在2025年，个性化不再是可选项，而是必备要素。就像Netflix推荐观影内容或Spotify根据听众习惯定制播放列表一样，活动参与者期望获得专为他们量身定制的体验。个性化已经超越了简单的名字标签，发展为完整的个性化旅程。

具体体现在以下方面：

1. AI驱动的社交推荐：利用人工智能分析参与者的兴趣、职位和过往参与情况，推荐潜在的有价值的社交连接，帮助参与者建立更有意义的关系网络。

2. 个性化活动总结：57%的参与者希望获得基于其参与活动的个性化总结，类似于“Spotify Wrapped”的年度回顾，让参与者能够分享自己的活动价值。

3. 会议推荐：根据参与者的历史行为、参与度和调查反馈，AI可以推荐最适合个人兴趣的会议内容。

4. 情感分析：利用如Zenus.ai等工具进行实时面部分析，了解观众对内容的反应，并在活动后识别最受欢迎的元素。

5. 个性化跟进：根据参与者的兴趣提供量身定制的跟进内容，如会议回顾、建议的点播内容或未来活动邀请。

6. 参与度评分：通过跟踪参与者的活动和互动水平，识别最积极的参与者并为他们创建定制体验或奖励。

7. RFID技术：使用RFID追踪与会者在活动空间中的移动和互动，收集关于最繁忙时段、最受欢迎区域和整体参与度的数据。

对酒店和场地而言，个性化意味着了解客户及其特定需求。例如，政府活动策划者优先考虑安全性，混合会议需要强大的流媒体能力，协会和非营利组织往往预算有限。成功的会展场地将利用AI提供定制化的RFP响应，独特的场地设置，以及基于本地专业知识的个性化推荐。

2025年，AI将超越2024年的生成式AI热潮，进一步发展为提升生产力和合作的核心工具。选择合适的AI工具可能比想象的简单，因为许多现有平台已经集成了AI功能。

AI在会展活动各阶段的应用包括：

活动前准备：

• 通过Cvent Supplier Network等AI驱动的平台节省场地选择时间

• 利用如Cvent Vendor Marketplace的工具匹配最佳本地供应商

• 简化RFP创建过程，通过AI写作助手自动生成详细内容

• 利用生成式AI工具如OpenAI's Sora和Canva的AI视频生成器创建个性化内容

• 使用自然语言命令简化活动场地规划

活动期间：

• 在活动网站和应用程序中使用AI驱动的聊天机器人回答参与者关于日程、旅行提示等问题

• 实施实时AI翻译工具如Wordly.ai进行自动字幕、翻译和口译，提高全球可访问性

活动后：

• 使用如Ajelix的数据分析工具审查活动后数据并提供改进建议

• 利用Cvent AI总结调查结果，提取高级主题，确定成功之处和需要改变的地方

• 利用AI简化内容重新利用过程，如Cvent Video自动创建视频描述和字幕

对酒店和场地而言，AI将帮助：

• 提供个性化宾客体验，分析客户数据以定制从预订到退房的整个体验

• 增强客户支持，让聊天机器人处理常规查询，使员工专注于更复杂的任务

• 管理房间区块和会议空间，使用AI处理和提取洞见

• 实时调整定价，考虑市场动态和竞争对手行动，最大化盈利能力

• 改进预测，提高预测需求的准确性，帮助库存和资源管理

2025年，行业将继续努力将海量数据转化为可操作的洞见。尽管技术允许我们跟踪几乎每个接触点，但据B2B Marketing和Cvent的2024年调查，近一半(46%)的受访者仍然依靠手动流程将潜在客户信息输入CRM系统，这是一种耗时且容易出错的方法。此外，19%的受访者缺乏结构化的方法来整合潜在客户和数据。

