【31研究院出品】

活动、会议和贸易展览是对企业的巨大投资，它们可能对商业机会和收入增长产生重大影响。然而，由于赞助、差旅、设置、销售资源和动态、吸引人的展位的费用，您必须尽一切努力实现最大化投资回报，尤其是当您必须证明活动的合理性而不是更简单、更便宜的在线销售和营销渠道时。

如果活动不是赚钱的机会，就没有必要组织它们。在这些活动中与其他企业和用户会面不仅会增加销售额；根据Meetings Mean Business 的报告，它们也是推动关键业务目标的最有效营销渠道。如今，近一半的品牌通过活动会议和体验实现了300%-500%的投资回报率。

由于潜力巨大，而且风险很大，参加这些活动的企业需要将注意力集中在建立有效以及持久的联系上。在这篇文章中，我们将向您展示为什么您应该投资于活动，以及如何充分利用这些投资。

活动是一项有效的营销活动

与在线营销和会议一样有效，也可能有一种非人格化的感觉。千禧一代更喜欢活动，并将其视为一个亲自建立有意义联系的机会。成功的品牌知道这一点，并积极利用活动来获得最大的利益。

现场活动是一个很好的平台，不仅可以传达您的价值观，还可以讲述您的公司故事；您可以通过一个“关于我们”页面来讨论您的价值观和目标。活动也是创造性地表达信息和提供与您的品牌和产品的实时互动的理想场所。

如果活动非常合适，那么高度集中的客户和合格的潜在客户将提供无与伦比的机会与他们面对面交流，让他们与您公司的专家讨论他们面临的挑战，并向他们展示如何通过会议、演示、试用、促销等来解决这些挑战。

19%的买家更愿意在购买过程的认知阶段与销售人员会面，60%的买家希望在制作入围名单后在考虑阶段与公司专家联系。活动可以让您快速地通过这两个阶段，找到有针对性的热门潜在客户群，同时为最近希望与您交谈的近80％的潜在客户提供直接访问销售团队的服务。

活动是一种更个人化的企业对企业方法

证明您的活动投资回报率不仅需要将活动的成本与活动本身带来的价值进行比较，还需要将其与在线会议等替代方案的相对投资回报率进行比较。有许多因素需要考虑，从交付给许多利益相关者的货币价值到对您的销售和营销目标有影响的不那么直接可量化指标。以下是现场活动的一些独特优势：

（1）集中。一个好处是激励那里的每个人最有效地利用他们的时间。移除屏幕可以更轻松地进行个人交互和集中讨论。噪音更少，这意味着您能够充分关注潜在客户。

（2）信任。销售是关于联系、合作关系。对品牌和服务的信任是至关重要的。人性化的接触让客户放心，他们不仅仅是在给一家不知名的公司捐款。在交谈中，客户或潜在客户可以向他们想要与之做生意的公司打交道。这在B2B环境中尤为重要，因为支持和主要联系点是长期保持愉快合作关系的关键。

（3）印象深刻。面对面客户参与是企业自我介绍并向主要潜在客户展现专业和胜任的一面的机会。活动可以让您更好地讲述您的解决方案、品牌承诺和个性，特别如果您是一个竞争大型合同的中小型企业。

（4）对话。对于重要的联系人，现场活动提供了进行实时、深入对话的机会——围绕他们最大的挑战进行对话，并演示如何帮助解决这些挑战。

活动越来越有形

接下来的问题是如何衡量当面会议的这些优势。活动代表着巨大的潜力，但由于如此高的投资和众多的利益相关者，对活动专业人员和高级管理人员的问责制期望都很高。

虽然收集有用活动数据的方法有很多种，但活动技术已经随着对硬数据的需求而发展。现在，活动参与主要通过活动应用程序和其他技术进行，而支持分析至关重要。

不幸的是，大多数展位流量和游戏化的人群拉动最终会产生大量无价值的潜在客户或未充分利用的资产。众所周知，活动中95%以上的潜在客户不会转化为真正的业务价值。这是B2B会议的结果，因为它们可以预先安排给潜在客户或客户，当企业的代表（CXO、主题专家等）参与关键讨论并推动切实的投资回报率时，就具有特殊的意义。

会议自动化：如何充分利用您的活动

定义活动的另一个主要趋势是会议自动化 大多数大中型公司已经意识到活动是B2B会议的中心，它们需要自动化来增加这些客户参与的数量和质量。这些会议是销售渠道的主要指标，这是一个更具体的活动结果，有助于证明支出的合理性。

“会议自动化平台”到底是什么？

活动策划人员和高级管理人员在会议安排和管理方面投入了大量精力，但手动流程通常容易出错，并且会产生不太理想的结果。然而，活动和会议很难与参加活动所带来的其他一切一起管理。幸运的是，有一种更简单的做事方式。

