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如何让复杂的学术大会日程简单化

2020/1/19 来源:原创 关键词:学术会议 日程管理 学术会议管理 学术大会管理 学术会日程管理 嘉宾邀约 学术会嘉宾管理

近年来,随着我国会展行业的不断发展,国内越来越多的行业、企业、协会等也倾向于通过举办会展活动来达到发布资讯、扩大宣传、增加影响力等目的。因此各展览会、政府会、国际大会、学术会的举办数量也在连年增加。


学术会议作为发布科研成果、交流学术思想的重要平台,通常都会有来自全国甚至世界各地的学者、专家们前来参会,分享、交流各自的学术成果或心得,因而不可避免会设计多场演讲、讨论会、圆桌会议等。通常一场国际学术大会的日程因此,用什么方法进行有效会议日程管理是主办方们必要考虑的问题,本文将针对此问题为主办方们带来学术会议中的日程管理解决办法,期望能对主办方有借鉴参考意义。


日程编排:多维度展示,自动查重

 

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会务组将日程编排后,系统可以根据时间、会场等维度自动生成日程表,同时,在会场、讲题、演讲时间等出现冲突时,系统会自动给出提示。例如在同一时间同一会场内安排了两个讲题,或是同一讲题同一嘉宾却被分派至两个会场。系统会给出红叉提示,供工作人员进行审核修改。如果有制作大会手册的需要,还可直接从系统中导出Word版本的日程,省去了重新编排的工作,为工作中带来极大的便利。


同时,在日程编排中有多种展现形可按时间和会场为横纵轴的展示效果也可按照单会场全议程的方式进行展示。


日程检索:个性化日程表,定时提醒

 

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学术会议的日程中,众多演讲、分论坛、会议室等错综复杂,往往会让参会者无从下手,理不清该在何时何地参加什么议题的会议。那么,在日程管理系统中,参会者便可以从时间、地点等维度进行日程检索,清晰了解会议日程情况。此外,还可一键关注意向日程,生成个性化参会日程表,在每项日程开始前,系统都会自动提醒参会者避免错过重要会议。


嘉宾日程邀约:精细化邀约,自动建表

 

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日程管理系统还可实现嘉宾演讲日程邀约的功能。通过邮件向嘉宾发送日程邀请,嘉宾可在后台选择接受/拒绝 ,状态实时可查 

当嘉宾选择接受后,无需人工操作,后台自动将该日程写入日程表中,未获确定日程以隐藏方式呈现 ,同时支持一键导出任务单,对于一些需要通过任务单请假出行的嘉宾来说可以自助下载任务单,减少了会务组人员的不必要的工作。


嘉宾管理:掌握嘉宾行程,协调工作

 

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当嘉宾的行程信息都录入系统中后,会务组可在后台向嘉宾确认行程,并给嘉宾发送行程通知;随时查看嘉宾的行程动向,获知嘉宾抵达会场时间。以便会务组实现动态安排接机、接待人员进行嘉宾接待;若有演讲嘉宾因突发行程拥堵等情况而无法准时到达会场,工作人员也可动态调整嘉宾演讲顺序,保证会议顺利进行。


在学术会议中,高效的日程管理,不仅能减轻工作人员的负担,提高工作效率,还能增强参会者的参会体验,提高参会者的满意度。31会议作为专注数字化会务管理服务的信息科技公司,能提供专业化的会务管理,帮助主办方轻松完成会议日程管理数字化。


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