对于活动专业人士，有效利用数据的策略包括：

1. 确定关键指标：分析历史表现设定基准和创建目标，选择对利益相关者最重要的指标。

2. 识别现有数据源：了解过程和系统，绘制数据所在位置和连接方式。

3. 细分数据：根据活动目标和利益相关者需求组织数据，确保每条数据都有明确目的。

4. 整合数据：将来自多个系统的与会者数据整合到一个中央枢纽，提供对活动项目的全面了解。

5. 连接系统：连接不同的数据系统提供更多上下文和深度，例如，结合活动注册数据和营销渠道数据可以帮助识别有效的渠道。

6. 从小处着手：从现有数据开始，逐步建立策略，随着需求增长纳入更全面的数据源。

对于酒店和场地，有效管理数据意味着：

• 利用AI理解与您的酒店合作的行业和垂直市场，创建有针对性的信息和建议

• 使用如CSN Business Intelligence的工具衡量表现，识别趋势，并监控关键指标

• 使用集中式工具避免处理多个来源的数据，确保准确、安全和即时的数据共享

• 经济学人集团的高级营销执行官Raquel Rosado强调：“NPS评分是我们的主要指标，但也有其他关键指标，如注册人数、与会者参与度和活动后调查结果。NPS评分显然会给我们客户满意度的指示，而通过分析活动后的数据，看有多少人参加相对于有多少人注册等，可以让我们更好地了解ROI。”

在建立在关系基础上的行业中，2025年将进一步认识到这些关系的强度是成功的标志。根据Freeman的信任报告，77%的人在面对面活动后更信任品牌。活动提供了建立个人联系和培养忠诚社区的独特机会。

建立和衡量与受众关系的策略包括：

1. 分析参与度评分：使用评分工具为每个可能的参与者行动分配积分，分析这些分数确定合适的后续步骤。

2. 发展社区：专注于建立超越活动的社区，促进合作、网络和信息共享，使品牌全年保持在人们心中。将社区策略与组织目标如提高保留率或推动高质量潜在客户结合。

3. 整合内容策略：将活动营销和社区建设与可靠的内容策略结合，提供网络研讨会、报告、社交媒体帖子、播客和点播视频，随时间推动忠诚度。

4. 自动化调查：简化调查创建并为不同受众定制问题，量身定制的问题产生更深入、更具可比性的洞见，帮助理解与会者行为和趋势。

5. 衡量影响：使用报告软件追踪性能指标如会议参与度、注册转化和与会者满意度评分，展示活动影响并证明关系回报。

Kodak Alaris的北部集群营销经理Carla Barker强调：“我们总是寻求在活动前与我们的目标受众、潜在客户和利益相关者接触，并利用现有关系和基于账户的营销邀请这些人参加我们正在参加的活动。”

基于我们的2025年策划者采购报告，重建关系正成为活动策划者的首要任务。24%的北美策划者，24%的欧洲策划者和30%的亚太地区策划者认为重建关系将主要塑造他们明年的活动规划优先事项。

2025年，现场营销活动将持续增长，技术将成为有效扩展这些活动的关键。根据Forrester的Q1 2024 B2B活动调查，58%的受访者表示他们的组织计划在未来12个月内举办更多小型线下活动（200人以下）。同样，Gartner的2024年活动技术平台魔力象限将小型区域活动的增长列为塑造市场的关键趋势。

现场营销活动对于希望与客户和潜在客户最大化面对面时间、建立忠诚度并推动产品试用或演示的组织至关重要。随着关系成为关键货币，本地现场团队利用与当地受众的现有关系，使这些活动更加有效。

在2025年取得现场营销成功，需要提供以下功能的活动技术：

• 支持可重复活动项目的平台

• 网站和电子邮件的品牌模板，确保每个活动都保持品牌一致性

• 图像、徽标和其他资源的集中枢纽，维护品牌一致性并加速活动创建

• 邀请细分工具，根据位置或过去参与等标准个性化外展，帮助最大化出席率

• 营销技术整合，将活动数据与更广泛的营销平台连接，创建单一视图，了解现场活动如何推动客户参与和培养潜在客户

集中式活动团队必须保持总体可见性，而现场团队需要自主执行他们的活动。正确的技术可以创建可定制的批准流程，确保活动符合品牌标准并满足法律要求。

对于酒店和场地，小型简单会议的需求增长正在重塑格局。27%的北美策划者预测简单会议将在2025年增加。策划者期望简化的预订流程，84%的策划者表示，如果场地可以在线预订，他们更有可能选择该场地举办简单会议。

2025年，活动内容和内容策略将变得比以往更加紧密相连。与会者不仅仅为了他们可以在线访问的内容而来，他们对个性化的胃口延伸到了希望获得他们无法在其他地方获得的独特内容体验。这意味着要重新思考内容如何传递—考虑同行聚会、特定主题的会面、互动工作坊、动手演示和沉浸式体验。

