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31会议如何做规模过千的企业经销商大会/周年庆

2019/10/11 来源:原创 关键词:大型会议管理系统 会议活动现场管理 电子签到 注册报名 二维码签到 RFID签到 人脸识别签到 微信签到

通常在谈预算前,我们先来谈谈需求。以下是我们根据以往经历总结出传统经销商大会运营面临的问题:


1. 多大区、多事业部、多部门报名数据统计分散

2.参会嘉宾表变动频繁,实时修改压力大

3. 会务组多人协同管理EXCEL名单数据低效易出错

4. 嘉宾来自全国各地,人数众多,接待压力重

5. 传统方式宣传已经过时,需要新花样秀肌肉


所面临的问题了解清楚了,那下面我们来看一下,数字会务到底能帮您做些什么:


一,细分大区/事业部等渠道的报名管理


No.1

支持自助报名与定向邀请,后台审核


常规情况下,筹备组将报名链接下发至各个区域负责人手中,再有他们依次分发,供应商及嘉宾填写信息自助报名。但这种链接一经泄露就会出现无关人等报名的情况,而大量垃圾信息进入后台,工作人员管理起来压力很大,所以与之并存的定向邀约出现。


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定向邀约事先通过短信与邮件向邀约对象派发邀约码,受邀嘉宾输入邀约码会同步展示出报名嘉宾的姓名/单位名称,进行身份验证后进入报名页面,通过邀约码对报名人员进行筛选后引导报名,有效避免了信息处理人员低效劳动。


No.2

支持多人协同管理,操作路径可追溯


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参会人信息修改与编辑页面


有相关权限的操作者可在库内对参会人数据进行逐一、批量增删改查,更改完成后,所有协同操作人员及时可看到,且可继续进行其他操作。为保证数据安全,数据查看权限可设置“隐藏”以“*”显示。


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                                                                操作路径日志


操作人员所进行的每一步操作路径都被系统记录,有日志可追溯。进行了何种操作、操作时间、操作者姓名及账号,都可被调出。


No.3

支持数据导入及私有化部署


除了传统自助报名,系统也支持批量数据导入——主办方收集好参会人表格进行统一导入管理。对于一些对数据极为敏感的企业,也可以选择开通独立接口,实现私有化部署,进而管理参会人员数据及信息。 



二,接机、就餐、住宿贴心高效的接待管理


No.1

接机/接站数据与接待进展实时同步


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会务在接待时刻通过手持机进行签到。扫描参会者二维码或是输入手机号码后四位,进行签到。如遇到机场/火车站网络不佳时也可以一键切换离线签到,待网络正常再进行数据同步。这一数字化的接机签到方式凭借快速高效的特点获得了不少大型经销商大会主办方的青睐。


No.2

提前分配与大巴短驳车,凭码上车


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扫码上车


对于大型经销商大会来说,数千位嘉宾需要被安排在不同的酒店中,大巴车统一接送进场会出现部分嘉宾没上车、部分嘉宾被送错酒店等问题。扫码查看嘉宾所入住的酒店,并引导其选择对应大巴车,不仅提升了接待人员接待效率,也为嘉宾提供更加贴心的体验。



No.3

住宿需求提前收集,现场有序分房


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在注册报名阶段,不仅参会人的身份信息,接机、住宿信息一并收集,提前获取到嘉宾所住房型,所选酒店,入住时间等信息,待嘉宾到场根据其所选择信息,为其分配标间/大床房间,对于一些指定或修改同住人的情况,系统也支持实时修改,提升现场分房效率。


No.4

多种方式高效管理就餐


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                                                                                               扫码就餐


对于上千人的经销商大会,就餐环节所面临的压力不容小觑,扫码就餐可以通过扫描嘉宾胸牌上的二维码验证身份,实现就餐放行。同时,同一时间餐厅内就餐量,总就餐人数等数据可实现实时同步,为会务组高效统筹提供数据支持。

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                                                                  现场打印胸卡附餐劵


除了二维码扫码就餐,也可以使用打印餐券的形式,将餐券连同胸卡一起打印,在就餐时撕取对应餐券,凭券入场。


No.5

关键节点自动触发短信通知提醒


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                                                                           2019吉利汽车商务大会 · 模板消息提醒


在大会开始前再次发送会场位置及天气情况提醒嘉宾做好参会准备,在就餐时提醒嘉宾就餐时间及餐厅位置,为嘉宾营造周到贴心的参会体验。



三,覆盖不同会议场景的数字化签到管理


No.1

二维码签到:扫码识别,性价比高


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二维码签到作为性价比最高,适用性最广的特点一直被许多商业活动所选择。嘉宾到现场出示二维码扫码验证身份即可完成签到,可与接机、就餐、住宿相关联,贯穿大会全流程,一码多用。


No.2

RFID签到:无障碍通过,彰显品质


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RFID签到方式的亮点在于嘉宾佩戴胸卡可实现无停留入场签到,同时,对于大型经销商大会而言:嘉宾、VIP、媒体、志愿者数量较多,需要严格限制其行进范围,RFID的价值也体现于此,可对参会人进行复杂入场权限管理,有效保证会场秩序。


No.3

人脸识别签到:新奇炫酷,避免乱入


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2019小牛资本年会·人脸识别签到

随着AI的流行发展,人脸识别签到最近几年在经销商大会中也频频露脸,通过与库内面部数据进行比对进行签到,实现快速入场。有效避免了无关人等进入会场,也让嘉宾感受到主办方在大会策划中新奇的创意。


No.4

微信签到:自助扫码实现快速签到


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2019沃尔沃年度盛典·微信签到


微信签到和前面几种签到方式相比签到操作更加简单,无需任何硬件,只需嘉宾手机扫码填写手机号即可完成签到,解放现场工作人员双手。同时,微信签到链接可嵌入公众号菜单中,兼顾吸粉与签到。


四,高端秀肌肉必备的互动与展示管理


No.1

H5微站:手机端信息展示与服务平台

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微网站集信息展示与服务为一身,轻量级载体收到了了不少大型经销商会与周年庆活动主办方的青睐,在常规情况下,会务组会选择嵌入日程、交通、照片直播及个人中心等模块,当然除此这些,文件下载、调查问卷等10+种内容可供选择,还可添加会务组联系方式及一键拨号功能,为嘉宾提供更加贴心的服务。


No.2

互动游戏:扫码参与,玩出新花样


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                                                            赛道比拼


                                                            滚动抽奖


                                                           摇一摇抽奖


                                                               疯狂抢礼


数字会务除了帮会务组在运营工作中提升效率,新奇的互动游戏也能调动现场气氛。扫码即可参与互动,将现场气氛推向高潮,成为‘别人家的经销商大会’必备武器。


说了这么多,一场出色的经销商大会/周年庆有这么多数字化产品加持,了解完需求,现在我们可以来——谈谈钱了!如果您对以上内容有兴趣,猛戳下方按钮,我们将安排专业的销售同事与您联系!


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