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直面会展新时代,展望2020年活动策划

2019/5/5 来源:原创 关键词:31会议 活动策划 会议参与度 AI 活动互动

从令人难以置信的活动技术到对个性化学习环境和参与者工作/生活平衡的重新关,2020年活动策划的未来看起来很光明。在这篇文章中,31会议将与您一起讨论数字世界对与会者体验的影响,下一阶段的互动学习,以及会议和活动技术的预测。

2019年这一个特殊的时间段。随着当今快速的继承趋势和技术的保持,仅仅展望未来一年是不够的;相反,现代会议和活动策划者应该着眼于未来几年在长期规划范围内的创新。

是的,活动策划者必须具有创造性、组织性和彻底性,但他们真正能为客户带来价值的地方是他们建立在信息基础上预测未来需求的能力。因为会议和活动通常需要几个月的时间来计划——甚至可能是几年——规划者们必须生活在未来,同时准确计算出当时的预期。这就是为什么现在就开始实施趋势是至关重要的。

一、数据驱动的趋势,以优先考虑活动资源

为了时尚而赶时髦通常不会有什么好处。不要使用你能捕捉到的所有新技巧、工具或资源,而是使用你的数据来告诉你在哪里投资你的时间和金钱。

每个行业都有自己的优先级和偏好,所以从这里开始吧。显然,以技术为中心的行业将更乐于在会议上使用全新的技术工具,而且他们也会更轻松地处理这些工具。如果可能的话,利用你之前活动的人口统计数据,以及活动后的调查,看看他们希望你的活动如何发展。


二、未来会议环境,增加活动创新

我们已经看到创意和另类活动场地的增加,我们预测这将是活动策划趋势之一,并将继续增长。专注于创造难忘的、互动的体验、选择超出标准的场地的会议和活动将推动与会者的参与。在未来的几年里,非传统的会议和活动场所将激发人们的兴趣,创造难忘的回忆,以一种有机的方式构建你的活动故事。承担改变一个意想不到的空间的任务将为创新奠定基础,并为你的活动增加价值。

1.创新的座位布置方式

活动策划者已经开始接受会议环境,首先考虑与会者的经验,这将继续发展为新的和令人兴奋的会议空间布局。从座位的选择到参加者的安排都会影响活动的气氛和基调;在规划布局、优化头脑风暴、网络、团队合作和创造力时,活动专业人员会仔细考虑这些因素。

2.增加休闲导向

通过增加商务旅行会议或活动前后的休闲时间,你的与会者可以享受到更好的工作/生活平衡——这是过去几年慢慢发展起来的一种关注。到2020年,我们预计注重休闲导向的商业旅行将更加普遍。

由于许多与会者将利用业余时间探索活动目的地,这意味着根据不同的因素选择地点。考虑周围的地区和它提供的冒险,夜生活和文化。

3.聚焦于可持续性

在未来几年里,专注于可持续发展的做法会越来越重要,但简单地抛弃塑料吸管不会再有效。与会者将寻找获得LEED认证、能源效率、当地食品倡议和减少碳足迹的创新答案的场所。

4.艺术

由于社交媒体是一个视觉平台,越来越多的活动专业人士开始与艺术场所合作,提供内置的instagram背景。从空仓库的特定活动的涂鸦到冰淇淋博物馆,会议和活动场所将获得一剂非常规的创造力。


三、更有纪念意义的活动现场互动体验

可以肯定地说,交互式活动元素不是一时的流行,而是会变得更加个性化和有意义。现场活动体验为会议和活动带来额外的活力,这正是唤醒与会者并让他们参与的东西。讲台上干巴巴的演讲者不再是一种选择;现在,与会者希望内容的交付方式是令人兴奋的、个性化的和创新的。

1.个性化内容

由于每个人保留信息的方式不同,活动专业人员将开始区分内容交付的方式。专业教育和娱乐的未来将依赖于数据来精确定位如何最好地接触到每一位与会者,包括哪些内容是需要的。技术将促进这种联系,确保每个演讲者、会议和演示都提供有价值的内容。

2.放大游戏化

现在,应用游戏元素来鼓励玩家参与是非常流行的,到2020年,专业的赛事人员将会以更大的方式提高参与度。

这种趋势利用了竞争对学习和网络的吸引力。这不仅可以建立一种社区意识,还可以解决“遗忘曲线”,即在没有试图强化信息的情况下,信息是如何随着时间推移而被遗忘的。在未来,活动将提供个性化的游戏机会,让参与者赢得奖品、徽章和积分。活动技术将允许与会者跟踪他们在排行榜上的位置,与其他与会者分享他们的经验,并定制他们的游戏。

3.VR内容

虚拟现实曾经超出了大多数活动的预算,但是我们看到了更多的可访问的VR体验。在未来,VR将在现场活动中成为更标准的,让每个人都参与其中。活动专业人士喜欢VR的地方在于他们能够让他们的活动呈现出他们所能想象的任何东西。从增强的游戏化到完全交互式的调查,VR是我们通过各种感官吸引参与者的方式。


四、全球范围内的出席,扩大活动的影响力

随着现场直播、远程工作以及国际意识的日益升温,活动专业人士的思维将会越来越开阔,达到他们的全球影响力。

更多的技术联系强调了我们在大局中的作用,这将迫使我们考虑如何向世界各地的与会者开放我们的活动。虽然之前的直播经历被视为事后考虑,但活动策划者开始重视远程参与者的参与和反馈,就像重视那些亲自到场的人一样。VR技术将为现场体验带来激动人心的体验,聊天机器人将确保远程参与者参与其中。