内容再利用帮助延长活动的使用寿命，通过提供稳定的内容流来支持营销活动，使品牌保持在人们心中，而无需不断创造新材料。再利用的内容可以用来吸引错过现场活动的人，创造FOMO（错失恐惧症）以推动未来参与，捕获潜在客户，并扩展内容效果。

内容再利用的方式包括：

1. 创建博客文章：将会议内容转录为博客文章的基础，确保提供对主题的深入探索，而不仅仅是概述，包括相关的行动号召，并优化标题进行SEO。

2. 为社交媒体创建片段：突出关键时刻（60秒或更短）并优先考虑垂直格式（9:16）用于社交媒体平台，添加字幕以提高可访问性。

3. 提取音频：使用会议的音频内容推动播客路线图，可以在片段前后添加介绍和结束语，提供额外评论。

4. 提供点播内容：使用像Cvent Events+这样的工具建立综合视频库，不仅存放最具吸引力的内容，还为观众提供Netflix风格的可导航频道消费内容，保持他们在活动之间的参与度。

内容再利用最佳实践包括选择具有长期性并将继续与受众产生共鸣的常青内容，查看会议注册数量、出席率和反馈来识别值得再利用的高参与度会议，以及为搜索引擎优化内容以增加有机流量和内容可发现性。

辅助工具包括：

• Descript：自动从视频或网络研讨会内容生成文字记录

• ChatGPT：总结文字记录以获取关键要点，生成再利用策略的想法

• Canva：将内容转化为信息图表和社交媒体帖子等不同格式

• Cvent视频工具：通过描述、说明、字幕和章节增强视频的可访问性和导航性

随着活动专业人士继续寻求方法使他们的活动令人难忘而不超支，特色活动场地和独特目的地在创造这些突出时刻中发挥着关键作用。根据2025年Cvent策划者采购报告，近一半（49%）的北美策划者和45%的欧洲策划者正转向独特场地举办活动—比2023年仅17%的北美策划者表示相同情况有大幅增长。

对于40%的北美策划者，成本节约是选择不寻常活动场地的主要原因，而37%优先考虑提升与会者体验。在欧洲，策划者也寻求令人难忘的空间—42%将经济实惠作为首要因素，紧随其后的是与会者体验（32%）。在亚太地区，40%的策划者将灵活空间作为预订特色活动场地的最大原因，与会者体验位居第二（35%）。

特色活动场地还提供：

• 具竞争力的价格：独特场地的主要关注点不是企业会议，可以提供更灵活的定价，内部餐饮选择也可以节省时间和金钱。

• 个性化选项：独特空间提供比传统酒店或会议中心更灵活的定制方法，通常还有内部娱乐或团队建设选项。

• 视觉吸引力：特色活动场地通常非常“适合Instagram”，拥有令人惊叹的氛围和独特设施。

• 可用性和多样性：它们非常适合更小、更频繁的聚会，通常提供更多样的房间选择和可用性。

会议和旅游局（CVB）也非常适合帮助您充分利用所选目的地。通过Cvent进行场地采购时，活动组织者在36%的RFP上抄送了CVB，占RFP总价值的70%。这表明活动组织者更倾向于为大型活动引入CVB。

随着可访问性法律的发展和与会者对合规活动、场地和酒店的期望，技术在支持所有人的包容性活动中发挥着关键作用。根据世界卫生组织，13亿人（约占世界人口的16%）经历重大残疾。如果您的活动不可访问，您可能排除了很大一部分潜在受众。