会议自动化平台（也称为MAP）是专门用于执行关键任务（例如会议日程安排和跟踪）以及提供实时统计信息以供分析的平台。只需点击几下就可以安排、管理和分析会议，这意味着您可以集中精力参加会议并充分利用您的时间。不再依赖于乱放、杂乱无章的笔记和信息——会议自动化系统将所有内容保存在一个地方。

使用MAP可以更改计划会议和活动的方式。这些系统已经能够将满足计划的人工工作减少80%。所以，它让您把时间花在真正重要的事情上——会议上，而不是把您所有的注意力都集中在这个过程上。

自动化意味着更好地报告关键领域

在过去，对关键领域的详细分析报告几乎是不可能实现的；现在它们被加载到我们用来处理几乎所有交互的技术中。例如，会议安排和管理软件正在出现，以满足简化流程和增强问责制的需要。JiffleNow等平台可自动执行客户会议工作流程，并与注册解决方案和活动应用程序集成，以提供更深层次的报告和增强的数据驱动分析。

会议是一堆信息。分析会议可以告诉很多您需要了解的营销和销售团队效率的信息，以及为达成交易所做的努力是否值得。仅仅跟踪会议的数量是一个不完整的观点。衡量会议影响和收入影响的指标是必要的。由于这些会议与回报错综复杂地相互关联，因此提高活动投资回报率的方法取决于会议指标。因为可以测量的东西可以改进。

对于首席营销官和高级管理人员来说，借助现代的Lead Capture技术，收集和处理潜在客户和分析展会后的投资回报率比以往任何时候都要容易。B2B会议是推动销售渠道和收入的关键因素，但组织会议并证明其效率可能很困难。像这样的平台和技术可以证明对活动的投资是合理的，并提供简单有效的准确投资回报率报告。

自动化意味着可扩展性

由于自动化，活动更具可扩展性。自动化的关键是允许活动专业人员更快地完成任务（并且具有更好的安全性和数据完整性）。

虽然可以使用手工流程和传统工具组织一些会议，但活动本身往往需要组织100次甚至1000次与客户和潜在客户的会议。在自动化的支持下执行常规和重复的任务，使活动管理员可以大大扩展他们的工作量，只需稍微增加他们自己的努力。处理一个潜在客户或与会者的信息可以使用与处理1000次相同的点击操作来完成。

通过自动化执行常规和重复性的任务，您可以提供更好的与会者体验和改进的结果。利用MAP和其他自动化的活动策划者可以专注于计划的创造性和人性化方面。在自动化流程的支持下，您可以获得更多的休息、自由和时间来做您最擅长的事情，而不会分心。

参加这些活动的销售人员、专家和管理人员也是如此。会议自动化使会议的安排、管理和跟踪变得简单和安全，使他们能够专注于高质量的讨论、持久的联系和最大的回报。

自动化意味着更好的数据安全性，合规性和完整性

会议自动化还可以推动更安全的会议，并使会议更符合严格的隐私和安全法规。在涉及业务敏感数据时，电子邮件和电子表格并不是最可靠的工具。如果出现错误，机会成本很高，而使用GDPR规则，您可能会遇到使用电子邮件的问题。通过减少人工记录和任务管理，同样的任务可以由更少的具有更高安全级别许可的人员来完成。

此外，由于数据从一个系统流向另一个系统，而不需要手动输入，因此数据管理人员只需关注源数据的完整性，而不必在手动复制源数据时冒损坏源数据的风险。

自动化意味着更好的投资回报率

自动化可以消除测量统计数据中的猜测，这意味着您可以做出更好的业务决策。会议自动化平台可以提供更细致的洞察领域，例如接受的邀请数量、平均交易规模、每个交易结束的会议数量等。这种数据在评估活动参与的成功率和建立投资回报率时是非常宝贵的。潜在客户和转化指标可用于帮助您确定将来投资哪些活动。

通过JiffleNow等自动化平台，您可以深入研究实时指标，并衡量各种演示、销售人员排行榜、会议室利用率等的成功率。这允许您进行AB测试并相应地调整您的方法。简单而准确的参与度指标可以告诉您哪些实时体验投资产生了最好的结果，以备将来改进。

结论

由于活动对企业来说是如此重要的机会，而且往往具有非常高的风险，因此每次会议都必须证明您在此次活动中的投资是合理的。与客户和其他企业会面可以推动销售渠道，并建立长期合作关系。但是，在繁忙的活动中，很难在会议之间实时跟踪您的成功。

会议自动化系统通过承担一些琐碎的任务，帮助您管理活动，为您提供准确而详细的数据，供您在未来采取和适应，从而消除分析中的猜测。策划和营销一个活动已经足够困难；拥有一个质量体系的支持可以减轻您的负担。

本篇文章是由31会议研究院提供。31会议作为中国领先的场景营销科技公司，隶属于上海八彦图信息科技有限公司。自成立以来，31会议一直致力于以科技驱动客户成功为使命。依托 “会议云”及“营销云”，为客户提供一站式全流程数字会务及营销自动化云平台。至今，31会议已服务超过30多万家客户，130多万场会议活动。

文章资料来源：

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