学术会议邀请函一般是对知名的学者、教授发出的邀请其前来参加学术会议的信函，是每个会议的组织者都需要进行仔细撰写的一份应用文稿，不管是国内还是国外的学术会议，信中一定要写明邀请参加学术会议的时间、会议内容，需要与会者做的工作，以便对方有备而来。另外，参加学术会议期间的食宿、交通等费用问题如何解决也应交待清楚。邀请函都应该具有以下几个内容：

• 尊称

英文信件开头一般为Dear XXX。中文的可以写为XXX，您好。

• 正文部分

一般需要简要介绍本次的学术会议的基本情况（如主办方，会议举办时间地点，到会专家等等），说明邀请的目的及有关信息，并对收件人发出诚挚的邀请。以下为一段范文：

由XX大学举办的国际会议"XXXXXX"定于XX年XX月XX-XX日在XX地点举行。本次会议的发言人和评论人是来自国内外研究XXX的专家。另外，我们还将邀请国内众多高校、研究机构和政府部门的有关专家、学者参加本次大会。鉴于您在该会议主题相关领域颇有研究，我们很荣幸地邀请您参加本次大会。

• 相关事宜部分

此部分需要将正式开会时间、会议报道时间、参会报名方式、会议论文投递、会务费用以及会议期间食宿安排等问题作出说明。以下为一段范文：

会议相关事项： 

1、正式开会时间为：2014年8月17-19日。16日下午报到。

2、会议语言为中文和英文。有同声翻译。

3、弗里德里希·艾伯特基金会承担您参加会议期间的午餐。没有会务费。其他费用自理(如果需要大会筹备组代订宾馆，请在报名时标明)。

4、诚请您在收到邀请函后即登录会议网站进行网上报名，也可用传真形式通知(参会回执可从网上获取)。

5、会后将把发言人的和参会者的论文经专家审核后成书发表。欢迎投稿。

如有问题，请随时联系!

• 会议负责人以及联系方式

此部分一般会写明大会主席、会议负责人、联系方式等。以下为一段范文：

    XXX教授 (大会主席， XX大学XX学院)

　　大会秘书：XXX

　　电话:xxx-xxxxxxxx， xxxxxxxxxxx

　　传真: xxx-xxxxxxxx

　　电子邮箱：xxx@xxx.edu.cn

以上四个部分即为学术会议邀请函需要具备的基本内容，此外若还有更多详情，则可以附上会议主办方网址以便参会者查询。