活动专业人士需要精通世界范围内的对话,因为他们的参与者现在可以来自任何地方与赞助商互动。文化敏感性、当前的全球关注以及翻译平台对活动策划人员来说将变得更加重要,因为他们将在这一广泛的领域中游刃有余。


五、个性化的学习机会,以更好的提高参与度

随着对定制体验的期望增加,活动专业人员将使用更多的技术工具来促进每个参与者独特的学习机会。技术将使我们能够分析每个参加者对教育材料的需求,引导他们获得最好的信息,并确保他们与材料打交道。

1.个性化时间表和信息推送

通过使用数据来识别参与者的兴趣、知识缺陷和职业责任,活动专业人员将能够创建一个适合他们专业需求的活动体验。从定向广告和推送通知,到制定专门的会议议程,每位与会者都将拥有独特的体验。

在未来几年,与会者将与活动技术进行互动,以确保他们只看到相关的、引人入胜的信息。他们会在活动的应用程序中看到他们感兴趣的演讲者的定向广告,他们还会收到一个会议议程,这个议程是根据他们的需求创建的。高级算法将寻找需要特定培训的参与者,并提供他们的选择。根据他们所处的位置,他们会看到推送通知,通知他们最感兴趣的活动经历,这样他们就不会错过接受额外教育的机会


六、体验增强AI,更好的活动互动

显然,将技术融入到活动中并不是什么新鲜事,但是客人期望与之互动的方式却是如此。与会者将越来越期待通过人工智能解决他们的问题来提高他们的体验。对于你遇到的任何障碍,从排队签到到演讲者翻译滞后,都有一种正确的技术来回答。他们希望通过一些高科技的战略性活动策划来满足他们的需求,这些策划可以将他们与你的内容流畅地连接起来。

1.聊天机器人

聊天机器人越来越多地作为活动策划者的好朋友出现,它们将更加融入到活动策划和执行的框架中。通过编程,他们可以处理所有客户咨询的事情,并能越来越多地察觉到与会者的情绪和语调,从而做出更好的回应。我们预测聊天机器人将会更加融入到活动体验中,以非常老练的方式回答参与者的任何问题。

2.安全

不久人工智能将使登记成为轻而易举的事。结合面部识别将确保与会者签到注册的流畅性并且能够降低工作人员的工作量。先进的人工智能软件会识别任何你需要注意的风险。随着人工智能变得更加细致入微,它可以与与会者、安全团队和计划人员进行互动,从而提高沟通效率。

3.实时活动分析

在活动策划的世界里,快速弄清楚哪些是有效的,哪些是无效的是非常关键的。虽然我们目前使用社交媒体、调查和评级来观察与我们的与会者产生共鸣的内容,但未来我们将以更快、更有用的方式来分析和传播这些重要数据。

现场民意调查可以让我们立即看到演讲者是否激起了人们的兴趣,让我们可以根据与会者的反应来调整活动。然后,你可以通过数字标牌过滤并分享任何相关的发现,让活动的流程朝着你评分最高的内容发展。

七、活动策划者和精简操作的新时代

正如我们的参会者正努力实现更好的工作/生活平衡,越来越多的活动专业人士也将如此。作为被认为压力最大的职业,活动策划人员将专注于整合技术和工具,以更高效、更有效地工作,减少一些压力,以精简运营。

跟上时事是件好事,但更好的是要为它们对你未来的影响做好准备。幸运会眷顾那些有准备的人,尤其是那些有准备的活动策划人员,他们知道自己所在行业正在发生什么。影响活动管理行业的最大趋势,包括新技术和市场变化,将影响您如何管理活动、如何花钱以及您将主办多少活动。

活动策划者需要有很强的沟通能力,解决问题的能力和与他人合作的兴趣。在高中和大学的经历学习和特定课程工作的结合可以帮助你为这个职业做准备。在活动策划行业,没有什么可以替代现实世界的经验。

科技集成工具

技术的发展使得项目管理工具可以为多个合作者服务,在整个团队中高效地共享任务。这不仅会减轻个人规划者的压力,还会带来更好的沟通、想法分享和实施。

活动执行技术的未来将允许您收集所需的所有数据,同时完全不打扰您的活动体验。智能地板和垫子将允许您跟踪出勤率,受欢迎的赞助商摊位,高流量地区,和更多的完全隐形。你用来与你的活动策划团队保持联系的应用程序将变得更聪明、更直观、更高效。通过虚拟签到和聊天机器人帮助你减轻管理职能的压力,你将可以自由地确保你的参会者参与其中。

活动专业人员将继续使用管理工具来显示统一的关键可操作数据。这些先进的系统连接了市场营销平台、电子邮件活动、注册系统、考勤跟踪和活动后调查的数据,以建立一个活动效果的画面。虽然这些活动工具目前是可用的,但随着活动专业人员了解到它们对于构建活动有效性的图像以及将其与组织的活动组合相关联有多么重要,它们将变得更加重要。

总之,我们可以预见,在未来几年,这些趋势将席卷全球。随着与会者越来越多地意识到这一点,人们对参与、个性化活动的期望值将会上升。随着活动技术的飞速发展,策划者将能够给与会者提供有价值的、令人难忘的、适合他们的需要、兴趣和喜好的体验。


本篇文章是由31会议研究院提供。31会议作为中国领先的场景营销科技公司,隶属于上海八彦图信息科技有限公司。自成立以来,31会议一直致力于以科技驱动客户成功为使命。依托“会议云”及“营销云”,为客户提供一站式全流程数字会务及营销自动化云平台。至今,31会议已服务超过30多万家客户,130多万场会议活动。

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