商务会议这种形式越来越受到各企业的青睐，因为其高效私密的特点与舒适的环境，给促成合作起到了很大的辅助作用。但在做商务会议接待方案之前，要做一些接待准备。例如：

方案一

1 必须全面熟悉日程安排，接待人的名单列表、抵达时间地点，具体接待车次或班次，接站人员。

2 食宿安排和一些简要注意事项也是必要的，尤其要注意掌握客人的忌口以及住宿要求，提前安排好。

3 做好一些旅游或行程安排计划，例如驾驶人员、导游人员、旅游景点以及中途就餐点。

 

模板：    会议概况————时间、地点、参会人员

      活动日程————成立工作分工小组

      材料组————记录领导讲话、登记、日程表、各种材料准备

      会务组————负责车辆、接站、纪念品赠送、住宿参观游览

 

方案二

首先是来访人员的基本情况，其次安排接待小组人员，要具体到着装和安排细节。

落实工作人员，可以安排秘书到机场接机，安排人迎接客人并引领客人进接待室。后勤部要提前购买所需物品；安排人会场布置。

环境布置为暖色，要记得摆放一些植物，消耗品例如矿泉水、纸巾、湿纸巾等都要放在一旁。布置主席台，摆上话筒，进行调试，拉好背景幕布。

注意接待礼仪，握手要遵循握手礼节，以及待人接物的细节。接递名片要态度谦恭，说一些礼貌用语，千万不能随便一放。