三个主要的可访问性框架指导全球活动和酒店专业人士：

1. 美国残疾人法案（ADA）：这一法律禁止在公共生活所有领域基于残疾的歧视，包括活动。它确保残疾人能够平等进入酒店和会议空间。

2. 欧洲可访问性法案（EAA）：EAA将于2025年6月生效，将影响欧盟活动的举办方式，不仅改善物理可访问性，还包括网站、售票平台和移动应用等数字组件。

3. 网页内容可访问性指南（WCAG）：这些指南帮助提高网页内容的可访问性，被认为是全球网页可访问性标准，对虚拟和混合活动至关重要。

使用技术规划可访问性活动的方法包括：

• 场地选择：通过Cvent Supplier Network搜索场地时，可以在常见问题部分找到额外的可访问性信息，在RFP中询问可访问性时节省时间。

• 客房预订：使用Cvent Passkey等工具自动化客房预订流程，让与会者选择可访问客房，同时通过酒店的物业管理系统跟踪入住和个人需求。

• 可访问性活动设计：场地图表工具可以帮助您与场地合作创建活动的可访问性房间布局，创建按比例图表，查看过道是否足够宽，屏幕是否可见等。

• 辅助技术：结合实时字幕、手语翻译应用和助听设备等技术，确保所有与会者都能充分参与。AI驱动的工具还可以通过解决特定的可访问性需求来个性化活动体验。

酒店和场地可以通过以下方式支持可访问性活动：

• 在网站和策划者可能寻找的平台上分享可访问性信息

• 通过Cvent Event Diagramming与策划者合作进行可访问性房间布局和设计

• 使用客房区块技术简化预订流程，确保可访问客房可用，并允许策划者管理客房区块

• 免费提供额外资源，包括通往舞台的坡道和台阶、高度可调讲台和盲文标识

随着对个人数据保护的重新关注，酒店和场地正在加强努力，确保遵守不断发展的法规。活动专业人士将希望了解他们的与会者信息如何受到保护。

面对网络威胁增加和高调数据泄露成为头条新闻，酒店和场地正在密切审视如何更好地保护客人和活动与会者的个人信息。这一责任因全球隐私法规日益复杂而进一步复杂化。

为了迎接数据安全挑战，酒店和场地正在实施更严格的数据保护协议，使用先进的活动技术，并开发透明的沟通策略。

保持隐私法规合规需要了解如欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）和美国《加州消费者隐私法案》（CCPA）等法规。GDPR强制保护欧盟公民的数据，并对不合规施加严厉处罚。同样，CCPA赋予人们了解其数据如何被使用或请求删除个人信息的权利。

对于酒店和场地，培训员工理解并遵守这些法规也至关重要。发展内部协议以跟上最新法律要求也将是关键。与专注于数据隐私的法律专家合作也可以帮助自信地应对不断发展的法规。

应用技术确保合规性可以减少人为错误的风险。一个例子是Cvent Passkey，一个与酒店系统集成的团体预订和预订管理平台。通过使用加密、安全数据传输协议（包括信用卡标记化）和GDPR合规功能，它保护客人的个人信息并降低数据泄露风险。

许多酒店正在过渡到配备强大数据安全功能的基于云的物业管理系统（PMS），如加密、多因素认证和定期安全更新。这些系统允许酒店更高效地管理预订并安全处理大量敏感信息。

最佳实践包括：

• 告知客人和与会者您的组织为保护他们的数据所采取的步骤—这将帮助建立信任

• 确保与会者了解他们的数据将如何处理、存储和保护

• 通过提供明确的隐私相关问题联系点，对客人的询问做出响应，展示您对保护个人信息的承诺

以下是行业领袖对2025年趋势和挑战的见解：

Martin Fullard（The Business of Events新闻与内容总监）预计活动和体验代理机构将进一步整合，大型公司继续收购中小型企业。预算在该行业仍然紧张，代理机构将努力恢复更强劲的利润率，尤其是考虑到过去两年成本上涨超过20%。虽然全球通胀率已放缓，但价格仍比两年前高12-20%，意味着预算必须覆盖更多开支。

Shani Dhanda（ROAR B2B残疾、包容与可访问性顾问）强调2025年6月欧洲可访问性法案将生效，组织将需要真正的专业知识和建议，避免相信快速修复将使数字活动或服务符合这一新法律。

Sarah Dietrich（Warwick Conferences业务发展经理）预测场地将在2025年向2030年净零目标迈进一步，实施五年计划。ESG将成为焦点，我们将看到更多安静空间引入场地、酒店和活动，以提高包容性。

Sammy Connell（NASUWT教师工会活动负责人）认为2025年的趋势将是通过在活动中纳入儿童来提高包容性。“我们知道女性参加公司活动的一个巨大障碍是负担得起或合适的儿童照顾。我们已经在活动中举办托儿所25年，所以我们知道这增加了出席率，使代表停留更长时间，并通过展示您的关心程度改善公司文化。”

Samantha Salisbury（Jonsam Events董事兼活动经理）预测2025年个性化将提升至另一个层次，策划者要求场地和供应商提供更个性化的服务，与会者期望从他们参加的活动中获得更定制的体验。

Andy Johnston（80Six客户发展经理）指出，年轻受众正推动B2H（企业对人类）文化代替B2C。“他们不再想被归类为消费者，所以不再是企业对消费者，而是企业对人类。因此，我们将看到更多人性化连接，更加关注理解受众并创造更个性化的接触点。”

