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某万人规模学术会如何借助数字会务完成高效运营

2019/4/25 来源:原创 关键词:学术会议 展示管理 注册管理 会展运营管理 征文管理 签到管理

与一般的商业会议活动相比,学术会议在会展运营管理方面具备极强的专业属性。例如参加学术大会的专家与学者会选择‘公务卡缴费’;学术大会日程量巨大,同时还要面临随时更改调整;一些需要探讨的学科内容,在大会开始前,会要专家与学者‘提交征文’进行审核......一些在其他商业中从未提及的概念与需求在学术大会中却成为了不可或缺。所以如果想要实现学术大会数字化管理,我们需要立足于会议场景,为其提供更加专业更加细化的‘学术会解决方案’。

今天我们将以某麻醉论坛学术会议为例,与您分享以上产品功能与模块的实际使用价值,希望可以给您带来参考。


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展示管理:移动/PC端同步展示,宣传效果最大化


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电脑端展示界面

上图为31会议为某麻醉学科学术会所制作的大会网站。相同链接在电脑端及手机端打开自适应不同效果。在手机上打开展示效果如下图:


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手机端展示界面

大会网站中嵌入在手机端全部内容同步展示,让参会者更加直观了解大会信息,对于主办方来说PC与移动多端口宣传并发也增强了宣传效果,大会官网内嵌单人与团体注册通道、征文投稿入口及日程、交通等各类服务信息,而这些内容在手机端微官网中也同步展示。


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注册管理:信息填写、报名缴费订房全搞定


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学术会数字化注册报名系统可以完成参会者信息收集与缴费,在身份信息填写过程中还可以完成酒店的选择,支持房型选择与线上支付,对于使用公务卡参会的嘉宾也可以在线上选择好酒店与房型通过线下支付的方式完成预定。


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同时在个人中心里,参会者可以查看自己的报名信息、酒店预订与缴费情况。


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日程管理:快速修改、日程检索、关注提醒


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全面多样化的日程展示

日程全面展示,参会者可以在网页端/手机端上查看海量学术日程,支持学科、讲者姓名、日期、会场等多维度检索并支持一键关注(箭头提示处)。而日程管理对主办方的价值不止这些:主办方可据需要而添加、修改或删除日程,人性化后台不再需要技术人员帮忙修改,即改即上线。


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参会者所关注的日程将在日程标栏目中显示,在日程开始前系统会发出提醒,避免错过重要议题。

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征文管理:数字化方式提交审阅征文,快速高效


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在本次麻醉科学术会议中,还设有专门的征文摘要提交入口,参会者可以通过移动/PC端提交征文,提交成功后征文自动进入后台,分配给专家进行审阅,专家有修改意见时,论文作者可以直接收到指示并进行修改。大大节省了在论文往复修改中的时间。


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签到管理


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面对海量参会者,31会议所提供的学术会解决方案中,大会现场数字化签到怎么能忽视。本次麻醉学科的学术会中选择了二维码电子签到的方式:嘉宾在完成报名缴费后,便会收到一条带有二维码电子票的短信,在大会现场出示并扫码识别完成签到。这种签到方式不仅签到速度快,相较其它签到方式具有更高的性价比。


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对于一些没有事先报名的参会者,现场还有设有自助签到区域,手机扫描二维码填写信息完成缴费后收到二维码验证成功后即可入场,轻松便捷,简单高效。在多方的共同努力与数字会务的加持下,这场注册参会人数逾万、讲者数量近300、学术板块覆盖达到60场的超大型学术会议圆满结束。所以如果您对以上内容感兴趣,或想使用同款数字会务产品来让您的学术会议运营更加高效,猛戳下方按钮,我们将安排专业的销售同事与您联系。

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