客户背景与需求

客户：某知名制造业集团（年营收50亿+）
活动：2024年度全球供应商大会
规模：2000人（含海外供应商200人）
地点：上海
时长：1天（08:00-18:00）

核心需求清单

l 活动微站

l 报名注册系统（中英双语）

l 现场10通道快速签到

l 即时打印热敏胸卡

l 12个出入口闸机门禁

l 主会场互动抽奖

l 实时数据大屏

l 会后数据报告

关键挑战

时间紧：活动前3周才确定需求

规模大：2000人需在30分钟内完成签到

要求高：VIP供应商需专属通道，零等待

国际化：需支持英文界面和外籍人员签到

31会议解决方案设计

阶段一：会前准备（21天）

Day1 - 3：需求调研与方案设计

31会议客户经理上门沟通

现场勘察：确认签到区域布局、网络条件、电源位置

输出《2000人大会执行方案书》

Day4 - 7：系统搭建

微站搭建：1天完成中英双语H5微站

首页：大会介绍 + 倒计时

报名：自定义表单（公司名称、职位、联系方式、饮食禁忌）

议程：时间表 + 演讲嘉宾介绍

交通：会场地图 + 停车指引

酒店：推荐酒店列表 + 优惠码

报名系统配置

设置VIP供应商绿色通道（200人）

普通供应商审核流程（1800人）

自动发送确认邮件+短信

批量导入历史供应商名单到DBMS

Day8 - 14：报名推广期

定向邀请：向供应商代表发送邀请邮件

实时追踪：每日报名数据报表

自动提醒：未报名供应商短信催报

结果：14天收到2100份报名，审核通过2000人

Day15 - 18：硬件准备

设备清单

签到设备：10通道（电脑 + 欢迎显示器 + 扫码盒子）（2套备用）

打印设备：10台热敏打印机（速度：0.5秒/张）（2台备用）

门禁设备：12台闸机（6进6出）

互动设备：1套大屏互动系统 + 备用设备

网络设备：2台工业路由器（双线路备份）

证件设计

VIP供应商证：金色底纹 + 专属LOGO

普通供应商证：蓝色底纹

工作人员证：红色底纹

证件内容：姓名、公司、职位、二维码

Day19 - 20：模拟演练

第一次演练：客户10人模拟报到流程

发现问题：签到流程，资料领取等需优化

优化方案：调整签到台布置，动线设计

第二次演练：50人压力测试

使用6通道同时签到，测试最高并发

验证门禁闸机与签到系统联动

确认数据实时同步

Day21：提前部署

活动前1天，技术团队进场

安装调试所有设备

网络压力测试

准备应急预案

阶段二：会中执行（活动当天）

07:00 - 08:00签到高峰期

签到流程（平均3秒/人）

参会者出示手机二维码/身份证

工作人员扫码/刷证，系统自动识别

屏幕显示参会者信息，确认无误

热敏打印机立即打印胸卡

参会者佩戴胸卡，通过闸机入场

突发情况处理

问题1：有15人未提前报名，现场临时注册

解决：开启现场注册功能，2分钟完成信息录入并打印证件

问题2：有3人手机没电，无法展示二维码

解决：使用身份证识别备用方案，顺利签到

实际成果

08:00前，1950人（97.5%）完成签到

平均签到速度：2.9秒/人

VIP通道零等待，98%准时到场

零系统故障，零参会者投诉

09:00 - 17:00会议进行中

功能1：实时数据看板（主会场大屏）

展示内容：签到率、参会者来源分析、实时互动数据

更新频率：每5分钟自动刷新

功能2：现场互动抽奖（3次）

第一轮：上午10:30，抽取50名"优秀供应商"

方式：从已签到人员中随机抽取

奖品：iPad50台

过程：大屏滚动抽奖，现场氛围热烈

第二轮：下午14:00，抽取20名"战略合作伙伴"

方式：扫码参与，实时抽奖

奖品：华为Mate60Pro20台

第三轮：下午17:00，压轴大奖

方式：扫码答题，高分者抽取

奖品：特斯拉Model3一台

参与率：92%参会者参与答题

功能3：门禁数据统计

追踪参会者进出会场时间

分析午餐时段流量（11:30 - 13:00）

识别提前离场人员（<5%）

阶段三：会后分析（活动后2天）

Day1：数据整理（活动结束后2小时完成）

31会议系统自动生成《2024某集团全球供应商大会数据报告》（58页），包含：

1.报名数据分析

报名趋势：逐日报名曲线

来源分析：邀请邮件转化率67%

地域分布：华东52%、华南23%、华北15%、海外5%、其他5%

行业分布：电子元器件40%、原材料30%、包装15%、其他15%

2.签到数据分析

签到率：97.5%（高于行业平均85%）

签到时段分布：

07:00 - 07:30: 15%

07:30 - 08:00: 72%（高峰）

08:00 - 08:30: 11%

08:30 - 09:00: 2%

各通道效率对比（表格）

迟到人员名单（50人）

3.互动数据分析

抽奖参与率：第一轮100%、第二轮95%、第三轮92%

答题正确率分布

中奖名单及领奖记录

4.参会者画像

职位分布：采购总监45%、采购经理30%、CEO/总经理15%、其他10%

企业规模：500人以上60%、100-500人30%、100人以下10%

合作年限：5年以上40%、3 - 5年35%、3年以下25%

5.门禁数据分析

进出场时间分布

平均停留时长：7.2小时

中途离场率：4.8%

6.问题与建议

改进点1：VIP通道可增加至3个

改进点2：午餐时段可增加互动环节

改进点3：建议明年增加展位参观环节

Day2：客户复盘会

31会议客户成功团队上门，与客户方复盘：

数据报告解读

亮点与改进建议

明年活动初步规划

客户满意度调研：9.6分（满分10分）

客户评价

"31会议团队非常专业，从方案设计到现场执行，每个环节都考虑得很周到。2000人的会议，签到高峰期完全没有拥堵，VIP供应商的反馈特别好。会后2小时就拿到数据报告，这在以前是不可想象的。"
—— 客户公司采购总监

"我们对比了市场上4家供应商，最终选择31会议，主要是看中他们的大型活动经验和应急能力。活动当天确实有几个突发情况，技术团队都快速解决了。"
—— 客户公司行政经理

"明年的供应商大会我们已经预定了31会议，还想增加展位参观和贸易配对功能。"
—— 客户公司市场总监

适用场景与建议

31会议同类解决方案适用于：

l 企业年会（200-5000人）

l 供应商/经销商大会（100-2000）

l 客户答谢会（各类规模）

l 新品发布会（200-2000）

l 行业峰会论坛（300-1500）

l 培训会议（50-200人）

关键成功要素

提前3周启动准备（最少2周）

必须进行1次以上模拟演练（重要大型活动需要3次模拟）

确保现场网络稳定（建议专线 + 备用5G）

现场有技术人员驻场

准备应急预案（备用设备、备用网络、备用证件、现场注册方案）

立即咨询您的活动方案！

告诉我们您的活动需求：

l 活动类型和规模

l 时间和地点

l 核心功能需求

l 预算范围

31会议将在24小时内提供：

l 定制化方案书

l 报价清单

l 成功案例参考

l 免费模拟演示