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政府大会中该发的短信提醒有哪些?

2019/8/15 来源:原创 关键词:政府大会 住宿分房 接待管理 就餐统计 报名统计 数据管理 日程通知


与其他会议相比,政府大会的参会嘉宾规格更高,接待标准更高,一般主办方主要会着力于接送站、会议用餐、住宿安排等方面。除了这几个众所周知的重点问题之外,如何在细节上让嘉宾的参会体验得到进一步提升,也是值得主办方“头疼”的问题之一。

针对这个问题,小编咨询了多个资深服务同事,得出了一个让小编意想不到的答案:许多重要嘉宾最满意的大会细节是贴心的短信提醒


 

短信在每场会议活动中都是必不可少的一个部分,在普通的会议中主办方一般只通过短信发送电子票和会议情况。而针对部分政府大会来说,可能从会前准备阶段到会议结束总共要给参会嘉宾发送20条以上的短信提醒。

“这么多短信要在什么时候发?”

“短信内容分别是什么?”

小编总结了一些之前31服务过的政府大会经验,从会前-会中-会后三个阶段来给大家分享一下如何通过短信提醒来实现参会引导和提升体验的“双重功效”。


会前

§ 报名邀约:

部分嘉宾由主办方直接邀请参加时,可以通过短信发送大会信息和参会邀请,同时引导嘉宾进入报名页面提交信息。

§ 报名成功提醒:

在参会人提交报名信息时发送。部分政府大会会在报名阶段开启审核,主办方也可在短信中告知大致审核时限。

§ 补充信息/付款提醒:

主要针对有审核需求的会议,在审核通过后可以通过短信提醒参会人补充所需信息或完成付款。

§ 发送电子票:

为参会嘉宾发送二维码参会凭证。在直接报名不需要审核的大会中,电子票和报名成功提醒会通过同一条短信送达。

§ 会议提醒:

一般在会议开始前一周,会陆续给参会嘉宾发送参会提醒短信,内容包含会议日期、会场/酒店导航、天气状况、会议日程等信息。

§ 接待信息提醒:

在主办方安排了接送站的情况下,通过短信提前将负责接待的工作人员联系方式和当天所在位置告知参会嘉宾。


会中

§ 日程提醒:

大部分政府大会有多个分会场和日程,主办方可以在每个日程开始前一个小时给参会嘉宾发送日程提醒及会场指引。

§ 用餐/晚宴提醒:

在午餐和晚餐开始前将用餐地点和时间安排提前发给参会嘉宾。在大会包含晚宴的情况下,也可以把桌号提前短信通知给嘉宾。

§ 天气变化提醒:

与会前的天气提醒不同,会中需要每隔一段时间遍给参会嘉宾发送实时天气情况,以防止天气变化造成嘉宾出行困难。

§ 主场服务提醒:

会议期间主办方会安排驻场工作人员及服务人员,通过短信将每天的服务人员联系方式和服务站点位置同步给参会嘉宾。


会后

§ 会议致谢:

大会结束后,主办方可以统一给参会嘉宾发送短信致谢,也可以在短信中加入可以接收意见和建议的邮箱地址。


 

其实很多政府大会实际发送的短信提醒远远不止上述这些,并且发给不同参会嘉宾的短信内容也都有所不同。如此浩大的工作量想要通过主办方手动完成是难以实现的,而网络上大部分短信群发工具不止在信息安全方面有很大的隐患,并且针对整个会议流程中的发送情况也无法整合统计。

 

电子会务的加入可以让短信提醒智慧起来:

收件人一键筛选

2.png 

只需在报名阶段将参会嘉宾的不同参会情况作为单独字段上传,即可通过这些字段(例如是否接送机、是否参加分论坛、是否用餐等等)在全部参会嘉宾列表中做筛选,给制定类别的嘉宾发送对应短信。

 

短信内容模板化

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31根据多年来的政府大会经验,为会议中所需的短信类型都生成了系统模板。大部分政府大会的短信内容都需要提前编辑并递交审核,主办方可以直接以模板为基础稍微修改即可送审。针对参会人信息中涉及到的内容,在发送短信时可以直接通过插入字段的方式来增加,有效避免了手动输入可能出现的失误。

 

数据统一管理

4.png 

整个会议阶段的短信提醒发送情况都可以在系统后台进行统一管理及导出,主办方根据需求可以针对发送时间、短信类型、负责人等信息对数据进行分类整理,实时了解工作进度和短信送达情况。

 

 


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