Benedicta Asante（Events 101创始人）预计未来一年将看到年轻一代在行业中站稳脚跟，带来新想法、新工作方式和更大的创造力。“新进入者将期望技术完成大部分繁重工作，推动创新，并缓解作为活动经理的压力。”

Guy Bigwood（MCI Group可持续性顾问）指出：“活动中的食物约占我们行业全球排放的30%，仅食物浪费就约占8.5%。相比之下，飞行占我们排放的2.5%，我们总是被告知应该减少人员飞行参加活动。因此，我2025年的趋势是寻找减少食物浪费的新方法，更可持续地思考我们如何为活动生产、服务和设计食物。”

基于报告中确定的趋势，以下是编者根据报告内容针对2025年活动和会展专业人士的12条具体建议：

• 实施可以连接您所有活动数据的完整技术栈，从注册到参与度跟踪

• 确保您的活动技术与CRM和营销自动化平台无缝集成

• 利用AI工具简化工作流程，如使用AI写作助手自动生成RFP和内容

• 开发收集行为数据的系统，而不仅仅是人口统计和自我报告的兴趣

• 设计数据治理流程，确保所收集的数据遵守隐私法规并能够实际使用

• 创建跨职能数据团队，整合营销、活动和销售洞见

• 创建细分战略，允许根据行为和兴趣定制内容和交流

• 开发个性化内容交付系统，能够在活动前、中、后提供量身定制的体验

• 测试和评估个性化举措，确定哪些推动最高参与度和满意度

• 创建系统性内容策略，计划活动内容如何在多个渠道和格式中再利用

• 投资高质量的内容捕捉工具和流程，确保素材可用于未来应用

• 建立内容分析框架，确定哪些内容类型和主题表现最佳

• 开发关系健康指标，超越传统ROI衡量与会者连接和社区建设

• 实施促进有意义的网络和协作的会议设计

• 培训员工重视关系建设，而不仅仅是交易收益

• 设计能够同时适应远程和现场参与者的活动格式

• 投资技术使远程团队能够有效规划和执行活动

• 开发灵活的人员配备模型，适应不同类型和规模的活动

• 为所有活动创建可访问性清单，从注册到内容设计到场地选择

• 主动培训员工理解不同残疾群体的需求和偏好

• 投资技术解决方案如实时字幕和翻译服务，使活动更具包容性

• 如果您是酒店或场地，培养独特卖点以区别于竞争对手

• 为不同类型的活动和预算开发灵活的场地和空间配置

• 建立能够快速响应RFP的系统，满足策划者的迅速决策需求

• 实施强大的数据处理和存储协议，符合全球隐私法规

• 培训所有接触个人数据的员工进行安全处理

• 发展数据收集透明度，清晰传达数据使用方式

• 开发减少食物浪费和整体事件碳足迹的策略

• 将可持续性成果纳入活动成功衡量

• 与同样重视可持续性的供应商和合作伙伴合作

• 开发用于扩展现场营销活动的工具包和模板

• 实施可重复的流程，允许快速部署本地活动

• 建立当地专业知识中心，为全球团队提供资源

• 培训团队有效使用AI辅助工具进行内容创作、分析和个性化

• 制定AI使用道德指南，确保负责任的应用

• 与AI专家合作开发适合活动特定需求的定制解决方案

2025年将是会展活动行业转型的关键一年。尽管预算紧张和成本压力仍将持续，但技术、数据和个性化方面的进步将为创造更具影响力的体验提供前所未有的机会。随着不同世代的期望不断演变，行业将需要平衡创新与包容，确保活动对所有参与者都具有吸引力和可访问性。真正的成功将不仅通过传统的投资回报率来衡量，还将通过建立持久的关系和社区来衡量。

通过采用这些建议，活动专业人士可以应对2025年的挑战，并利用不断发展的趋势创造更具策略性、参与性和影响力的活动。在所有举措中，人情味、真实性和与会者价值必须始终处于核心地位，确保技术和数据只是增强，而非替代有意义的人际互动和体验。

随着行业持续发展，那些能够适应这些趋势，整合新技术，同时保持对人际关系和体验质量坚定关注的组织将在2025年及以后蓬勃发展。通过战略性思考和积极应对这些趋势，会展活动专业人士有机会在充满活力的行业环境中重新定义成功，创造前所未有的价值。

（本文根据Cvent报告翻译改编）