题和论点。

  第28分钟,如果控制的好,还可以回答一至两个现场的问题。

  只要事先充分准备,就一定可以做好。

  4:准备几个好问题

  可以针对这些嘉宾的特点和内容,准备一些好的问题,什么叫好的。大家感兴趣有争议性,带一点点尖锐但又不是无法回答的问题。我们建议可以先和嘉宾先沟通征询一下。

  5:需要提前给到问题和专业名词优化翻译的问题

  一场不专业的翻译下面的听众会觉得是灾难,大会主办方准备了非常优秀有经验的同传工作人员,在整个活动都有中、日、英的翻译,非常重要的是需要提前将这些问题发送给我们的工作人员,因为圆桌会议是非常难翻译的,因为有即兴发挥的内容,尤其是专业的广告内容,我们需要您将这些准备好的问题,以及您在本场论坛中所需要运用到的专业名词列一个中英对照表给我们,我们以求同传最佳的同传翻译准确度,我们需要12天的时间和我们的同传团队一起准备。

  6:现场的工作

  现场前的最后一次充分的配合与事先准备,我们要求所有的嘉宾都至少提前60分钟到会场,还是给予大家创造一个环境在论坛开始前。我们在论坛旁边有一个可以给所有嘉宾准备没有打扰的区域,在里面有我们工作人员和准备的茶点,没有人打扰。你们可以在此之前做最后的沟通。在提前30分钟的时候,你们可以有我们的同事带着进入会场前排,在此时将是上一场论坛的最后15分钟,可以让嘉宾体验一下我们论坛的场地,下面的观众,台上的环境。同时也看一下他们做得如何。15分钟后就是你们上场准备的时间,这段休息时间你们将会有AV工作人员给你们别上小蜜蜂话筒,以及准备工作,包括可以看一下已经准备好的PPT,以及沙发感受一下。

  7:控制时间和节奏

  一般来说给到圆桌嘉宾的时间都不太多,我们有四个不同的阶段,需要一步一步走下去,如果任何一个阶段的时间拖后了,就会影响到下一个阶段,如何控制时间和节奏就需要现场的执行,如果慢了就加快,如果快了可以后面轻松一点。我们在现场会有一个朝向主持人的屏幕,来协助主持人来控制时间。

  8:公平的对待每一位嘉宾让他们有发言机会

  每一位嘉宾都是公平的,都需要在有限的时间内让他们讲出观点。所以,我们理论上要尽量平均分配时间给每一位嘉宾,有一些嘉宾很能说,要及时制止他。有一些嘉宾比较低调,我们也不能忽视他们。一个小技巧,可以在和他们事先沟通的时候称,为了尊重到每一位所有的嘉宾,我们的每一轮发言时间不能超过1分钟或者1分半钟,相信他们都会理解,如果在开始论坛的时候又忘记了,你可以及时的提醒他们,或者在他们讲完的时候再次重申提醒他们。甚至于可以学习台湾的综艺节目,如超过的话,有一个小小的惩罚停一轮那一些即轻松,又不会让嘉宾生气的方式。

  9:观点表述尽量多用动词名词,少用形容词副词

  由于论坛时间有限,从全球各大论坛中可以了解到。台下的观众主要是希望可以看到精彩的智慧专业碰撞,据调查大部分的听众最讨厌的嘉宾排名靠前的就是,某一嘉宾讲话重复罗嗦、霸占话筒,而让很多嘉宾没有办法发言,或者是说没有及时准备,论坛稿得像演讲没有任何互动,每一位嘉宾是各讲各的内容,这也是糟糕的组织。我们这次论坛为了让所有来宾有更好的体验,我们没有使用麦克风,而使用可以别在嘉宾衣服上的小蜜蜂话筒,可以更好的让现场的听众听清楚他们的声音,以及节省传递话筒的时间。

  10:现场互动的抽取与选择

  一个好的现场互动的问题是会给最后的嘉宾和听众留下深刻的印象。但是如何选择一个问题是一个学问。本次我们有一块屏幕是微博互动的,上面会罗列出所有的现场提的问题,有另外一块小屏幕是复制微博大屏幕的视野可以让主持人看清楚来选择你最后要不要去问。我们建议首先是要一个好的问题,如果微博上没有,主持人可以自己来问。如果在微博上有好的问题的话,那将会是一个完美的结局。

  最后,作为主持人非常不容易,大家也是幕后英雄。

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  金投赏创始人

  总架构师贺欣浩

  2013.9.22

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